SPIS TREŚCI
Obowiązujące w naszym kraju prawo, obliguje przedsiębiorców do archiwizacji dokumentów, które powstają wskutek prowadzonej działalności. Archiwizacji podlegają dokumenty niejawne, jak również te, których jawność nie została w żaden sposób ograniczona. Nie dotyczy to jednak wyłącznie przedsiębiorstw. Nie da się bowiem zaprzeczyć, że każdego roku również wszelkiego pokroju instytucje wytwarzają niebotyczne ilości dokumentów w formie papierowej. Dzieje się tak do dziś, pomimo postępującej cyfryzacji oraz coraz szerszego korzystania z elektronicznych dokumentów.
Z czego wynika ogromna liczba dokumentów?
Po części z przepisów prawa dotyczących konieczności tworzenia i przechowywania dokumentów w formie fizycznej, ale czy tylko dlatego? Wiele księgowych po prostu nadal w większym stopniu ufa tej starej i sprawdzonej metodzie. Posiadanie dokumentów „pod ręką” ma dla nich bowiem ogromne znaczenie. Kopia elektroniczna jest dodatkiem. Z upływającym czasem, coraz ważniejszym dodatkiem, aczkolwiek chyba jeszcze przez długi czas nie wyprze na dobre archiwizacji dokumentów w formie papierowej. Warto w takiej sytuacji zadbać o to, aby były odpowiednio przechowywane. Dlaczego? Ponieważ z jednej strony wpłynie to na poprawę organizacji Twojej pracy, z drugiej z kolei na zachowanie zdatności do użycia oraz ich odczytania w razie konieczności. Jak to zrobić? Jak zabezpieczyć dokumenty przed zniszczeniem?
Archiwizacja dokumentów w domu
Zanim przejdziemy do archiwizacji dokumentów w firmach i instytucjach przećwiczmy ją na mniejszym przykładzie. Jakie dokumenty są najczęściej przechowywane w domu? Najczęściej rachunki zarówno te za media, jak i za zakup różnego rodzaju sprzętów, dokumenty z Urzędu Skarbowego w ramach rocznych rozliczeń, dokumentacja medyczna zarówno Twoja, jak i członków Twojej rodziny, akty notarialne, świadectwa pracy, dyplomy i różnego rodzaju umowy. A to i tak nie wszystko. Dlatego, jeśli uważasz, że nie potrzebny jest Ci dobry sposób na przechowywanie dokumentów, to z przyjemnością przekonamy Cię do zmiany decyzji. Jak widzisz, ilość dokumentów przechowywanych w domu jest duża i nigdy nie wiadomo kiedy możesz czegoś potrzebować. Przed pochowaniem ich do odpowiednich kartonów, segregatorów i teczek warto jest, je posegregować. Ułatwi Ci to ich szukanie w przyszłości, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Kartony do przeprowadzek
W czym przechowywać dokumenty w domowym archiwum?
Jak myślicie jakie są najczęściej wybierane produkty do przechowywania dokumentów w domach? Odpowiedź jest bardzo prosta, są to teczki. Szczególnie przydatne w sytuacji, kiedy nie masz zbyt wiele miejsca w domu i nie możesz pozwolić sobie na korzystanie z segregatorów. Karton wykrojnikowy w kształcie teczki są doskonałym pomysłem na zachowanie porządku. Co prawda nie pomieszczą takiej ilości dokumentów jak segregatory czy pudła archiwizacyjne, ale pomimo tego uważamy, że doskonale sprawdzą się w tej roli. W naszej ofercie znajdziesz między innymi karton wykrojnikowy w różnych rozmiarach. Posiada wygodne zamknięcie, które uniemożliwia dokumentom wypadnięcie. Przy okazji jest funkcjonalny i estetyczny. Neutralny kolor oraz materiał wykonania, jakim jest 3-warstwowa tektura, umożliwia bezproblemowe podpisanie teczki w celu szybszego zapoznania się z jej zawartością. Oprócz posegregowania dokumentów kategoriami teczki dadzą Ci również możliwość ułożenia ich w sposób chronologiczny.
Segregatory, zrób porządek z dokumentami
Jeśli brak miejsca nie jest Twoim problemem, zamiast teczek zawsze możesz skorzystać z segregatorów. Jest to wszak przedmiot służący do archiwizowania oraz porządkowania większej liczby dokumentów. W znacznym stopniu ułatwia poszukiwania odpowiedniego papierka – wystarczy przerzucać poszczególne kartki. Aby maksymalnie ułatwić Ci zadanie, można skorzystać w tym wypadku również z zakładek. Które nomen omen również znajdziesz w naszej ofercie. Zakładki indeksujące, mieniące się kolorami z pewnością znajdą zastosowanie w Twoim domowym archiwum.
Nie da się ukryć, że to te dwa produkty najczęściej wykorzystywane są podczas domowej archiwizacji dokumentów. W przypadku nazbierania się ich już trochę i nieaktualności większości z nich można skorzystać również z pudła archiwizacyjnego, ale o nim powiemy za chwilę. Kiedy tylko poruszymy temat przechowywania dokumentów w firmach. Zanim jednak to zrobimy, to chcemy wspomnieć o tym, że same teczki czy segregatory nie wystarczą do zachowania porządku. Warto pamiętać o ich odpowiednim opisaniu, jak już wspomnieliśmy, pomoże Ci to znaleźć szybciej odpowiedni dokument, ale nie tylko. Jaka jest jeszcze zaleta tego? Aby zachować porządek, ważne jest układanie dokumentów na bieżąco. Opisane teczki i segregatory pozwolą Ci zaoszczędzić czas i nerwy na szukaniu odpowiedniego miejsca, w którym powinien znaleźć się dany dokument.
Segregatory na dokumenty a4
Archiwizacja dokumentów w firmie
Było troszkę luźniej, a teraz dodajmy do tego luzu odrobinę terminologii. Czym właściwie jest archiwizacja? Jest to proces, który polega na tworzeniu, zabezpieczaniu, segregowaniu i przechowywaniu dokumentów. Czas przechowywania dokumentów w firmie lub instytucji reguluje bardzo dokładnie polskie prawo. Nie będziemy tutaj rozwodzić się nad tym, ile lat poszczególne dokumenty powinny przetrzymywane być w archiwum. Jednak prawdą jest to, że niektóre dokumenty muszą w tym ciemnym i zakurzonym pokoju spędzić ładnych parę lat. Dopiero po tym czasie mogą trafić do niszczarki. Zanim jednak to nastąpi, muszą być w odpowiedni sposób przechowywane. Zwłaszcza teraz, kiedy RODO weszło w życie, odpowiednie zabezpieczenie dokumentów jest tym ważniejsze. Zarówno za nieprzestrzeganie zapisów o archiwizacji dokumentów, jak i tych dotyczących ochrony danych osobowych grożą wysokie kary. Dlatego, aby nie narażać się na nieprzyjemności i kary finansowe, zachęcamy do skorzystania z naszej oferty, na produkty takie jak:
- koszulki na dokumenty,
- pojemniki na dokumenty,
- pudła archiwizacyjne,
- teczki,
- szuflady na biurko,
- skoroszyty.
Część z nich już pokrótce omówiliśmy, część jeszcze przed nami, tak więc zabieramy się do pracy.
Koszulki – ubieramy dokumenty
Używanie koszulek na dokumenty jest o tyle popularne, że oprócz standardowej funkcji segregowania i porządkowania dokumentów pełnią one jeszcze jedną funkcję, mianowicie chronią papier przed działaniem czynników zewnętrznych. Dzięki temu przechowywane w ten sposób dokumenty pozostają suche, czyste i niepogniecione. Do najpopularniejszych koszulek na dokumenty należą te z trzema sklejonymi krawędziami, do których dokumenty wsuwa się od góry. Posiadają wzmocniony, multi-perforowany grzbiet, który pasuje do każdego segregatora, dzięki czemu szybko i wygodnie możesz je wpiąć i wypiąć.
W NEOPAK posiadamy w sprzedaży koszulki wykonane z folii krystalicznej, która nadaje dokumentom znajdującym się w jej wnętrzu eleganckiego i profesjonalnego wyglądu. Są to bowiem koszulki błyszczące i idealnie przezroczyste. Bez problemu możesz w nich skanować i kserować dokumenty nie martwiąc się o to, że coś może być niewidoczne. Posiadamy również koszulki matowe (groszkowe). Do ich najważniejszych zalet należy duża odporność na zabrudzenia oraz niska cena. Kolejnym typem koszulek, które u nas znajdziesz, są koszulki z klapką boczną. Znajdująca się z boku klapka nie posiada zapięcia, ale zagięcie sprawia, że dokumenty nie wypadają z teczki. Wpływa to na zwiększenie komfortu korzystania z niej oraz na znacznie wygodniejsze wyjmowanie dokumentów.
Pojemniki na dokumenty i pudła archiwizacyjne
Wykonane z kartonu pojemniki archiwizacyjne spotkać można w wielu firmach. Doskonale nadają się do wygodnego przechowywania dokumentów. Możliwość opisania pojemników ułatwia segregację dokumentów i ich odnalezienie w razie konieczności. Z pewnością skusić Was może również atrakcyjna cena. Podobnymi zaletami pochwalić się może również pojemnik ażurowy wykonany z tworzywa PP. W zależności od potrzeb pojemniki na dokumenty możesz nabyć u nas w zestawie lub osobno. Dopasowana oferta do Twoich potrzeb to klucz do Twojego sukcesu. Kolejnym elementem, który pomoże Ci w archiwizowaniu dokumentów, są z pewnością pudła archiwizacyjne. Stanowią one bowiem wyjątkowo przydatny element, który zastosowanie znajdzie z pewnością w każdej firmie. Prezentowane kartony wykonane są z wysokogatunkowego materiału takiego jak płyta kanalikowa z polipropylenu. A ich zadaniem jest ochrona przechowywanych w nich dokumentów przez wiele lat. Chronią między innymi przed światłem słonecznym, które może wpływać na pogorszenie widoczności znajdującego się na kartkach druku, ale nie tylko. Wykonane z tego materiału pudła są wodoodporne i wykazują się odpornością na środki chemiczne. Dzięki czemu można je bez problemu dezynfekować i myć. Doskonale nadają się do przechowywania teczek z dokumentami, segregatorów lub dokumentów w koszulkach. Jeszcze inne pudła archiwizacyjne, jakie dostaniesz w naszej ofercie to wykonane z kilkuwarstwowej tektury pojemniki w zestawie z pokrywkami. Służą do wygodnego przechowywania zarówno segregatorów, teczek, jak i pojedynczych dokumentów. Zupełnie tak jak w przypadku pojemników wykonanych z płyty kanalikowej z polipropylenu. Pudła wyposażone są w wygodne uchwyty. Bez żadnego problemu można je opisać, co ułatwi wyszukiwanie niezbędnych dokumentów.
Skoroszyty – ekonomiczne rozwiązanie
Kolejnym dobrym i niedrogim sposobem na segregację i archiwizację dokumentów są skoroszyty. Umożliwiają przechowywanie dokumentów w dość dużej ilości. Wykonane z tworzywa PP o grubości 100 mikronów skoroszyty posiadają we wnętrzu „wąsy". Unieruchamiają one kartki i uniemożliwiają ich wypadanie. Różne odcienie pozwalają na segregowanie dokumentów w skoroszytach według kolorów. Przypisanie odpowiedniego działu, dla danego koloru sprawi, że łatwiej będzie Ci zapanować nad setkami a może i tysiącami dokumentów przechodzących przez Twoje dłonie, lub dłonie Twojej księgowej. Skoroszyty dostępne są w naszym sklepie zarówno jako pojedyncze sztuki, oraz jako zestawy. Do ich zalet z pewnością możemy zaliczyć niską cenę i szeroką gamę kolorystyczną.
Bieżące dokumenty – co z nimi zrobić zanim trafią do segregatora?
Nie zawsze jest czas wpiąć dokument do odpowiedniego segregatora lub włożyć do odpowiedniej teczki. Co w takiej sytuacji z nim zrobić, kiedy gdzieś z tyłu głowy ćmi się myśl, że przecież może gdzieś zaginąć w ferworze pracy? A może po prostu, są takie dokumenty, które musisz mieć każdego dnia pod ręką i nie warto ich odkopywać z odmętów archiwum? Jeszcze jak przy okazji jesteś osobą ceniącą sobie porządek, schludność i ład to wiemy, że nasza propozycja z pewnością Ci się spodoba. Przychodzimy do Ciebie bowiem z szufladami na biurko. Jest to produkt, który sprawi, że bałagan w papierach zniknie, Ty znajdziesz wszystko szybko i bez utraty nerwów, a jednocześnie wszystko, czego potrzebujesz, będziesz mieć na wyciągnięcie ręki. Szuflady na biurko to prosty i szybki sposób na zaprowadzenie porządku w dokumentach znajdujących się na biurku. Specjalna konstrukcja szufladek umożliwia ustawianie ich piętrowo, dzięki czemu bez żadnych problemów zmieścisz na nich dowolną ilość dokumentów. Szeroka oferta wykonanych z mieszanki polistyrenu i polipropylenu szufladek w różnych kolorach pozwoli na wygodną segregację dokumentów. Odpowiednie wyprofilowanie szufladek ułatwi wyjmowanie dokumentów, nawet jeśli ułożone są one modułowo.
Dodatkowe akcesoria, które mogą się przydać
Oprócz segregatorów, teczek, skoroszytów i innych pudełek do przechowywania dokumentów mogą przydać się również inne akcesoria. Co powiecie na przykład na stickery? Są to bezbarwne nalepki, inaczej nazywane również plombami, których zadaniem jest zamknięcie i zabezpieczenie pudełka przed niezamierzonym otwarciem. Doskonały sposób na zabezpieczenie ważnych dokumentów firmowych. Kolejnym produktem, który może okazać się wyjątkowo przydatny, są zakładki. Praktyczne, małe zakładki z mocnym paskiem klejącym sprawdzą się doskonale podczas zaznaczania dokumentów, ułatwiając tym samym ich późniejsze znalezienie. Jednym z tańszych, a jednocześnie najszybszych sposobów na oprawienie dokumentów jest listwa zaciskowa, nazywana również inaczej grzbietem. Pozwala ona na ściśnięcie maksymalnie 150 kartek. Zaokrąglone końce ułatwiają wsuwanie kartek. Grzbiety doskonale sprawdzają się w przypadku oprawy umów wszelkiego rodzaju. Tak złączone dokumenty znacznie wygodniej jest przechowywać w pudłach archiwizacyjnych. Jak więc widzisz, znajdziesz w naszej ofercie szerokie spektrum produktów, które z pewnością okażą się niezbędnym elementem wyposażenia biura.
Jakie powinny być warunki w archiwum?
Powiedzieliśmy kilka słów na temat archiwizowania i porządkowania dokumentów. Wiemy już w jakie pudełka, skoroszyty i inne teczki można je pakować, ale czy wiadomo jakie warunki powinny panować w firmowym archiwum? Czy wiedziałeś na przykład, że zabronione jest urządzenie archiwum na górnych piętrach budynku pozbawionych izolacji od dachu? Lokal, który przeznaczasz na archwium powinien spełniać szereg wymogów. My jednak szybko opowiemy o tych najważniejszych. Oczywiste jest, że powinien on być zabezpieczony przed pożarem i włamaniem. Nie powinien narażony być na działanie promieni słonecznych. Mogą one bowiem źle wpływać na stan dokumentów.
Zadbaj o odpowiednią organizację przestrzeni w archiwum
Niektóre archiwizowane dokumenty muszą przetrwać ładnych kilka lat w archiwum. Dlatego właśnie muszą być właściwie zabezpieczone. Tak więc zaraz obok umieszczenia dokumentów w odpowiedniej jakości teczkach, segregatorach i pudłach archiwizacyjnych, które wpływają na ich wygodne przeglądanie, liczy się również, chociażby ustawienie regałów. Muszą one być na tyle solidne, ale wytrzymały ciężar wszystkich pudeł z całą zawartością. Oprócz akcesoriów biurowych, które umożliwiają dokładne zarchiwizowanie dokumentów, liczą się również warunki panujące w archiwum. Pomieszczenie powinno być suche i zabezpieczone przed pojawieniem się pleśni i grzybów. Dodatkowo powinno posiadać dobrą wentylację, zapewniać odpowiednią temperaturę, oraz wilgotność przez cały rok. Co ważne, lokal powinien również gwarantować stały dostęp do wszystkich znajdujących się w nim dokumentów, bez konieczności przestawiania części z niej, w celu dotarcia do poszukiwanych kartonów.
NEOPAK – znajdź wyposażenie dla swojego archiwum
Jak więc widzisz archiwizacja dokumentów to wcale nie prosta sprawa. Po przygotowaniu odpowiedniego pomieszczenia należy je odpowiednio wyposażyć a kolejno dać narzędzia pracy dla księgowych i reszty zespołu. Ilość dokumentów w firmach handlowych jest zatrważająca. Ich przetrzymywanie jest konieczne, więc nie ma innego wyjścia jak dostosowanie się do panujących przepisów. Z nami będzie Ci łatwiej. Skorzystaj z naszej oferty na:
- koszulki na dokumenty,
- pudła archiwizacyjne,
- skoroszyty,
- segregatory ,
- teczki.
Ciesz się doskonałą organizacją, która z pewnością wpłynie na wydajność Twojej pracy. Sprawdź naszą ofertę i zabezpiecz się przed kontrolami. Miej wszystkie dokumenty poukładane w idealnym porządku, aby zawsze wiedzieć, gdzie znajdują się potrzebne papiery. Jeśli masz pytania, zapraszamy Cię do kontaktu zarówno telefonicznego, mailowego, jak i przez formularz. Informacje o nas znajdziesz w zakładce kontakt.
