Przeprowadzka firmy, 10 praktycznych wskazówek jak to zrobić

Przeprowadzka to często przełomowy moment w życiu firmy, oznacza ona bowiem konieczność dostosowania się do nowych warunków. Może to być przeprowadzka do nowego mieszkania, nowego domu lub biurowca. Przenosiny wymagają więc odpowiedniego przygotowania, szczególnie jeśli dotyczy ona dużej liczby pracowników.

Czy przeprowadzka firmy jest łatwa? 

Przeprowadzka firmy to nie jest łatwe zadanie. W przypadku przenosin firmy mamy do czynienia z wieloma innymi czynnikami. Kwestia określenia terminu, planowania i organizacji ewentualnych robót budowlanych w nowym miejscu. Nawet najlepszy plan i organizacja nie gwarantują sukcesu. Żeby zrealizować przeprowadzkę bezproblemowo, potrzebujesz również wsparcia ze strony swoich podwładnych. Koniecznie więc powinieneś poprosić ich o pomoc podczas organizacji całego procesu. 

O czym pamiętać podczas przeprowadzki firmy? 

Jeśli twoja firma zmienia lokalizację, zmniejsza zatrudnienie lub zamyka działalność, ważne jest, aby przekazać tę informację pracownikom tak szybko, jak to możliwe. Może to być trudny czas dla wszystkich zainteresowanych, dlatego ważne jest, aby przekazać tę wiadomość w sposób jak najbardziej jasny i zwięzły. Należy wyjaśnić powody zmiany oraz kroki, jakie zostaną podjęte, aby zapewnić, że wszyscy odczują ją w jak najmniejszym stopniu. Pracownicy mogą mieć pytania lub wątpliwości, więc należy być przygotowanym na ich rozwiązanie. Podczas przenoszenia firmy należy rozważyć i zaplanować wiele rzeczy, aby zapewnić płynne przejście.
 

Jak zacząć planować przeprowadzkę firmy?Wskazówki jak to zrobić

Po pierwsze, trzeba będzie wybrać nową lokalizację i zabezpieczyć odpowiednią przestrzeń biurową. Następnie trzeba będzie powiadomić pracowników o przeprowadzce i rozpocząć proces ich relokacji. Dodatkowo trzeba będzie zaktualizować informacje kontaktowe firmy i dokonać ustaleń dotyczących wszelkich niezbędnych zmian w działalności gospodarczej. Wreszcie, trzeba będzie spakować i przetransportować rzeczy firmy do nowej lokalizacji.

10 praktycznych porad jak przeprowadzić firmę

1. Zrób listę wszystkiego, co trzeba przenieść – Zwróć uwagę na detale! W trakcie planowania przeprowadzki pamiętaj o drobiazgach takich jak: kable i konektory do sprzętu informatycznego, telefony, karty sim itd. Umieść je w bezpiecznym miejscu i upewnij się, że w każdej chwili będzie można je łatwo odnaleźć. Przed rozpoczęciem pracy upewnij się więc czy wszystko jest na swoim miejscu – dzięki temu unikniesz problemów związanych z utratą ważnych dokumentów.

2. Skontaktuj się z profesjonalną firmą przeprowadzkową i uzyskaj oferty – profesjonalne firmy przeprowadzkowe mają doświadczenie, potrzebne opakowania oraz infrastrukturę transportową, żeby odpowiednio przygotować materiały biurowe oraz meble i inne przedmioty do przeprowadzki. Wynajęcie firmy przeprowadzkowej jest więc bardzo dobrym pomysłem.

3. Spakuj swoją przestrzeń biurową i oznacz wszystkie pudła – bardzo ważne jest, aby umieścić odpowiednie dokumenty w kartonach, po czym je opisać tak, aby było łatwiej podczas rozpakowywania. Najlepiej, żeby każda osoba odpowiedzialna za swój dział nadzorowała proces pakowania i rozpakowywania.

4. Zorganizuj wszelkie niezbędne pozwolenia lub licencje w nowej lokalizacji – najlepiej zawczasu przenieść wszystkie niezbędne pozwolenia, licencje i umowy na nowy adres. W przypadku np.: koncesji na alkohol trzeba od nowa złożyć dokumenty w urzędzie miasta i uzyskać nową.

5. Powiadomić swoich klientów i klientów o zbliżającej się przeprowadzce – dużo wcześniej należy wysłać informację do klientów o zmianie adresu firmy, unikniemy wtedy nieporozumień i nerwów powstałych z powodu niedoinformowania.

6. Zmień adres swojej firmy w urzędzie pocztowym i innych odpowiednich agencjach – należy zmienić dane w CEIDG oraz zapoznać się z adresami nowych urzędów podatkowych.

7. Skonfiguruj swoją nową przestrzeń biurową przed przeprowadzką – nowego miejsc na biuro warto szukać już na kilka miesięcy przed planowaną przeprowadzką. Będziesz miał czas na ewentualne dostosowanie przestrzeni do własnych potrzeb.

8. Przenieś wszelkie linie telefoniczne i usługi internetowe do nowej lokalizacji – obecnie każda firma korzysta z internetu, jeżeli zapomnisz poinformować operatora o zmianie adresu, może cię czekać przykra niespodzianka na samym starcie w nowym miejscu.

9. Sprawdź, czy wszystko działa i jest na swoim miejscu i czy wszystko działa – często po przeprowadzce występują różne problemy techniczne, musisz sprawdzić, czy wszystko działa.

10. Zaplanuj jeden dzień na rozpakowanie i aklimatyzację pracowników w nowym miejscu – po rozpakowaniu i uporządkowaniu przedmiotów, czas na małe przyjęcie powitalne w nowym miejscu tak, aby każdy poznał i zaaklimatyzował się w nowym miejscu pracy. 

Czy warto skorzystać z usługi firmy przeprowadzkowej?

Wszystko zależy jak dużą firmę posiadasz jeżeli jest tylko kilkuosobowa, warto zrobić to samemu, jeżeli jednak biuro zatrudnia znacznie większą liczbę pracowników, należy skorzystać z pomocy profesjonalistów. W pierwszym przypadku należy się zaopatrzyć w folię bąbelkową, worki oraz dużą liczbę kartonów, tak aby posegregować i zmieścić cały dobytek. Do przedsięwzięcia będzie potrzebny jeszcze samochód typu bus, który pomieści ewentualną pralkę lub lodówkę używaną w dotychczasowym miejscu.

Bezwzględnie należy pamiętać o użyciu markera i opisaniu pudełek zgodnie z zawartością. Odpowiednia segregacja jest kluczem podczas rozpakowywania w nowym lokum. W przypadku firm przewozowych nie musimy się martwić o żadne materiały do pakowania. Profesjonaliści zapewniają taśmy klejące, kartony, oraz inne potrzebne rzeczy.  Pracownicy firmy przeprowadzkowej odpowiednio spakują delikatne przedmioty oraz zapewniają bezpieczny transport z miejsca A do miejsca B. Bez względu czy to samodzielna przeprowadzka, czy przy użyciu odpowiedniej firmy, ważne jest, aby przebiegła sprawnie i bez zakłóceń.