SPIS TREŚCI
Czym są segregatory na dokumenty?
Segregator na dokumenty to twardy artykuł biurowy, wspomagający pracę biurową w procesie archiwizacji i sortowania. Każda firma ceni sobie porządek i odpowiednio zorganizowane miejsce pracy. Oznacza to, że tak z pozoru prosty produkt może stanowić element wizytówki przedsiębiorstwa. Historia powstania segregatorów sięga 1871 roku. Właśnie wtedy Niemiec Louis Leitz wymyślił metodę utrzymania porządku w dokumentacji. Prototypowi dzisiejszego segregatora nadano nazwę biblorhapt. Przedmiot wyposażony był w urządzenie mechaniczne, które służyło do wpinania korespondencji. W 1896 roku wynalazca udoskonalił swój pomysł, nadając mu wygląd i sposób działania, jaki znamy obecnie. Dzisiejszy segregator bardzo często posiada otwór na grzbiecie. Takie rozwiązanie pomaga go łatwo wyciągnąć w przypadku, gdy przerwa między segregatorami, czy też półki są zbyt małe. W większości segregatorów zastosowany został mechanizm dźwigniowy i mechanizm kółkowy, które odpowiadają za utrzymanie druków wewnątrz. Rozstaw mechanizmów jest ustandaryzowany, dzięki czemu pasuje do rozstawu dziurkaczy oraz foliowych koszulek na dokumenty. Segregator na dokumenty nie tylko pomaga przy porządkowaniu, ale także zabezpieczają zawartość przed uszkodzeniem, zgnieceniem, zalaniem. Dodatkowo zapewniają ochronę wszelkich danych, jakie znajdują się na drukach. Oznacza to, że pomagają przy spełnianiu warunków związanych z RODO. Dobierz zatem odpowiedni model segregatora i zadbaj o porządek i bezpieczeństwo w archiwizowanych dokumentach. To bardzo prosty, a przede wszystkim niezawodny sposób na usystematyzowanie pracy biurowej.
Segregatory, sprawdź naszą ofertę:
Typy segregatorów – podział
Segregator na dokumenty należy dobrać zgodnie ze swoimi potrzebami. Pozwoli to odpowiednio korzystać z segregatora. Warto wiedzieć, ile kartek zamierzamy przechowywać. Czy archiwizowane dokumenty należą do tych, które są generowane, przesyłane dość często? A może jednak mamy do czynienia jedynie z dokumentacją zbiorczą, która nie zajmuje dużo miejsca? Przy zakupie segregatora ważne jest zapoznanie się ze wszystkimi możliwościami, opcjami, jakie możemy znaleźć na rynku. Takie rozeznanie pomoże nam w doborze idealnego produktu. Segregatory na dokumenty możemy podzielić ze względu na materiał, z którego zostały wykonane:
● z polifoamu,
● kartonowe,
● papierowe,
● z polipropylenu.
Artykuły wyprodukowane z polifoamu i polipropylenu będą doskonałe w miejscach, gdzie ich eksploatacja będzie wysoka. Te materiały są niebywale wytrzymałe i trwałe, więc mogą znieść wiele.
Kolejna czynnik, wedle którego można dokonać podziału segregatorów to rozmiar. Dokumenty występują w różnych formatach. Aby archiwizowanie było na jak najwyższym poziomie, warto dopasować rozmiar segregatora do druków, formularzy. Na rynku znajdziesz najbardziej powszechny format segregatora A4, ale także A5, A4+ i A3. Taki wybór daje wiele możliwości w zakresie wzorowego przechowywania.
Następny podział segregatorów można zauważyć na podstawie cechy szerokości grzbietu. Jeśli potrzebujesz przechowywać duże pliki dokumentów i zależy Ci, aby cały rok zmieścił się w jednym segregatorze, zdecydowanie powinieneś wybrać produkt z większą szerokością grzbietu. W takim wypadku ważne jest, jak często będziesz eksploatować artykuł. Większa ilość druków w segregatorze wiąże się z mniejszą poręcznością.
Kolejnym podział, jaki możemy wyróżnić, dotyczy ilości ringów. Na rynku mamy dostępne segregatory z dwoma lub czterema ringami. Od ich liczby oraz średnicy zależy, ile dokumentów przytrzymają w jednym położeniu.
Warto znać czynniki podziału, gdyż pomogą nam one w poszukiwaniach idealnego segregatora na dokumenty.
Na co zwrócić uwagę wybierając segregator?
Każdy element wyposażenia biura musi być dobrany perfekcyjnie. Nie każda branża jest taka sama. Wszystko powinno spełniać oczekiwania użytkowników, usprawniać ich pracę. Dobór segregatora na dokumenty to z pozoru nic ważnego. Każdy tego typu artykuł pełni taką samą funkcję, rolę. Jednak mimo to, należy dobrać model, który będzie dopasowany do indywidualnych potrzeb całej firmy, czy też poszczególnych działów. Spróbujmy jednak sobie wyobrazić archiwizację papierów bez tego wynalazku. Sterty dokumentów opisanych roboczo, narażonych na kurz, wilgoć. Druki w takiej formie trudno magazynować, gdyż nie ustawisz ich w pionie. Poszukiwania jakichkolwiek dokumentów w razie kontroli będą trwały godzinami. Odpowiedni segregator sprawi, że proces kategoryzacji i archiwizacji będzie skuteczny i funkcjonalny. Na co zatem zwrócić uwagę?
● Dostępność kolorów – pomogą w wyznaczeniu odpowiednich obszarów na podstawie skojarzeń barw,
● Grubość grzbietu – od niej zależy, jak wiele dokumentów upchasz do jednego segregatora,
● Mocne ringi – odpowiadają za wytrzymałość, trwałość segregatora,
● Otwór na grzbiecie – modele z takim dodatkiem znacząco ułatwiają pracę, gdy półki są zbyt niskie,
● Ilość – przemyśl ile dokładnie sztuk potrzebujesz.
Segregator jest dobrem, które się nie psuje, nie traci ważności, a zużywa się go bardzo szybko. Przy większym zamówieniu możesz negocjować zniżkę. Warto podpytać księgowości oraz dział HR o zapotrzebowanie. W tych działach segregatory to nieodzowny element codzienności.
Kierując się tymi wszystkimi wskazówkami, możesz być pewny, że wybierzesz najbardziej odpowiedni rodzaj segregatora do Twojego biura. Na tym artykule nie warto oszczędzać. Dobrze jest zrobić lekki zapas.
Oferta zakupu segregatorów na dokumenty
Stosowanie różnego rodzaju segregatorów na dokumenty jest banalnie proste, a przy tym niebywale praktyczne. Trzeba jednak dobrać odpowiedni typ, który sprosta naszym potrzebom, oczekiwaniom. W naszym serwisie z pewnością znajdziesz model, który Cię zainteresuje. Dodatkowo możesz liczyć na kompleksowe rozwiązanie. Oznacza to, że wybierzesz u nas nie tylko odpowiedni segregator na dokumenty, ale także inne akcesoria konieczne do archiwizacji i kategoryzacji. Przykładem są przekładki, które doskonale sprawdzą się przy rozdzieleniu zawartości. Dzięki nim podzielisz dokumenty według miesięcy, czy lat. W naszym sklepie zaopatrzysz się także w samoprzylepne etykiety, które z pewnością pozytywnie wpłyną na przejrzystość całej dokumentacji. Poszukiwania konkretnego druku będą szybsze i prostsze. Bez problemu znajdziesz też u nas foliowe koszulki, które pomogą ci przy wkładaniu i wyjmowaniu dokumentów. Dodatkowo spełniają funkcję ochronną, osłaniając druki przed kurzem, wilgocią. Jeżeli wolisz wybrać opcję z jak najmniejszą ilością plastiku, tworzyw sztucznych, warto zainwestować w dziurkacz. Ten artykuł również znajdziesz w naszym sklepie. Nasz serwis oferuje szeroki wybór segregatorów:
●segregatory eko – polecane tym, którzy chcą prowadzić swoją działalność bez dużej ingerencji w środowisko. Ich wygląd jest ponadczasowy. Wyróżniają się wysoką jakością i podkreślają odpowiedzialną postawę firmy,
●segregatory akt osobowych – dzięki nim łatwo utrzymać porządek w aktach i dokumentach,
● segregatory standardowe w rozmiarze A4.
Ta ostatnia pozycja dostępna jest z różnymi grubościami grzbietów. Znajdziesz zatem takie rodzaje, które nadadzą się do mniejszych plików dokumentów, a także takie, które zmieszczą więcej. Rozmiar ma znaczenie. Inny segregator na dokumenty przyda się w dziale transportu, a inny w dziale kadr. Poniżej dostępne grubości:
● 55 mm,
● 65 mm,
● 75 mm.
Wiele osób ceni sobie nie tylko porządek, jaki mogą uzyskać, dzięki etykietom i chronologii. To dla nich za mało. W takim wypadku ogromne znaczenie mają kolory segregatorów. Najczęściej w czerwonych segregatorach są trzymane dokumenty o charakterze pilnym. Dany kolor może być przyporządkowany do dokumentacji danego klienta, czy pracownika. Na przykład czarny segregator może zawierać formularze, świadectwa pracy, umowy z pracownikami z działu administracji, niebieski z działu produkcyjnego. Różne kolory pozwolą na szybką orientację w danym obszarze. Barwę segregatora możesz też dostosować do danej branży.
W biurze prawnika dobrze spiszą się stonowane, biznesowe kolory, zamiast krzykliwych. Wiele zależy od rodzaju działalności, ale także od wystroju biura. Czego możesz się spodziewać w kwestii kolorystyki, wchodząc na stronę naszego sklepu? Pomarańczowy, żółty, zielony, niebieski, czerwony, bordowy, złoty, biały, fioletowy, szary i czarny. Tak bogata paleta barw pomoże Ci wyposażyć biuro zgodnie z Twoimi potrzebami. Odpowiedni kolor i etykieta zapewnią pełną informację dotyczącą zawartości.
Zaletą wszystkich naszych segregatorów jest to, że są one wytrzymałe, dzięki czemu doskonale spełniają swoje funkcje. Są niezawodne, a także konieczne w każdym biurze – to niezbędnik! W Twoim miejscu pracy zagości ład i porządek. Profesjonalizm będzie widoczny na odległość. Koniec ze stertą dokumentów, walających się po szufladach. Czas, by nadeszło nowe!
Ułatwiaj sobie pracę, usprawnij ją! Warto zapewnić dokumentom bezpieczeństwo zarówno pod względem ochrony danych, jak i przed uszkodzeniami mechanicznymi oraz atmosferycznymi. Jeśli wystąpi jakikolwiek problem z decyzją, nie musisz się obawiać. Pomożemy Ci w dobraniu odpowiedniego rozwiązania. Przedstawimy nasz asortyment i dzięki nam podejmiesz w pełni świadomą decyzję.
