SPIS TREŚCI
Po wybuchu pandemii wiele firm umożliwiło swoim pracownikom pracę zdalną, Po przeszło dwóch latach praca z domowego biura jest coraz bardziej powszechna, a wiele osób zaczęło wydzielać w swoich mieszkaniach i domach biura. Niezależnie od tego, czy na biuro przeznaczyliście całe pomieszczenie, czy jedynie jego fragment – jego sprawna organizacja jest kluczowa, by praca przebiegała sprawnie, a każdy przedmiot miał swoje miejsce. Jak zorganizować przestrzeń biurową, by nie zostać przytłoczonym przez stosy dokumentów i artykułów piśmienniczych? Podpowiemy, jak używając kilku przedmiotów zwiększyć jego funkcjonalność i zapanować nad bałaganem.
Ergonomia miejsca pracy
Oczywiście dość istotną kwestią jest ergonomia miejsca pracy. Miejsce takie powinno być wyposażone w wygodne krzesło o regulowanej wysokości, dodatkowe źródło światła w postaci na przykład lampki biurowej oraz odpowiednią wysokość monitora. Regulację wysokości monitora można uzyskać dzięki wbudowanej funkcji urządzenia, albo skorzystać z nadstawek, które umożliwią dopasowanie jego wysokości. Jeśli długo siedzimy przy biurku przydać mogą się również podkładki pod nogi, albo poduszki utrzymujące kręgosłup w odpowiednim położeniu.
Jeśli mamy taką możliwość, dobrze by biurko stało bokiem do okna. Dzięki czemu słońce nie będzie odbijało się od monitora, a my nadal będziemy mogli wykorzystać światło dzienne podczas pracy. Ważne, by urządzenia biurowe, jak na przykład drukarka znajdowały się blisko biurka, by nie było konieczności pójścia po wydruk do innego pomieszczenia w zupełnie innej części mieszkania. W przypadku regałów z dokumentami powinniśmy zastosować podobną zasadę – powinny być umieszczone jak najbliżej biurka, tak by można było po nie sięgnąć w każdej chwili.
Pozostaw na biurku tylko niezbędne przedmioty
Bałagan na biurku wcale nie pomaga w efektywnej pracy. Sterta dokumentów, otwarta korespondencja bez swojego miejsca i długopisy porozrzucane na blacie to nie najlepszy widok. A z pewnością nie pomoże on skupić się na pracy. Dlatego najlepiej wypracować system, w którym każdy potrzebny element będzie miał swoje miejsce, a jednocześnie będzie łatwo dostępny.
Porządkowanie najlepiej zacząć od posegregowania wszystkich przedmiotów. Utworzenie kategorii pomoże znaleźć dla nich odpowiednie miejsce i zwiększy szanse na utrzymanie porządku. Dobrze, gdy biurko posiada szuflady, w których wszystkie nieużywane rzeczy można schować. Oczywiście wrzucenie ich bez żadnego systemu mija się z celem. Najlepiej, gdy ustalimy system przechowywania. Przydają się do tego pudełka lub organizery do biura. Ale jeśli nie możemy sobie na nie pozwolić równie dobrze sprawdzą się niskie pudełka z wiekiem, na przykład te, w których dostaliśmy prezenty. Możemy użyć zarówno dużych pudełek, jak i tych po biżuterii do posegregowania drobnych biurowych przyborów – jak spinaczy, czy zszywek.
Jeśli nasze biurko nie posiada szuflad można zainwestować w organizery na biurko, w których umieścimy przybory piśmiennicze, czy karteczki samoprzylepne. Dokumenty można poukładać korzystając z systemu szuflad na biurko. W naszym sklepie są różne kolory szuflad, które można dowolnie łączyć tworząc system organizacji dokumentów. Na przykład w czerwonej można umieszczać dokumenty do załatwienia, w niebieskich te związane ze zdrowiem, a w fioletowych z samochodem. Zamiast różnych kolorów można też użyć etykiet do opisania ich zawartości.
Stwórz system przechowywania dokumentów
W każdym gospodarstwie domowym powinien istnieć system przechowywania dokumentów, który pozwalałby na ich sprawne odnalezienie w razie potrzeby. Ich porządkowanie najlepiej zacząć od przejrzenia wszystkich i podziale na kategorie. Następnie każdy dokument można włożyć w koszulki groszkowe i umieścić w segregatorach. Każdy z segregatorów może mieć inne przeznaczenie, lub w przypadku niedużej ilości dokumentów – osobne kategorie dokumentów można umieścić w różnokolorowych skoroszytach i dopiero potem umieścić w segregatorze.
Aby łatwo znaleźć dokumenty należy segregatory, czy też skoroszyty, wyraźnie opisać – używając specjalnych etykiet dołączonych do segregatorów bądź wykorzystując własne. Przydać się może też etykietownica, dzięki której w uporządkowany sposób opisać można wszystko – nie tylko w biurze.
W przypadku większej ilości dokumentów przydadzą się również pudła archiwizacyjne, które w bezpieczny sposób przechowają dokumenty bez ryzyka ich uszkodzenia. Pudła archiwizacyjne łatwo też będzie przenieść w przypadku przeprowadzki. Dobrze jest również stworzyć cyfrową kopię wszystkich dokumentów, na wypadek nieprzewidzianych sytuacji. Kopia przyda się również w momencie, gdy pilnie będziemy potrzebować informacji, a nie będziemy mieli dostępu do domowego biura.
Uporządkuj regały
Warto również przyjrzeć się regałom, które stoją w biurze. Często na półkach lądują dokumenty, książki i segregatory, które z czasem zamiast tworzyć zorganizowany system tworzą nieuporządkowaną stertę. Dlatego tak istotne jest prawidłowe opisanie segregatorów i pudelek, by nowe dokumenty, czy przedmioty trafiały od razu na właściwe miejsce.
Warto kupić również pudełko ozdobne, które pomieści wszelkie niewielkie przedmioty, których nie chcielibyśmy układać na widoku. W pudełku mogą znaleźć się przedmioty niezbyt często wykorzystywane, albo zapasy – czyli dodatkowe długopisy, czy zapas karteczek samoprzylepnych. To również dobre miejsce na schowanie zapełnionych notatników, czy sentymentalnych pamiątek.
Utrzymuj porządek
Kwestią kluczową w dobrze zorganizowanym biurze jest porządek. Pierwsze porządkowanie pomieszczenia z pewnością będzie przytłaczające, bo ilość nagromadzonych przedmiotów, przez które trzeba się przedrzeć może nieco zniechęcić. Ale z każdym kolejnym porządkowaniem łatwiej będzie zapanować nad pomieszczeniem. Dobrze jest sobie wyrobić nawyk odkładania rzeczy na ustalone wcześniej miejsca. Podobną zasadę powinniśmy zastosować do otrzymywanych dokumentów, które powinny trafić do odpowiednich segregatorów, czy skoroszytów.
O czym jeszcze warto pomyśleć?
Biuro to nie tylko system do przechowywania, ale też miejsce pracy. Warto o tym pomyśleć planując przestrzeń. W związku z tym przydadzą się również przybory biurowe, które ułatwią planowanie działań na kolejny dzień, tydzień czy miesiąc. Jednym z pomysłów na widoczne umieszczenie planera jest użycie tablicy korkowej. Może ona zawisnąć nad biurkiem, dzięki czemu wszystkie istotne informacje będą od razu widoczne. Poza tym na tablicy korkowej można też przypiąć zdjęcia, motywacyjne cytaty, czy karteczki z listą rzeczy do zrobienia.
Jeśli często używamy drukarki warto zaopatrzyć się w zapas papieru ksero, dzięki czemu unikniemy nieprzyjemnych niespodzianek w trakcie wydruku wielu dokumentów. Dobrze jest również zakupić kilka dodatkowych sztuk długopisów, czy ołówków – jeśli z nich często korzystamy. W przypadku robienia notatek niezbędne mogą okazać się zakreślacze, a dla osób używających do wszystkiego notatek stworzonych na samoprzylepnych karteczkach konieczny będzie zakup ich zapasu.
Warto również regularnie przeglądać materiały biurowe i sprawdzać, czy w długopisach nie skończył się tusz, a flamastry nie przestały pisać. Pozwoli to nie tylko na zapanowanie nad bałaganem, ale również na zaplanowanie zakupów przed czasem. Całkiem sensowne wydaje się stworzenie rutynowego przeglądu dokumentów i zapasów materiałów, by nie dopuścić do powstawania bałaganu. A także wyrobienie sobie nawyku odkładania rzeczy na miejsce, tak by przestrzeń stała się wolna od bałaganu.
Mamy nadzieje, że przedstawione porady pomogą zorganizować domowe biuro. A praca w nim będzie dużo bardziej przyjemna, a już na pewno zdejmiemy sobie z głowy jedno, ciężkie zadanie. Nie musimy tworzyć biura rodem z pinteresta, by stworzyć spójny i działający system. Nie musimy także inwestować w drogie systemy pudełek do organizacji – w zamian można użyć przedmiotów już wcześniej używanych. Być może na początku ustalanie zasad będzie ciężkie, ale z czasem po dłuższym użytkowaniu znajdziemy odpowiedni dla nas harmonogram działań.
