SPIS TREŚCI
Kody EAN są naprawdę powszechne pomimo, że większość konsumentów nie zdaje sobie sprawy z ich istnienia. Albo raczej nie ma świadomości, że tajemnicza nazwa kryje za sobą wszystkim znany kod kreskowy. W poniższym artykule postaramy się rozszyfrować kod EAN i odpowiedzieć na najważniejsze pytania – czym jest, jak został skonstruowany, dlaczego jego używanie jest ważne i jak go pozyskać. Zapraszamy do lektury!
Kod EAN – co to jest i jak może ułatwić życie?
EAN to skrót od European Article Number, czyli Europejskiego Kodu Towaru. Jest to kod kreskowy na bazie pierwszego uniwersalnego kodu produktu – tzw. UPC wprowadzonego w sklepach w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie. Kody kreskowe to połączenie białych i czarnych elementów, które można odczytać wykorzystując elektroniczne skanery. Kody pomagają zautomatyzować procesy podczas wprowadzania, przetwarzania i odczytywania danych o produkcie, a tym samym ułatwiają życie nie tylko producentom i dostawcom, ale również sprzedawcom. Dzięki zastosowaniu kodów z łatwością można odnaleźć produkt i wyeliminować błędy ludzkie podczas procesowania produktów ręcznie.
Wersje kodu EAN
Chociaż istnieje kilka wersji kodu EAN, najczęściej wykorzystuje się EAN-13 (GTIN-13) – czyli trzynastocyfrowy kod. Istnieją również
- EAN-8 (generowany na podstawie kodu GTIN-8) który stosuje się przy małych opakowaniach, które nie pomieściłyby kodu trzynastocyfrowego. Składa się z siedmiu cyfr danych oraz jednej cyfry kontrolnej
- EAN-13 (generowany na podstawie kodu GTIN-13) to najpowszechniej używany kod, składający się z dwunastu cyfr danych oraz jednej cyfry kontrolnej. Występuje na produktach o zadeklarowanej masie, wadze czy pojemności.
- GS1-128 – to kod wykorzystywany w branży logistycznej, składający się zarówno z cyfr, jak i liter. Przy jego pomocy można zakodować więcej informacji
- ITF-14 – stosowany jest do oznaczania opakowań zbiorczych. Charakteryzuje się czarną ramką otaczającą trzynaście cyfr kodu wraz z jedną cyfrą kontrolną. Nadaje się do nadruku na produktach komercyjnych, w których wymagany jest nadruk bezpośrednio na pudełkach kartonowych
- UPC-A – to amerykański odpowiednik kodu EAN-13, generowany na podstawie numeru GTIN-12
- UPC-E – to amerykański odpowiednik kodu EAN-8, generowany na podstawie numeru GTIN-8
Ile cyfr ma kod EAN?
W zależności od wersji kodu, które wymieniliśmy powyżej kod może mieć różną długość. Ale wybrany typ kod będzie miał stałą długość. Najkrótszy kod EAN
Kod ma stałą długość. Stosuje się cztery wersje kodu: EAN-13 (GTIN-13) – składa się z 12 cyfr danych i jednej cyfry kontrolnej. EAN-8 (GTIN-8) – składa się z 7 cyfr danych i jednej cyfry kontrolnej.
EAN i GTIN czy to to samo?
Mimo, że używamy ich zamiennie, nazwy EAN i GTIN nie są tożsame. Jak zatem rozróżnić jedną od drugiej? To tak naprawdę bardzo proste! Kody kreskowe, które znajdują się na opakowaniach produktów poza kombinacją biało-czarnych linii składają się również z ciągu cyfr. Jak łatwo się domyślić jedna część kodu to EAN, natomiast druga to GTIN. Ciąg cyfr, czyli unikalny kod identyfikujący jednostki handlowe to właśnie numer GTIN, natomiast kreski stanowią jego wizualną interpretację i nazywa się EAN.
Struktura kodów GTIN
Skoro kod ma identyfikować produkt, oczywistym jest, że cyfry go tworzące nie mogą być przypadkowe. W rzeczywistości kod GTIN-13 składa się z czterech sekcji:
- prefiksu GS1 – to pierwsze trzy cyfry określające kod kraju producenta. Nie musi jednak wskazywać rzeczywistego miejsca wytwarzania, a jedynie miejsce rejestracji. Przykładowo prefiks dla Polski to 590
- kodu producenta lub dystrybutora – kod ten ma zmienną długość i waha się między 4 a 8 cyfr. Każdy z producentów ma niepowtarzalny kod, a różne produkty wyprodukowane przez tego samego producenta oczywiście będą oznaczone tym samym numerem
- kodu produktu – jest nadawany przez producenta określonemu produktowi po wcześniejszej zgodzie o GS1. Zazwyczaj składa się z 1 do 5 cyfr.
- cyfry kontrolnej – to ostatnia cyfra kodu, ma na celu sprawdzenie całej sekwencji numerów. Oblicza się ją za pomocą specjalnego wzoru z pozostałych cyfr kodu.
Struktura kodu GTIN-8 wygląda bardzo podobnie, ale składa się z trzech, nie czterech części. Produkty również opatrzone są prefiksem (2-3 cyfry) i kodem produktu (4-5 cyfr), ale nie posiadają kodu producenta. Cyfra kontrolna również jest umieszczana na końcu kodu i także stosuje się ją jako sprawdzenie poprawności kodu.
Jak uzyskać kod EAN? Czy zawsze jest potrzebny?
Nie ma przepisów nakazujących stosowanie kodów EAN, jednak jest to na tyle wygodne, że większość producentów je stosuje. Niektóre sieci handlowe wymagają posiadania przez produkt kodu EAN, co oznacza, że bez posiadania takowego nie będzie można sprzedawać artykułów w sieciach typu Amazon, czy eBay, również Allegro do sprzedaży niektórych kategorii wymaga kodu.
Jak wygląda procedura nabywania kodów EAN?
Aby uzyskać kod GTIN oraz kod EAN należy zarejestrować się w GS1 Polska. To jedyna organizacja będąca źródłem legalnych kodów. Pierwszym etapem jest złożenie wniosku z danymi firmy i uiszczenie opłaty rejestracyjnej. Wysokość tej opłaty zależy od puli numerów, którą chcemy wykupić. Przykładowo pula 100 numerów to koszt 250 zł netto, natomiast w przypadku chęci zakupu 100 000 numerów zapłacimy za wszystkie 3 000 zł netto.
Procedura trwa 3 dni robocze, a po otrzymaniu wiadomości o potwierdzeniu rejestracji można wygenerować swój kod kreskowy. Za korzystanie z kodów pobierana jest również opłata roczna uzależniona od uzyskiwanych przychodów przez firmę. Przykładowo przychody do 2 mln złotych będą pociągały za sobą opłatę w wysokości 110 zł netto, natomiast za przychody rzędu 20-50 mln złotych zapłacimy 1965 zł netto.
Kto może pozyskać kod EAN?
Kod za pomocą oficjalnej strony GS1 Polska mogą uzyskać właściciele marki handlowej. Jeśli jednak właściciel zleca produkcję innej firmie ma dwie możliwości nadania kodu EAN. Po pierwsze może nadać im numery z przypisanej sobie puli, albo upoważnić producenta do nadania numerów na zleconą partię z puli numerów producenta. Sprzedawcy również mogą złożyć wniosek o nadanie numeru GTIN dla produktów, którym nie nadano wcześniej kodów.
Ten sam produkt, inne warianty – czy muszą mieć różne kody EAN?
Jako, że kod EAN ma identyfikować konkretny produkt, każdy wariant artykułu powinien posiadać własny kod EAN. Pozwoli to rozróżnić produkty z oferty uwzględniając ich wyróżniające parametry, jak kolor, kształt, rozmiar, fason, czy też ilość w opakowaniu. Z pewnością pomoże też uniknąć pomyłek przy składaniu zamówienia przez klientów.
Jak sprawdzić kod EAN?
Kody kreskowe umieszczone na opakowaniach produktów widoczne są dla każdego, jednak informacje, które są z nimi powiązane można dopiero odszyfrować za pomocą specjalnych skanerów. Do odczytania kodu wykorzystuje się wiązki lasera, które są w stanie nie tylko rozróżnić wielkość elementów, ale także odległość między nimi. Można też wpisać do systemu kod GTIN który również pozwoli na identyfikacje produktu.
Jakie są korzyści z posiadania kodów EAN?
Kody EAN/GTIN bardzo ułatwiają funkcjonowanie magazynów i sklepów, nie tylko internetowych. Pozwalają na zakodowanie wielu informacji o produkcie zajmując niewielką powierzchnię na opakowaniu. Ułatwia to nie tylko znajdowanie artykułów na magazynie – co przekłada się na kontrolę stanów magazynowych, ale upraszcza też ich wycenę, fakturowanie i zamawianie.
Co ciekawe informacje, które zostały zakodowane dla konkretnego kodu można odkodować. Oczywiście należy również zaktualizować dane o firmie, gdyby te uległy zmianie. Trzeba to zrobić jak najszybciej poprzez kontakt z GS1 Polska – telefonicznie, mailowo, czy też poprzez formularz kontaktowy.
Jak wygenerować kod EAN?
Numer GTIN wraz ze swoją graficzną reprezentacją – kodem EAN może zostać wygenerowany poprzez stronę GS1 Polska. Najpierw należy jednak zarejestrować firmę i wykupić interesujący nas pakiet kodów. Samo nadawanie kodów jest proste – trzeba wybrać typ i rozmiar kodu kreskowego, uzupełnić dane o produkcie i wygenerować kody. Graficzną wersję kodu kreskowego można pobrać w formie obrazu.
Ile kosztują kody EAN?
Do nadawania kodów GTIN/EAN w Polsce uprawniona jest organizacja GS1 Polska. Kody można zakupić po uprzedniej rejestracji w pakietach zawierających 10, 100, 1 000, 10 000 i 100 000 sztuk. Koszty pojedynczego kodu uzależnione są od wielkości pakietu. Oczywiście najkorzystniej wychodzi zakup największego pakietu, gdzie za pojedynczy kod zapłacimy jedynie 4 grosze, podczas gdy zakup najmniejszego pakietu przełoży się na wydatek 13,6 zł brutto za sztukę.
Jak znaleźć kod GTIN/EAN produktu?
Kod GTIN znajdziemy na opakowaniu produktu. Może składać się z 8 bądź 13 cyfr. Nie zawiera liter.
Czy każdy produkt ma kod EAN?
Nie każdy produkt zostanie opatrzony kodem kreskowym. Jak wspominaliśmy nie ma takiego prawnego obowiązku, chociaż z pewnością ułatwia to proces sprzedaży, czy składania zamówień o magazynowaniu nawet nie wspominając. Kody kreskowe są bardzo powszechne nie tylko w Polsce, ale i na całym świecie pozwalając na łatwą identyfikację każdego produktu.
Czy kod EAN jest unikalny?
Jak wspominaliśmy wyżej kody EAN są nadawane indywidualnie do każdego produktu uwzględniając też jego wersje, czy to kolorystyczne, czy rozmiarowe. Dzieje się tak ponieważ pod kodem kryją się informacje, które powinny pomóc w łatwej identyfikacji artykułów. Unikalne kody pomogą zatem zorganizować pracę magazynu pozwalając na śledzenie ilości dostępnych na stanie produktów i łatwe ich zamawianie. Gdyby ten sam kod GTIN/EAN miało więcej wariantów produktu nie bylibyśmy w stanie określić które są nadal na stanie, a które nie są dostępne do zamówienia. Na przykład: jesteśmy producentem świeczek, które występują w różnych gramaturach i o różnych zapachach. Kod GNIT/EAN pomoże programowi połączonemu ze stanem magazynowym określić czy świeczka o pojemności 400g i zapachu lawendowym może być zamówiona przez klienta i nie pomyli jej z świeczką o pojemności 200g o zapachu pomarańczy.
