SPIS TREŚCI
Jakie pojemniki do przechowywania dokumentów wybrać, które się sprawdzą?
Na samym początku rozpoczniemy wpis od drobnego żartu, że kto prowadzi własną firmę, w cyrku się nie śmieje. Oczywiście mamy tutaj na myśli mnogość przepisów i obowiązków, jakie spoczywają na każdym przedsiębiorcy pod względem tak zwanej papierologii, prowadzenia odpowiedniej dokumentacji prowadzonej działalności gospodarczej, archiwizowania dokumentów przed odpowiedni okres czasu. O ile ktoś korzysta z zewnętrznych usług księgowości, ma nieco lżej, jednak jeśli posiadasz własny dział księgowy, to dobrze wiesz o tym, ile zachodu jest przy zachowaniu odpowiednich procedur wobec archiwizowania czy sporządzania dokumentów.
W tym artykule zajmiemy się tym, jak skutecznie, łatwo i przyjemnie segregować, przechowywać i archiwizować dokumenty znajdujące się w firmie. Mamy tutaj na myśli oczywiście wszelkiego rodzaju akcesoria, elementy i produkty pomagające w tych procesach, biorąc pod uwagę branżę opakowaniową.
W jakim miejscu przechowywać dokumenty?
Oprócz tego, w czym będziemy przechowywali dokumenty, ważnym aspektem jest również to, w jakich warunkach będą one przechowywane. O ile bieżące dokumenty w biurze, takie jak aktualne faktury, projekty i tym podobne, nie wymagają specjalnych warunków do przechowywania, o tyle dokumenty, przenoszone do archiwum powinny znajdować się w miejscu suchym, pozbawionym działania promieni słonecznych, a także o wilgotności najniższej, jaka jest tylko możliwa. Odpowiednie warunki przechowywania dokumentów są niezwykle istotne, ponieważ nawet w najlepszych pojemnikach czy opakowaniach, dokumenty mogą zacząć się niszczyć w trakcie przechowywania, chociażby ze względu na zbyt wysoką wilgotność w danym pomieszczeniu.
Więcej na temat samych warunków przechowywania ważnych dokumentów pisaliśmy w artykule, który znajduje się poniżej:
Jak prawidłowo przechowywać dokumenty?
W czym można przechowywać dokumenty w biurze?
W tym wpisie postaramy się opisać wszelkiego rodzaju spektrum produktów i akcesoriów, służących do przechowywania dokumentów zarówno w biurze jak i w gospodarstwie domowym, bo jak wiemy, część pracy niestety zawsze przenosi się do naszych czterech kątów, domu lub mieszkania.
W czym przechowywać bieżące dokumenty?
Aktualne dokumenty, które z czasem jeszcze nam się przydadzą lub czekają na odbiór przez klienta, możemy przechowywać bezpośrednio na biurku, luzem, jednak nie ma co ukrywać, że będzie to mało estetyczne, wręcz niechlujne, dlatego też warto pomyśleć o wyposażeniu się w popularne „korytka” na dokumenty, które obecnie nie są produkowane tylko z tworzywa sztucznego. W sprzedaży znajdziemy szereg różnych korytek, wykonanych nawet z drewna, czy metalowej siateczki, najczęściej są to od dwóch do czterech pojemników, które z łatwością możemy podpisać i segregować odpowiednio aktualne dokumenty znajdujące się na biurku. Ponadto możemy wyposażyć się w clipboardy, czyli swego rodzaju teczki ze specjalnym, mocnym, najczęściej metalowym klipsem, który pozwoli nam na solidną segregację oraz przechowywanie bieżących dokumentów. Taczka typu clipboard sprawdzi się również w przypadku konieczności wypełniania dokumentów w terenie, jest sztywna, dlatego śmiało możemy wypełniać na niej dokumenty.
Ciekawym produktem, uzupełniającym do papierowych teczek na dokumenty, będą pojemniki na dokumenty, czyli sztywne, tekturowe prostopadłościany, z otwartą górną częścią, a także skośnie ściętym jednym bokiem. Takie pojemniki na dokumenty posiadają również oczko, dzięki któremu łatwo wyciągniemy interesujący nas pojemnik, a także miejsce do opisu zawartości takiego pojemnika, dzięki czemu identyfikacja za pomocą rodzaju lub okresu czasu wystawienia danych dokumentów będzie znacznie łatwiejsza.
Czy koszulki na dokumenty sprawdzą się bez segregatorów?
Oczywiście większość z nas na pewno spotkała się już z koszulkami na dokumenty, czyli specjalnymi woreczkami, koszulkami z tworzywa sztucznego, dzięki którym możemy włożyć komplet dokumentów, nie martwiąc się o to, że pomieszają się z innymi. Dzięki koszulkom na dokumenty mamy pewność, że komplet dokumentów nie zgubi się i nie pomiesza, nawet bez ich trwałego zszywania zszywkami czy spinaczami do dokumentów. Obecnie możemy kupić krystaliczne koszulki, a więc zupełnie transparentne, które będą ukazywały treść pierwszej strony, ale w sprzedaży są również dostępne grubsze, matowe koszulki, które lepiej chronią dokumenty, a także ich treść.
Jaki segregator do dokumentów wybrać?
Oczywiście koszulki do dokumentów najwygodniej jest przechowywać w segregatorach, dlatego też warto o nich pamiętać przy wyposażaniu naszego biura czy segregowania dokumentów w gospodarstwie domowym. Ponadto dokumenty przechowywane w koszulkach możemy umieszczać również w specjalnych skoroszytach jeśli okaże się, że segregator jest zbyt duży i po prostu będziemy marnowali miejsce na niewielką ilość dokumentów umieszczonych w takim segregatorze. Skoroszyty to elastyczne okładki, w które z łatwością możemy wpiąć dokumenty, które jeszcze nam się przydadzą. Segregatory z kolei to bardzo sztywna konstrukcja ze specjalnym mechanizmem, dzięki któremu w kilku prostych krokach będziemy mogli wpiąć koszulkę z dokumentami, a następnie przeglądać komplet dokumentów w takim segregatorze.
Jak prawidłowo i bezpiecznie archiwizować dokumenty?
Jak już wspomnieliśmy wcześniej, użycie odpowiednich pojemników do archiwizowania dokumentów, które przez dłuższy czas będą leżały nieruszane to połowa sukcesu, warto pamiętać też o odpowiednich warunkach takiego przechowywania. Zaciemnienie, bardzo niski poziom wilgotności, ochrona przed ewentualnym zalaniem i odpowiednia segregacja dokumentów to podstawy. Jednak w czym możemy przechowywać dokumenty na czas archiwizacji? Rozwiązań jest naprawdę wiele, jednak jak wiadomo, najlepsze są proste i sprawdzone rozwiązania.
Jakie pudła archiwizacyjne wybrać?
Archiwizowanie dokumentów to normalny proces, z którym spotyka się praktycznie każde firma, każda działalność gospodarcza, dlatego też warto napisać wprost, że najlepsze do archiwizowania dokumentów będą pudła archiwizacyjne. Jeśli zapewnimy niską wilgotność w pomieszczeniu, to w zupełności wystarczą nam proste pudła archiwizacyjne do dokumentów z pokrywą, które skutecznie będą chroniły dokumentacje przed kurzem i innymi zabrudzeniami znajdującymi się w powietrzu.
Obecnie w sprzedaży znajdziemy również bardziej profesjonalne pudła archiwizacyjne do dokumentów, jedną z firm specjalizujących się w produkcji tego rodzaju pudeł jest firma Donau, znana bardzo dobrze z wielu akcesoriów i elementów wyposażenia biura.
Gdzie kupić pudła archiwizacyjne i inne opakowania na dokumenty?
Większość produktów niezbędnych do przechowywania bieżących dokumentów w biurze, jak również do archiwizowania dokumentów możemy kupić w tak zwanych sklepach papierniczych. W branżowych sklepach znajdziemy także bardzo dobre pudła archiwizacyjne, oraz innego rodzaju teczki, skoroszyty czy segregatory na dokumenty.
Jeśli jednak nie masz czasu i chęci, by przemieszczać się po swoim mieście w poszukiwaniu odpowiednich produktów, to już teraz zapraszamy Cię do naszego sklepu internetowego neopak.pl, gdzie znajdziesz przeogromny wybór produktów i akcesoriów do przechowywania i archiwizacji dokumentów. Mamy najbardziej konkurencyjne ceny, nasz zespół profesjonalistów służy CI pomocą w doborze odpowiednich produktów. Kolejnym naszym atutem jest bardzo szybka realizacja zamówień. Najpóźniej następnego dnia roboczego kurier otrzyma zlecenie na odbiór zamówionych przez Ciebie produktów. Zapraszamy już teraz do sprawdzenia naszego asortymentu!
