Kompletacja zamówień. Jak poprawić jej poziom?

Od sprawności procesu kompletacji zamówień zależy to, w jaki sposób będzie się odbywał cały proces realizacji wysyłkowej. Im gorsza kompletacja, tym mniejsze zadowolenie potencjalnych klientów. Nic zatem dziwnego, że firmy cały czas dążą do tego, aby zdecydowanie zwiększyć jej poziom.

Chodzi nie tylko o wyeliminowanie niektórych trudności związanych z magazynowaniem, ale przede wszystkim o przyspieszenie całościowego procesu tworzenia zamówień. Jakość kompletacji nie zależy jedynie od tego, w jaki sposób swoje obowiązki wykonują pracownicy, albo jak dużą powierzchnię ma magazyn. Wiele czynników jest bowiem związanych ze statystykami, które stanowią niezwykle ważną skarbnicę wiedzy.

Dzięki nim można np. dowiedzieć się, które produkty składowane na magazynie są najczęściej sprzedawane razem ze sobą. Wiedza ta pozwala na przeorganizowanie sposobu magazynowania towarów. Więcej informacji o poprawie kompletacji zamówień wskazuję poniżej.
 

Kompletacja zamówień magazynowych, jak wspomniałem wyżej, nie jest procesem jednorodnym. To cały system, którego poszczególne elementy są od siebie zależne. Można zatem wskazać, że kompletacja jest tak skuteczna, jak jej najsłabszy element. Warto dograć wszystkie elementy wspólne w taki sposób, aby realnie przekładały się na skuteczność realizacji zamówień. Dlaczego w ogóle to tak istotne?

Generalnie rzecz biorąc, kompletacja jest to zespół czynności związanych z tworzeniem zamówień. W jej skład wchodzi szereg procesów, począwszy od zbierania towarów z półek magazynowych, aż po finalizowanie zamówienia klienta. Kompletacji dokonuje się w przestrzeni magazynowej. Jest ona wykonywana wówczas, gdy trzeba połączyć kilka produktów, towarów, przedmiotów w jedno zamówienie zbiorcze – które np. zostanie dostarczone do określonego klienta.
 

Kompletacja nie jest procesem jednorodnym, co więcej, istnieje wiele sposobów na jej realizację. Najprostszym sposobem na jej wykonanie jest praca pojedynczego pracownika. Zbiera on, chodząc po magazynie, określone towary z półek i umieszcza je w opakowaniu zbiorczym. Ten najprostszy rodzaj kompletacji jest spotykany w niewielkich przedsiębiorstwach, prowadzących np. niewielką działalność sprzedażową przez Internet.

Może mieć ona znacznie większą skalę, co jest szczególnie widoczne w przypadku nieco większych firm. Wówczas o kompletacji można mówić jako o procesie wysoce zautomatyzowanym, w którym czynnik ludzki odgrywa bardzo ważną rolę, ale nie jest jedynym elementem decydującym o jej skuteczności. W dużych przestrzeniach magazynowych wykorzystuje się bowiem szereg urządzeń mechanicznych, które służą do m.in. sortowania czy sprawnego zdejmowania towarów z wysokich kondygnacji.
 

Jednym z istotnych elementów prac magazynowych jest pobieranie towarów. To proces, który rozpoczyna kompletację – i bardzo często spełnia podstawową rolę. Istnieje kilka metod pobierania i transportowania towarów z półek do działów zajmujących się pakowaniem. Wśród nich można wymienić m.in.:

Każda z metod posiada szereg wad i korzyści. W przypadku techniki pracownik do towaru, magazynier zajmuje się ręcznym pobieraniem poszczególnych dóbr, co jest skuteczne przede wszystkim w niewielkich przestrzeniach magazynowych. Z kolei metoda towar do pracownika cały proces odbywa się w sposób automatyczny, przy użyciu zaawansowanych urządzeń. Zbierają one towary z półek i przesyłają je do obszaru kompletacji, gdzie np. pracownicy zajmują się już ręcznym tworzeniem przesyłek.

Informatyzacja w obszarze magazynowania produktów jest przydatna chociażby dlatego, iż pozwala zbierać i analizować dane. Przykładem programu do zarządzania ruchem produktowym w magazynach jest WMS. Określa się tym terminem zbiorczo różne rozwiązania, dzięki którym prace w magazynie mogą być skuteczniej koordynowane. Ogólnie rzecz biorąc, systemy WMS odpowiadają za usprawnianie wielu poszczególnych procesów. Dzięki nim łatwiej zarządzać:

Z tego też powodu systemy WMS spełniają bardzo ważną rolę w usługach o charakterze logistycznym, gdzie są istotnym wsparciem dla systemów ERP. To pomiędzy tymi elementami musi panować odpowiednia współpraca, która polega na skutecznej wymianie danych – zrozumiałych i jednolitych dla obu środowisk. Niekiedy systemy WMS mogą stanowić element modułowy dużych systemów ERP. Oprogramowanie zbiera statystyki, uwidacznia częstotliwość i wskazuje, które produkty powinny być umieszczane blisko siebie, aby ułatwić proces kompletacji.

Odpowiednio wytyczone ścieżki komunikacyjne oraz rozstawione regały o zwiększonej pojemności pozwalają usprawnić całościowy proces kompletacji. W przypadku niewielkich przedsiębiorstw zwykle stosuje się regały przepływowe w formie półek, które pozwalają na magazynowanie dodatkowych palet rezerwowych w wyższych partiach. To dobry sposób, o ile mówimy o niewielkiej działalności sprzedażowo-wysyłkowej lub logistycznej.

Warto również pamiętać, że tego typu magazynowanie wiąże się ze zwiększonymi kosztami pracy. Wszystko bowiem zależy od jakości pracy magazyniera, który zajmuje się ściąganiem produktów, przemieszczaniem się i zbieraniem poszczególnych towarów. To znacznie bardziej absorbujący proces kompletacji, niż wykorzystanie maszyn. Nie wszędzie jednak ich zastosowanie będzie zasadne i opłacalne.
 

Ręczne zarządzanie stanami magazynowymi i kompletowanie przesyłek jest procesem drogim w utrzymaniu. Rosnące koszty zatrudnienia pracowników, niestabilna sytuacja gospodarcza i możliwość zastosowania tańszej automatyzacji sprawiają, że coraz częściej stosuje się nowoczesne podejście do kompletacji w magazynach. Automatyzacja procesów przyczynia się do wyeliminowania błędów ludzkich, które są częstym zjawiskiem w tego typu pracach.

Rutyna wykonywania obowiązków i niestabilność, jeśli chodzi o wydajność pracy, to główne trudności związane z manualną kompletacją zamówień. I znów, wiele zależy od wielkości firmy – w niewielkich przedsiębiorstwach ciężko sobie wyobrazić, aby zasoby ludzkie zostały zastępowane przez maszyny. Im większe przedsiębiorstwo, tym takie działanie jest bardziej opłacalne. Jednocześnie obowiązki pracowników mogą być przesunięte w inne, bardziej produktywne rejony.
 

Wspomniałem już, że kompletacja to proces skomplikowany, który wiąże się z koniecznością zachowania wysokiej jakości wielu innych działań. Na jej efektywność wpływają m.in.:

Istotnym elementem jest współpraca kadry zajmującej się kompletacją z innymi działami w firmie. Chodzi przede wszystkim o to, aby ewentualne błędy były wychwytywane nie tylko przez pracowników zajmujących się danymi obowiązkami, ale także przez innych współpracowników. Przykładem może być jakość współpracy między działami pakowania i kompletacji. Pracownicy pakujący muszą nie tylko zwracać uwagę na jakość swojej pracy, np. w tworzeniu solidnych przesyłek, ale przede wszystkim weryfikować kompletację.
 

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na swoje możliwości. Ciężko bowiem oczekiwać, że niewielka firma zdoła zaangażować się w pełną automatyzację i informatyzację procesu kompletacji w firmie. Można jednak realizować strategię małych kroków, decydując się na np. wdrożenie paneli kontrolnych. Dzięki nim towary, wędrujące po różnych działach w firmie, będą odhaczone w systemie i odpowiednio kontrolowane. Do tego celu stosuje się także działanie, które określa się jednolitą numerację przesyłek w przedsiębiorstwie. Pozwala to znacznie zredukować ryzyko pomyłek.

Aby podwyższyć poziom kompletacji zamówień, należy skupić się na poszczególnych jej elementach. Warto dobierać odpowiednie regały magazynowe i zadbać o to, aby paczki swobodnie mogły mieścić się na półkach. W nowoczesnych firmach nieodzowny okaże się również system WMS. Bez wdrożenia aspektów kontrolnych w zasadzie nie da się realnie zwiększyć skuteczności tych działań. Można zatem stwierdzić, że kompletacja jest procesem synergicznym, gdzie każdy jej element pełni bardzo ważną rolę.

Kompletacja jest procesem skomplikowanym, wymagającym opracowania odpowiedniej strategii działania. Wiele firm stosuje model analizy ABC, który bazuje na segregowaniu towarów ze względu na szybkość rotacji. Te produkty, które są ekspresowo zbywalne, umiejscowione są w strefie A. Mniej popularne trafiają na regały w strefie B, zaś strefa C przeznaczona jest dla produktów bardzo wolno rotujących.

Technik pozwalających na zwiększenie jej poziomu jest wiele i wszystko zależy tak naprawdę od wielkości asortymentu i wolumenu sprzedaży firmy. W każdym przypadku należy przede wszystkim zadbać o drożność kanałów komunikacyjnych, dostępność narzędzi, wdrożenie automatyzacji (na ile to możliwe) i zachowanie wysokojakościowej współpracy pomiędzy poszczególnymi działami w przedsiębiorstwie.