Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO

Aż ciężko uwierzyć, że całe zamieszanie z wejściem w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych miało miejsce 4 lata temu. Dokładna data to 25 maja 2018 roku. Od tamtej pory wiele zasad dotyczących przetwarzania danych osób prywatnych uległo zmianie. Wraz z nowymi przepisami, pojawiło się wiele tych mówiących o niszczeniu dokumentów. Warto wiedzieć, że w tym zakresie RODO także „ma coś do powiedzenia”. Wśród zapisów dotyczących niszczenia dokumentów znaleźć można, chociażby ten o możliwości zgłoszenia chęci trwałego usunięcia danych osobowych z bazy firmy. W tym miejscu jeszcze warto dodać, że prawo to, dotyczy zarówno przetwarzania danych w formie elektronicznej, jak i tradycyjnej papierowej.

 

Jak niszczyć dokumenty, które zawierają dane osobowe?

Oczywiście są w firmie dokumenty, które przechowywane powinny być co najmniej kilka lat. Nie mniej jednak są też takie, które niszczy się w miarę regularnie. Wszystko to sprawia, że przedsiębiorcy w swoich firmach zobligowani są do wprowadzenia procedur dotyczących niszczenia dokumentów, na których znajdują się dane osobowe. I absolutnie nie mamy tutaj na myśli np. zgniecenia papieru i wyrzucenia go do odpowiedniego pojemnika. Jeśli papier z wrażliwymi danymi trafiłby do śmieci w taki sposób, oznaczałoby to, że zostały naruszone przepisy, a Twojej firmie grożą wysokie kary finansowe. Jak wysokie one są? Kary mogą wynosi od 2% do 4% rocznych przychodów.
 

W jaki sposób samodzielnie usuwać dane o szczególnym znaczeniu zgodnie z przepisami RODO?

Codzienne firmy zadrukowują kolejne kartki. Papier ksero jest jednym z najbardziej niezastąpionych akcesoriów biurowych, tak samo, jak długopisy, czy segregatory i koszulki na dokumenty. Nie ma więc szansy na to, aby wśród tych papierów nie znalazły się takie, na których znajdują się dane poufne, a które trzeba w stosunkowo krótkim czasie usunąć. Co zrobić w takiej sytuacji? Dobrym sposobem jest korzystanie ze specjalistycznych niszczarek, które dostępne są na rynku do kupienia. Oferta jest niezwykle szeroka, nie ma więc obaw co do tego, że nie znajdziesz tego, czego potrzebujesz. Możesz zdecydować się na małe, biurowe niszczarki, jak również na sprzęt charakteryzujący się wyjątkowo dużą mocą przerobową. Nie jest to mały wydatek, jednak biorąc pod uwagę wysokość kar, warto jednak zainwestować w niszczarkę niż ryzykować zgłoszenie do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

Zlecanie niszczenia dokumentów z danymi poufnymi firmie zewnętrznej

Nie chcesz samodzielnie zajmować się niszczeniem dokumentów, na których znajdują się dane wrażliwe? Możesz skorzystać z ofert firm zajmujących się w sposób profesjonalny tego typu zagadnieniami. Jest to niezwykle bezpieczne rozwiązanie i to z kilku powodów. Wśród nich wymienić należy m.in.:

• pewność prawidłowego niszczenia dokumentów i zachowania wszelkich procedur o których mówią przepisy;
• oszczędność na zakupie profesjonalnych niszczarek;
• otrzymanie zaświadczenia, które jest potwierdzenie prawidłowo przeprowadzonej utylizacji dokumentów.

Zanim jednak wybierzesz firmę zewnętrzną, dobrze jest się dokładnie zapoznać z usługami, jakie oferuje. A także z cała jej działalnością. Musisz pamiętać, że ewentualne nieodpowiednie oraz niezgodne z prawem niszczenie dokumentów będziesz odpowiedzialny Ty, a nie firma, której to zleciłeś. Dlatego w pierwszej kolejności, sprawdź, czy firma posiada odpowiednie certyfikaty i uprawnienia. Decydując się na sprawdzenie firm, możesz natknąć się na normy DIN 663999. Określają one wysoki stopień bezpieczeństwa niszczenia informacji, warto więc wybierać tego typu firmy.

 

O czym pamiętać przy zlecaniu niszczenia dokumentów firmie zewnętrznej?

Oprócz sprawdzenia odpowiednich certyfikatów, o czym wspominaliśmy wyżej, na pewno warto też podpisać umowę regulującą realizację danej usługi. Jakby tego było mało, podpis powinien zostać złożony na jeszcze jednym rodzaju umowy. Mowa oczywiście o umowie powierzenia danych. Znaleźć się w niej powinny m.in. takie informacje jak np. czas, cel oraz zakres przetwarzania danych. W umowie standardowej natomiast powinny zawarte być takie informacje jak: czas realizacji zlecenia, prawa i obowiązki obu stron oraz koszty.

To jeszcze nie wszystko. Powierzając firmie tak ważne zadanie, konieczne jest jeszcze sprawdzenie metody transportu dokumentów. Powinny one bowiem przewożone być w specjalnych pojemnikach z odpowiednim zabezpieczeniem. Oprócz tego zwróć jeszcze uwagę na:

• zaplecze technologiczne;
• certyfikaty jakości i bezpieczeństwa;
• monitoring;
• możliwość oddelegowania pracownika, którego zadaniem jest czuwanie nad przebiegiem utylizacji dokumentów.

 

Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO?

Biorąc pod uwagę wysokość kar, warto poważnie podejść do niszczenia dokumentów zawierających poufne dane osobowe. Warto w tym celu zaopatrzyć się w odpowiednie urządzenia, takie jak np. niszczarki do papieru. Możesz też zgłosić się do firmy zewnętrznej, która bez wątpienia pomoże Ci w tym problemie. Jeśli szukasz też firmy, która pomoże Ci w odpowiednim przechowywaniu dokumentów, to zachęcamy Cię do skorzystania z oferty sklepu Neopak. Znajdziesz tam teczki na dokumenty, pudla archiwizacyjne i szereg innych akcesoriów biurowych, bez których żaden pracownik biura nie wyobraża sobie dnia w pracy. Serdecznie zapraszamy.