Jak zwiększyć bezpieczeństwo transakcji zagranicznych?

Przedsiębiorstwa mogą realizować różne formy handlu. Część podmiotów wykonuje wyłącznie transakcje krajowe, inne zaś pozyskują klientów z zagranicy. Prowadzenie interesów z podmiotami zagranicznymi bardzo często jest związane z większym ryzykiem. W przypadku handlu krajowego mamy bowiem do czynienia ze znaną już strukturą prawną i możliwością szybkiego nawiązania kontaktu z daną firmą.

Handel zagraniczny może zaś wiązać się z generalnie mniejszym zaufaniem do nieznanych nam podmiotów. Warto w takiej sytuacji zabezpieczyć się poprzez racjonalne zwiększenie bezpieczeństwa transakcji. Jak tego dokonać? Wyjaśniamy to w poniższym artykule.
 

Każda firma, która rozpoczyna aktywność na rynku międzynarodowym, będzie narażona na pewne ryzyko. Wiąże się ono m.in. z tym, że w każdej chwili możemy trafić na przedsiębiorcę, który okaże się nieuczciwym konrahentem biznesowym. Warto, już na początku podjęcia takich działań, kierować się zasadą ograniczonego zaufania. Znacznie lepiej obwarować transakcję dodatkowymi dokumentami, niż liczyć na dobrą wolę drugiej strony. W niektórych przypadkach okaże się, że kontrahent nie wywiąże się ze swoich zobowiązań, a my pozostaniemy z dużym problemem.

 

Jedną z formą zabezpieczenia swoich interesów podczas handlowania z podmiotem spoza Polski jest kontrakt handlu zagranicznego. Jest to umowa handlowa, która musi zawierać obopólną zgodę poszczególnych firm co do jej zapisów. Może dotyczyć np. sprzedaży palet z towarem z Polski do Niemiec, czy też w innej konfiguracji.

Zgodnie z przepisami prawnymi, istnieje pełna dowolność zawieranych umów. Oznacza to, że taki kontrakt może mieć nawet formę ustną i nie być nigdzie zapisany. To jednak częsty błąd, ponieważ znacznie lepiej zabezpieczyć swoje interesy sporządzając umowę pisemną.
 

Pozwala to dochodzić swoich roszczeń w sytuacji, w której kontakt z drugą stroną transakcji byłby w jakiś sposób utrudniony. Jeśli nie będziemy mieć umowy zapisanej w formie dokumentu, to szansa na skutecznie dochodzenie swoich praw w formie sporu będzie utrudnione. Wbrew pozorom taka sytuacja jak najbardziej może się przytrafić, a brak dotrzymania ustaleń i zobowiązań jest spotykaną praktyką.

Podczas zawierania kontraktu handlowego warto umieścić w nim informacje dotyczące prawa właściwego. To niezwykle istotna kwestia, która pozwala ustawić miejsce postępowania w przypadku zaistnienia sporu. Sprawy mogą być np. regulowane przez przyjęte konwencje, albo jak jest w przypadku krajów członowskich UE, przez rozporządzenia wspólnotowe. 
 

Te przepisy są swojego rodzaju instrukcją, która wskazuje na to, jakie obowiązki przynależą dla konkretnej strony. I tak, dzięki nim, dowiemy się, który podmiot jest zobowiązany do określonych czynności. Jednym z źródeł prawa regulującego powyższe kwestie jest Konwencja wiedeńska.

To podstawowy akt prawny, który ujednolica zasady międzynarodowego prawa handlowego. Co to oznacza? Konwencja wiedeńska, a dokładniej Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów CISG:

Jeśli więc kontrahent, z którym nawiązujesz kontrakt, jest z państwa będącego sygnatariuszem Konwerncji – obowiązują wówczas jej przepisy. Podobnie, jeśli krajem właściwym, wybranym przez was w treści umowy, jest państwo uznające te przepisy za obowiązujące. Co ważne, Konwencja wiedeńska jest wyłącznie dodatkiem, nie musi być zatem obligatoryjnie stosowana i respektowana.

Ma ona na celu porządkowanie niektórych kwestii, ale nie jest sama w sobie obowiązkowa – można zatem w treści umowy zrezygnować z części jej założeń. Musi być to jednak w wyraźny sposób zaznaczone.
 

Są one skonstruowane tak, aby wyjaśniały wszystkie wątpliwości, które mogłyby się rodzić w przypadku zawierania transakcji w handlu międzynarodowym. Oznacza to, że definiują m.in. obowiązki sprzedawcy i kupującego. W ramach ogólnych przepisów można zatem stwierdzić, że np.:

Konwencja wiedeńska jest zatem zbiorem użytecznych norm, które pozwalają ustandaryzować proces zawierania transakcji międzynarodowych. Jej zapisy są niezwykle ważne, bo w przypadku, gdy umowa nie dookreśla pewnych kwestii – zastosowanie będą miały wówczas przepisy wyznaczone w Konwencji. Jeśli np. sprzedający nie określi, czy waga paczki jest wagą netto, czy brutto – wówczas w grę wchodzi artykuł 56, który wskazuje, że w takich przypadkach wagę określa się w oparciu o wartość netto.
 

Problem pojawia się wówczas, gdy państwo kontrahenta nie jest sygnatariuszem CIGS. W takim wypadku stosuje się przepisy kraju podmiotu wysyłającego, czyli np. eksportera. Jeśli zatem polski sprzedawca chce wysłać towar do kupującego w Indiach (a nie są one krajem respektującym zapisy Konwencji), to wówczas właściwym prawem do rozstrzygania nieprawidłowości (np. w przypadku pojawienia się sporów) będzie prawo polskie. 

Wyjątkiem jest oczywiście sytuacja, w której strony zgodziły się na określenie innego prawa, które będzie w takiej sytuacji obowiązujące. Aby zwiększyć bezpieczeństwo transakcji zagranicznych, decydujmy się na to, aby właściwym prawem było prawo polskie lub europejskie, ewentualnie zapisy obowiązujące w Konwencji – choć nie zawsze jest to możliwe. 

Wiemy już, że kontrakt sporządzony w formie pisemnej jest jednym z podstawowych dokumentów, dzięki którym można nawiązać bezpieczną i skuteczną współpracę międzynarodową w zakresie handlu. Kontrakt powinien określać, jakie prawo będzie stosowane w przypadku sporów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każda taka umowa może posiadać różnego rodzaju klauzule, które są elementami składowymi pisma. Wyróżnia się trzy typy klauzul:

Pierwszy typ klauzul ma charakter formalno-porządkowy, dlatego nie można go w żaden sposób zmieniać. Korekta może dotyczyć jednak dwóch kolejnych rodzajów klauzul. Dzięki nim można zmodyfikować i ustalić szereg istotnych kwestii, które będą miały znaczenie np. w kontekście zasad zgłaszania reklamacji czy możliwości zmiany ceny (w związu z wahaniami na rynku walut).
 

Określają m.in. ilość towaru, cenę, rodzaj waluty czy całkowitą wartość kontraktu. Mogą być modyfikowane i zmieniane w sposób dobrowolny. Dotyczą również terminów i warunków dostawy, czyli przede wszystkim reguł Incoterms, o których napisaliśmy oddzielny artykuł. Reguły te wskazują, która ze stron jest odpowiedzialna za dany proces (pakowanie towaru, odbieranie paczek, rozładunek itd.). Nie ma zatem potrzeby, aby modyfikować te wartości w sposób diametralny, ponieważ ogólne zasady Incoterms są powszechnie znane i praktyczne w zastosowaniu.

 

Oprócz klauzul zasadniczych, w skład kontraktu transakcji zagranicznej wchodzą także klauzule uzupełniające. Mogą one dotyczyć konkretnych kwestii zwiększających bezpieczeństwo poszczególnych stron. Przykładem jest np. wdrożenie klauzuli o arbitrażu, dzięki której – w razie sporów można skorzystać z instytucji arbitrażu międzynarodowego. Wśród klauzul uzupełniających można zawrzeć także inne elementy, które będą zwiększać bezpieczeństwo transakcji zagranicznej. Są to m.in. zapisy o karach umownych, zastrzeżenia prawa własności do momentu zapłaty, zasad reklamacji itd.
 

W przypadku transkacji handlowych wykonywanych pomiędzy polskimi przedsiębiorstwami nie ma większego problemu z weryfikacją wiarygodności. Służą do tego chociażby bazy CEIDG oraz inne katalogi, w których sprawdzimy np. zadłużenie firmy. Partnerzy zagraniczni nie podlegają jednak pod takie prawo, dlatego bardzo często nie będziemy wiedzieć, czy dana firma jest w ogóle wiarygodna. Z tego też względu warto zastosować zasadę ograniczonego zaufania.

Warto poprosić o potwierdzenie legalności wykonywanej działalności. Formą uwierzytelnienia takich dokumentów jest usługa legalizacji, wykonywana przez uprawnione izby gospodarcze, właściwe dla danego kraju. Dla Polski jest to Krajowa Izba Gospodarcza. Oznacza to, że jeśli zagraniczny kontrahent nas poprosi o przedstawienie wiarygodnych dokumentów, to możemy skorzystać z usług legalizacyjnych świadczonych przez KIG. Analogicznie, my również możemy poprosić o przedstawienie wiarygodnych dokumentów potwierdzonych państwowo.

 

Dokonując transakcji handlowych z podmiotem zagranicznym możemy skorzystać z kilku instrumentów finansowych, dzięki którym wzmocnimy swoje bezpieczeństwo. Jednym z nich są formy, których pośrednikiem jest bank, czyli niezależny podmiot zewnętrzny. Wśród nich można wymienić:

Musisz pamiętać także o potencjalnym ryzyku kursowym. Zanim dojdzie do pełnej finalizacji transakcji, wartość poszczególnych walut może diametralnie się zmienić. Aby zabezpieczyć się przed tego typu sytuacjami należy uwzględnić poszczególne instrumenty zarządzania ryzykiem. Wśród takich form spotyka się m.in.: hedging, kontrakt futures, opcje walutowe czy swap walutowy.