Teczki na dokumenty, które wybrać?

Organizacja biurowej przestrzeni to głównie odpowiednie zadbanie o dokumenty oraz ich przechowywanie. Nie mogą one leżeć na podłodze czy na biurku bez żadnego porządku, byłoby to mało profesjonalne. Właśnie, dlatego stworzone zostały specjalne segregatory i teczki na dokumenty, faktury czy zaświadczenia, które muszą znajdować się zawsze pod ręką. W Neopak mamy różne modele i rodzaje artykułów służących do przechowywania. Można dopasować teczkę lub segregator do własnych potrzeb, jak i wystroju całego biura. Zorganizowanie biurka jeszcze nigdy nie było tak łatwe i przyjemne. 

Z pewnością trudne byłoby wyobrażenie sobie sytuacji, w której ważne dokumenty przechowywane są w torebkach czy w ogóle nie zostały zabezpieczone w żaden sposób. Szczególnie w obecnych czasach, kiedy odpowiedni papier jest często wymagany przez różne urzędy. Wszelkie służbowe dokumenty nie mogą być narażane na zniszczenia. Czasem wystarczy kropla wody, aby nie móc odczytać, co zostało napisane lub wydrukowane na kartce. Odpowiednie dobranie teczki zabezpieczy dokumenty właściwie i sprawi, że będą one mogły być przechowywane przez naprawdę długi czas. Jakie produkty dostępne w sklepie internetowym Neopak są najbardziej polecane? 
 

Teczki, a może segregatory – który produkt wybrać?

Z pewnością każdy może sobie przypomnieć, jak wyglądają szafki w biurach. Są one wypełnione po brzegi segregatorami, a szuflady nie domykają się od nadmiaru dokumentów. Przechowywanie niezbędnych wydruków czy zaświadczeń to bardzo często wymóg danych instytucji. Przedsiębiorca nie może sobie ot, tak spalić czy pozbyć się w inny sposób wystawionych faktur czy certyfikatów. Mogłoby wpłynąć to na przyszłościową kontrolę, na przykład z urzędu skarbowego. Do tego celu stworzone zostały segregatory, teczki, przekładki i inne artykuły, które pomagają w przechowywaniu dokumentów przez długie lata. Przyjrzyjmy się im bliżej. 

Teczka to zazwyczaj kawałek mocniejszego papieru wyposażonego w skrzydełka i gumkę. Ma ona za zadanie chronić wszelkie dokumenty włożone do jej środka. Być może zaskoczeniem będzie fakt, że rodzajów teczek jest naprawdę wiele. Każdy z nich ma swoje wady i zalety oraz daje zupełnie inne możliwości. Przedsiębiorcy mogą dopasowywać produkt do własnych potrzeb czy korzystać na zmianę z różnego rodzaju teczek. Od kopertowych po zawieszkowe – choć teraz jeszcze ich nazwy nic nie mówią, to poniżej przedstawiamy i charakteryzujemy poszczególne rodzaje: 

Teczka zawieszkowa – wygląda jak produkt z kryminalnych seriali, w których policja musi dzielić się ze sobą aktami. Właśnie w takiej teczce są one przechowywane. Można powiedzieć, że teczka zawieszkowa jest alternatywą dla segregatorów, ponieważ jest od nich o wiele lżejsza i wygodniejsza oraz skoroszytów, które również zabierają dużą ilość miejsca. Nie przypomina ona tradycyjnej teczki, którą nosiło się do szkoły, aby móc przechowywać wręczone przez nauczyciela, ocenione sprawdziany i klasówki. Produkt ten wyposażony został w kilka rubryk oddzielonych od siebie, w taki sposób, aby móc włożyć kilka różnych dokumentów  od razu posegregowanych w zależności od tematyki. Ile dokładnie rubryk ma teczka zawieszkowa? Zazwyczaj trzy oraz dodatkowo posiada ona kieszonkę umieszczoną na tylnej okładce – może ona posłużyć do przechowywania w niej karteczek samoprzylepnych lub innej papeterii. W zestawie znajduje się też plastikowy indeks. Teczkę można dowolnie podpisać i szybko zidentyfikować ją w przyszłości bez konieczności sprawdzania zawartości. Teczka mieści w sobie format A4. Na stronie Neopak znajdziesz także inne kolory i rodzaje teczek.

Bardzo istotne jest jej przeznaczenie. Teczkę zawieszkową wykorzystuje się do przechowywania akt, na przykład uczniów danej placówki edukacyjnej czy pracowników dużej fabryki. Tak, jak na początku zostało wspomniane, teczka często używana jest przez policjantów, którzy umieszczają w niej wszelkie informacje o przestępcy. Nawet w szpitalach zauważyć można ten rodzaj artykułu do przechowywania dokumentów; lekarze wkładają do niej recepty, wyniki i zdjęcia badań pacjenta. Teczka zawieszkowa będzie potrzebna wszędzie tam, gdzie zależy nam na kategoryzacji informacji o danej osobie lub przedmiocie w jednym miejscu, dla szybkiego wyszukania.

Obwoluta na dokumenty – dość ciekawa nazwa, a co się za nią kryje? Jest to produkt, który nie ma charakterystycznej gumki do zamykania i ładnego design’u, ponieważ zazwyczaj jest transparentny. Obwoluta na dokumenty służy do ochrony dokumentów przed niepożądanymi zagięciami, podarciami, zamoczeniami i innymi uszkodzeniami mechanicznymi, które znacząco mogą wpłynąć na jakość przechowywanych dokumentów. Jej druga wersja znana, jako obwoluta kieszonkowa wykorzystywana jest w celu laminacji faktury, certyfikatów i innych ważnych papierów. Najlepszym przykładem obwoluty jest etui na legitymacje szkolne, związkowe czy dokumenty firmowe. Produkt ten ma wiele rozmiarów, od A6 po A3. Zabezpieczy wszelkie wydruki, które najbardziej potrzebują ochrony. Dokumenty włożone w obwolutę można spokojnie zanieść do piwnicy lub włożyć do szafki. Nie zostaną one uszkodzone, nawet jeśli na teczkę wyleje się kawa. 

Teczka skrzydełkowa – to produkt, który jest połączeniem klasycznej, inaczej zwanej szkolną, teczki oraz segregatora. W sklepie Neopak dostępna jest ona w formacie A4, czyli najbardziej uniwersalnym. Pomieści wszelkie faktury i wydruki, a nawet certyfikaty, które wcześniej zostały zalaminowane. Z pewnością wielu czytelników miało ją kiedyś w ręku  – chociażby w latach wczesnoszkolnych, kiedy to nauczycielka plastyki wymagała przyniesienia zrobionych w domu prac. Teraz teczki zobaczyć można w biurze, szczególnie księgowym. Urzędy korzystają z nich systematycznie i przechowują w nich najważniejsze informacje dotyczące płatników lub obywateli. Teczka skrzydełkowa ułatwia segregacje i utrzymanie porządku przez dłuższy czas. Można używać jej do przechowywania różnych dokumentów, które podzielone zostały ze względu na rodzaj. Takie rozwiązanie pozwoli to w razie potrzeby szybko odnaleźć odpowiedni formularz. Przy zastosowaniu etykiet możliwe jest także opisanie zawartości tak, aby była widoczna, kiedy teczka będzie stała na półce w  biurze.

Warto mieć na uwadze, że jest to produkt ekologiczny. Wiemy, jak ważne jest prowadzenie biznesu mającego neutralny wpływ na środowisko, dlatego ciągle udoskonalamy naszą ofertę i wprowadzamy produkty wykonane z surowców pochodzenia naturalnego, które mogą być poddawane procesowi recyklingu. Firmy stosujące nowe, ekologiczne rozwiązania stale przyciągają nowych klientów, którzy zrezygnowali z innych marek na rzecz tych, wspierających ekosystem. Oczywiście z tego rodzaju teczek nie ma konieczności korzystania tylko w biurze czy firmie. Mogą one być świetnym artykułem do segregowania domowych dokumentów, rachunków i umów, na przykład zawartych z firmą telekomunikacyjną.  Wymiary wewnętrzne 30 x 21 x 4 cm pozwalają zmieścić znacznie więcej dokumentów niż standardowo spotykane rozwiązania. Warto więc zainwestować nieco więcej i przyczynić się do ochrony środowiska naturalnego.

 

Inne rodzaje teczek oraz ich zastosowanie 

Stale rosnące oczekiwania konsumentów zmieniają każdy rynek – niezależnie od branży przedsiębiorcy wychodzą do klientów z nowymi możliwościami, projektami produktów i korzystnymi cenami. Akcesoria biurowe również robią widoczne postępy, a wszystko to dlatego, że producenci starają się wychodzić naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców. 

Kiedyś na rynku dostępne były góra dwa różne modele teczek na dokumenty. Do najpopularniejszych należą teczki, które dają się poznać jako tekturowe. Są one dostępne najczęściej w formatach A4 i A3, rzadziej spotkać można A5 czy A6. Wiązane są sznurkiem lub zamykane przy pomocy elastycznej, pionowej gumki. Wyżej wymieniony produkt to dopiero wierzchołek góry lodowej. Oferta teczek jest niesamowicie bogata i dopasowana do wszelkich potrzeb przedsiębiorców. Można w niej znaleźć nawet produkty polipropylenowe, czyli takie, które uważane są za jedne z bardziej wytrzymałych, ponieważ chronią dokumenty przed wilgocią, działaniami UV czy uszkodzeniami mechanicznymi. Są niesamowicie trwałe. 

 Jakie jeszcze teczki na dokumenty wyróżniają się na tle innych? 

Są takie teczki, które nie do końca przypominają klasyczną wersję. Służą one do zupełnie innych celów niż on i często ich zastosowanie nie jest tak jasne, jak w przypadku pierwotnej wersji. Mowa tutaj o znanych, szczególnie w kręgach osób często bywających na szkoleniach, clipboardach. Są to jakościowe tablice zazwyczaj mające wymiary klasycznej kartki A4. Można powiedzieć, że przypominają one podkładki, ale są stworzone specjalnie pod kartki papieru. Wyposażone zostały w wygodny klip, który utrzyma nawet większą ilość dokumentów. Dzięki zastosowaniu podkładki można nie tylko prezentować elegancko na scenie czy podczas przemówienia, ale również w dowolnym momencie napisać coś na papierze bez konieczności szukania odpowiedniego stołu. Clipboardy coraz częściej spotykane są w salonach piękności – kiedy pacjentki muszą wypełnić ankiety dotyczące stanu zdrowia oraz u lekarzy, specjalistów. Wiele lokali gastronomicznych używa podkładek do zabezpieczenia karty menu. 
Śmiesznym, ale przydatnym rozwiązaniem są specjalne teczki z rączką. Można by powiedzieć, że przypominają tornister szkolny lub torbę na laptopa. Są połączeniem teczek klasycznych i segregatorów. Mieszczą niezliczone ilości dokumentów i faktur. Można w nich przesyłać, przechowywać, a kiedy będzie taka konieczność to również przenosić najważniejsze wydruki. Dostępne są one w wielu kolorach – tych najpopularniejszych, jak i mniej, a nawet wersji transparentnej. Tworzone są z wytrzymałego materiału, jakim jest karton o gramaturze  230g/m². Teczka ta ma dwie kieszeni, aby móc szybko i sprawnie oddzielić od siebie dokumenty.