Praktyczne metody archiwizacji dokumentów

Prawie wszystkie urzędy wymagają przechowywania dokumentów i to przez wiele lat – zazwyczaj pięć. Firma musi mieć zawsze pod ręką faktury, paragony, dokumenty związane z pracownikami, a nawet dokumentację specjalistyczną. Wszelkie pozwolenia również powinny znaleźć się w segregatorach, aby w razie kontroli można było sprawnie wrócić do plików kartek. Nie wszystkie firmy mają możliwość przechowywania niezliczonych ilości dokumentów zabierających powierzchnię, którą można byłoby wykorzystać w zupełnie inny sposób. W Neopak wiemy, jak segregować, układać, a przede wszystkim, w co spakować wszelkiego rodzaju faktury, aby nie zabierały one cennego miejsca. Poniżej kilka naszych rad i sprawdzonych metod! 

Dlaczego powinno się przechowywać dokumenty? 

Wprowadzona w Polsce ustawa o rachunkowości zobowiązuje do przechowywania wszelkich dokumentów przez okres nie krótszy niż 5 lat, który liczy się od początku roku następującego po roku dotyczącego dokumentacji. Przedsiębiorca nie ma innej możliwości niż szufladkowanie swoich dokumentów, aby w razie kontroli mieć wszystko przygotowane pod ręką. Oczywiście wymogi urzędowe to nie jedyny powód, dla którego warto przechowywać dokumenty. Wyobrazić sobie należy pewną sytuację. Rok temu oferowano usługi pewnej firmie, wróciła ona ponownie, ponieważ potrzebuje wsparcia i traf chciał, że zależało jej na sprawdzonych usługodawcach. Firma ta poprosiła, aby rozpatrzyć jej stawkę i zaproponować zbliżoną do tej, którą mieli rok temu. Można zaufać swoim potencjalnym klientom lub sprawdzić, jaką sumę płacili oni kilkanaście miesięcy temu. Upewnienie się zapobiegnie wszelkim nieścisłościom i ewentualnym problemem, a poza tym niektóre faktury często wymagają korekty.  

Wiele firm na podstawie wystawionych faktur za ubiegły rok rozliczeniowy szacuje zarobki, które powinny być w kolejnych 356 dniach. Do tego doliczają procent, który muszą zarobić, aby kwoty były podobne, ponieważ w Polsce mamy zjawisko inflacji. Można również sprawdzić, które firmy korzystały z usług lub kupowały towary, aby wrócić do nich z nową, być może lepszą propozycją współpracy. Przechowywane dane dają niezliczone możliwości szczególnie związane z planowaniem i szacowaniem budżetu. Oczywiście można przechowywać dokumenty w chmurze lub na dysku, ale czy jest to bezpieczne? Lepiej zawsze mieć pliki przy sobie i nie martwić się o to, że mogą one trafić w niepowołane ręce. Konkurencja nie śpi, więc lepiej być czujnym i ostrożnym. Nic nie zastąpi dobrych pudeł mieszczących ogromne ilości faktur. 
 

W jaki sposób należy przechowywać dokumenty?

Ciężko sobie wyobrazić szukanie jednej faktury z kwietnia mając przed sobą stos segregatorów i żaden nie jest opisany prawidłowo, a co gorsza w środku panuje jeden wielki bałagan. Jeszcze gorsza sytuacja mogłaby mieć miejsce, gdyby dodatkowo klient czekał, aż właściciel znajdzie daną fakturę. Pewnie trochę poczeka, bo nie mając systemu, nie da się dobrze zorganizować przestrzeni. Niestety. Dlatego tak ważne jest odpowiednie podejście do tematu i zapoznanie się z dobrymi praktykami segregowania i porządkowania dokumentów. W jaki sposób należy przechowywać dokumenty? To pytanie można byłoby rozszerzyć o dodatkowe słowo, którym jest właściwie. 

Dokumenty powinno przechowywać się w jakościowych, bezpiecznych produktach przeznaczonych do tego celu. Muszą one chronić faktury, certyfikaty i pozwolenia przed działaniami wody oraz czynnikami, które mogą wpłynąć na możliwość rozszyfrowania, co było na nich napisane. W Neopak mamy specjalne produkty, które pomagają w sprawnej organizacji, ale o nich nieco więcej będzie później. Wracając do właściwego tematu, należy mieć na uwadze fakt, iż dokumenty nie powinny nigdy znajdować się w miejscu ogólnodostępnym lub takim, do którego łatwo dostaną się osoby nieupoważnione. Nikt by przecież nie chciał, aby informacje o zarobkach czy dane pracowników zostały upublicznione lub wykorzystane w sposób niezgodny z prawem. Ponadto wszelkie dane podlegają pod RODO, a to już zupełnie inne wymogi dotyczące przechowywania i segregowania dokumentów, takich jak: umowy, badania lekarskie, pozwolenia na pracę, adresy  i numery kontaktowe. 
 

Segregacja i organizacja krok po kroku 

Od czego powinno się zacząć segregację dokumentów? W jaki sposób prawidłowo je opisać i gdzie umieścić? Wszystkie te informacje są niezwykle kluczowe, a odpowiedzi pomogą pomóc w organizacji firmowej przestrzeni. W takim razie przejdźmy krok po kroku sposoby układania, segregowania i oznaczania dokumentów. Wszystkie etapy są niezwykle ważne, natomiast jeśli właściciel czuje, że coś nie sprawdzi się w jego przypadku, to powinien pominąć dany etap i skupić się na dopasowaniu pozostałych pod swoją działalność. 

Zdobywanie informacji – zanim wybierze się sposób przechowywania dokumentów oraz idealny do tego celu karton, to powinno się choć trochę popatrzeć i dowiedzieć, jakie ilości dokumentów są (oraz będą w niedalekiej przyszłości) przechowywane. Oczywiście firma przez pięć lat może zmienić się nie do poznania; z małej działalności powstania renomowana marka, ale organizację dokumentów można zmieniać co jakiś czas, dlatego warto skupić się na czasie obecnym. Duże ilości dokumentów będą potrzebowały zupełnie innego sposobu przechowywania niż kilka faktur kosztowych i przychodowych. Właśnie dlatego istotne jest to, aby zastanowić się, ile miejsca ma się do dyspozycji oraz jak dużo faktur wymaga przechowywania. 

Wybieranie odpowiedniego produktu – dokumenty zapakować można w kartonowe pudła, segregatory, specjalne koperty lub przegródki. W Neopak mamy niezliczone ilości akcesoriów pomocniczych, które nie tylko posłużą w celu przechowania, ale również i zabezpieczą dokumenty przed uszkodzeniami, wodą i słońcem, jak i niewłaściwymi rękoma. Produkt do przechowywania najlepiej dobrać na podstawie potrzeb firmy, ilości dokumentów i wolnego miejsca, które przeznaczone będzie na wszelkie faktury, dokumenty i certyfikaty. Poniżej kilka polecanych artykułów ze sklepu internetowego Neopak:

W biurze znajduje się wolna szafka, która idealnie sprawdzi się jako miejsce przechowywania wszelkich dokumentów? W takim razie warto zainteresować się pojemnikiem na wszelkiego rodzaju wydruki i faktury. Jest on o formacie A4 i służy do organizacji przestrzeni biurowej i archiwizacyjnej. Powstaje z niezwykle wytrzymałej tektury o wysokiej gramaturze aż  400 g/m². Taki materiał to konstrukcja solidna i jakościowa. Pojemnik na dokumenty jest zamykany i dopasowany do standardowych wymiarów szaf, aby móc zamknąć drzwi na klucz i mieć pewność, że dane nie zostaną wykradzione, a faktury z zeszłego roku nie trafią do konkurencji.  Segregatory można swobodnie układać jedno na drugim, co dodatkowo wpływa na ilość zajętego miejsca. Można je wykorzystywać wiele razy, ponieważ rzadko ulegają wszelkim zniszczeniom mechanicznym i uszkodzeniom innego rodzaju. Ile kartek zmieści jeden segregator? Spokojnie będzie to liczba rzędu 1200 arkuszy papieru. Pojemniki te mają odpowiednie miejsce na oznaczenia i zapiski – można wpisać miesiąc faktury, które znajdzie się w danym segregatorze. Kartonowe pojemniki na dokumenty sprawdzają się w instytucjach publicznych, prywatnych przedsiębiorstwach, małych gospodarstwach domowych, gdzie kontrola budżetu jest na porządku dziennym. 

Karton może zabrać za dużą ilość miejsca? Niestety tak, dlatego powstały specjalne koperty double bag. Jest to produkt, który znacząco różni się od swojej klasycznej wersji – jest przede wszystkim większy i rozszerza się on do 300 milimetrów na długości oraz 450 milimetrów na szerokości. Standardowe wymiary koperty typu double bag to zazwyczaj  280x440x60 mm – takie rozmiary pozwolą na wysłanie lub zabezpieczenie nawet grubej książki. Bez większego problemu umieści się w tej kopercie czasopisma, broszury, faktury, różnego rodzaju dokumenty wymagające zabezpieczenia. Double bag jest wyjątkowo sztywna, jakościowa i odporna na zagniecenia, a wszystko to dzięki dwuwarstwowemu papieru, z którego jest stworzona. Dodatkowym atutem koperty jest klapka zwana Security System, czyli najwyższy poziom bezpieczeństwa. Pracownik nieposiadający uprawnień do czytania dokumentów w żaden sposób nie dostanie się do zawartości niezauważony, jeśli będzie ona zabezpieczona specjalnym paskiem samoprzylepnym. 

Jeśli nie segregatory i koperty to może specjalne pudła archiwizacyjne? Sprawdzą się one tam, gdzie pojawia się potrzeba długoterminowego przechowywania dużej ilości dokumentów biznesowych, jak i osobistych. Cieszą się dużą popularnością ze względu na łatwość w przewożeniu oraz wysyłaniu – bez większego problemu można je przetransportować z miejsca do miejsca i nie nadwyrężać przy tym swojego kręgosłupa. Pudła archiwizacyjne pomieszczą kartki papieru, jak i dokumenty, teczki, katalogi, książki, certyfikaty i inne. Są one zazwyczaj brązowe, często ozdobione na różny sposób. Mają wygodne miejsce do zapisania ważnych informacji dotyczących zawartości. Pudła te są niezwykle wytrzymałe i odporne na ciężar, a jak wiadomo, duże ilości dokumentów potrafią ważyć swoje. 

Oznaczanie – jest to istotne, ponieważ dzięki prawidłowemu oznaczeniu będzie można w łatwy sposób wrócić do dawnych faktur, nie wyrzucając wszystkich dokumentów z koszulek czy segregatorów, by znaleźć ten jeden właściwy skan. Oznaczać można na wiele sposobów; najczęściej do tego celu stosuje się długopis i na wybranym polu pisze, jaka zawartość znajduje się w środku. My w Neopak mamy zupełnie inne sposoby na to. Skupiamy się na tym, aby zaoszczędzić czas przedsiębiorcy, który ma go i tak wyjątkowo mało. Jakie rozwiązania proponujemy?

W sklepie dostępne są specjalne naklejki kolorowe kółka, które pomogą w oznaczaniu danych dokumentów. Wystarczy zakupić kilka kolorów (różniących się od siebie) i okleić nimi dowolny segregator, a na drzwiczkach szafki powiesić agendę, która jasno mówić będzie, jaki kolor oznacza faktury, a jaki dokumenty ważne i najważniejsze. Po naklejkach można pisać, a więc dodatkowo, przy użyciu długopisu, wystarczy napisać lata rozliczeniowe. W Neopak jest wiele rozwiązań. Wystarczy dobrze się rozejrzeć.