Jak zabezpieczyć i nadać przesyłkę specjalną?

Większość firm logistycznych posiada listę przedmiotów, których wysyłka jest ograniczona lub zabroniona. Każda firma posiada również specjalne wytyczne dotyczące wymiarów i wagi paczek. Wszystko to co wykracza poza te wytyczne nazywane jest przesyłką specjalną. Jeżeli więc zastanawiasz się co to dokładnie jest przesyłka specjalna, jakie produkty wysyłane są jako specjalne i jak nadać taką przesyłkę, to poniżej znajdziesz wszystkie odpowiedzi.
 

Co to jest przesyłka specjalna

Przesyłka specjalna charakteryzuje się przede wszystkim zawartością. Jest to paczka, która zawiera wrażliwe produkty czy substancje takie jak płyny, gazy, rzeczy kruche i delikatne, a także rośliny i żywe ptaki czy owady. Tego typu przesyłki wymagają specjalnego zabezpieczenia i uważnego traktowania w czasie transportu oraz firmy kurierskiej, która specjalizuje się w wysyłce takich rzeczy. Przesyłką specjalna nazwiemy również, takie towary, które nie wyróżniają się swoją zawartością, ale kształtem czy wagą. Drabiny, meble, rowery czy artykuły i narzędzia budowlane często stanowi spore wyzwanie zarówno dla nadawcy, jak i dla firmy kurierskiej. Wielu przewoźników ma szczegółowe wytyczne dotyczące pakowania przesyłek, których kształt i wymiary odbiegają od standardów, a niektórzy w ogóle takich przesyłek nie obsługują, dlatego zbyt duże, zbyt ciężkie lub zbyt długie przesyłki również uznawane są za przesyłki specjalne.
 

Wysyłanie żywych ptaków i owadów

Do kategorii przesyłek specjalnych zdecydowanie należą żywe ptaki i owady. Za pomocą kuriera możemy przesłać pisklęta ptactwa domowego, pszczoły czy dżdżownice, jednak opakowanie, w którym zamierzamy je nadać musi gwarantować utrzymanie funkcji życiowych. Do wysyłki żywych stworzeń używa się kartonów wyposażonych w odpowiednie rączki, i w których ściankach wycięte zostały małe otwory. Katon musi być też odpowiednio trwały. Do wysyłki pszczół musimy użyć kartonów mieszczących klateczki dla owadów. Oczywiście wszelkie otwory w pudełkach muszą być na tyle duże, aby zapewnić dopływ powietrza, ale również na tyle małe, aby zwierzę nie wydostały się przez nie. Ważne jest również, aby spód takiego kartonu zawierał materiał chłonący wilgoć. Co więcej, konieczne jest umieszczenie na opakowaniu etykiety informującej o transporcie zwierząt. Wysyłka  zwierząt musi spełniać wszystkie wymogi przepisów dotyczących ochrony zwierząt. 
 

Przesyłanie roślin

Żywe roślin również uważane są za produkty specjalne z tego względu, że taka przesyłka jest niezwykle delikatna i wymaga odpowiedniego traktowania. Decydując się na wysyłkę doniczek z kwiatami, należy znaleźć firmę kurierską, która obsługuje tego typu przesyłki specjalne. Konieczne jest również odpowiednie przygotowanie roślin do wysyłki. Pakowanie należy rozpocząć od zabezpieczenia doniczki folią, po to aby zapobiec wysypywaniu się ziemi. Roślinę, wraz z doniczką, dodatkowo należy owinąć papierem i zapakować w karton. Roślinę owiniętą papierem należy przytwierdzić do jego dna, a pustą przestrzeń uzupełnić wypełniaczem, najlepiej SizzlePak. Możesz również zdecydować się na kartonową tubę, ale musi być ona odpowiednio twarda, aby dobrze zabezpieczyła roślinę. Pamiętaj, że jeżeli planujesz wysyłkę roślin zimą to musisz zapewnić jej odpowiednią temperaturę. Możesz to zrobić wykorzystując odpowiednie do tego wkłady ocieplające. Na koniec należy dobrze zamknąć paczkę. Bardzo ważne jest również umieszczenie na niej naklejek ostrzegawczych. Użyj naklejki “delikatne” oraz “ góra w tę stronę”, aby mieć pewność, ze roślina nie zostanie połamana w trakcie transportu. Firmy przewozowe, które zezwalają na wysyłkę żywych roślin zazwyczaj transport realizują w określone dni tygodnia, aby zminimalizować stres rośliny i uniknąć jej magazynowania.
 

Wysyłka roślin na terenie UE i poza nią

Wysyłając żywe rośliny na terenie Unii Europejskiej, należy najpierw sprawdzić, czy wymagany jest paszport roślin (świadectwo fitosanitarne), ponieważ zależy to od rodzaju rośliny i wysyłki. UE podejmuje bardzo rygorystyczne środki dotyczące importu roślin spoza UE. Paszporty roślin nie są zwykle wymagane przy wysyłaniu ich w obrębie państw członkowskich. Jeśli chcesz natomiast wysłać kwiaty, drzewa i rośliny doniczkowe do krajów spoza UE, musisz sprawdzić oficjalne wymagania i przepisy obu krajów dotyczące międzynarodowego transportu roślin. Pierwszą rzeczą do sprawdzenia jest to, czy kraj przeznaczenia dopuszcza import i transport danej rośliny. Drugim czynnikiem do rozważenia są cła i dokumenty wymagane do odprawy celnej. Przed wysyłką cebulek kwiatowych i nasion za granicę ważne jest, aby upewnić się, że nie stanowią one zagrożenia szkodnikami lub chorobami. Cebulki kwiatowe nie powinny zawierać ziemi.
 

Jak zapakować i wysłać świeże?

Wysyłanie roślin nie ogranicza się tylko do tych w doniczkach. Możliwe jest również wysyłanie świeżych kwiatów, kompozycji kwiatowych, wieńców i bukietów. Jednak wysyłka takich produktów wymaga dobrego przygotowania przesyłki. O to w jaki sposób bezpiecznie wysyłać cięte kwiaty:

1. Namocz kwiaty w wodzie przed wysłaniem ich, aby były świeże.
2. Owiń łodygi opaskami błyskawicznymi lub gumkami, aby utrzymać je razem.
3. Owiń odcięte końce kwiatów wilgotnym ręcznikiem papierowym, aby kwiaty nie wyschły podczas transportu, a następnie zawiń kolejną warstwę zrobioną z folii bąbelkowej. Kwiaty umieść w plastikowej torbie i zabezpiecz taśmą.
4. Weź gazetę lub folię spożywczą, aby przykryć górę kwiatów.
5. Umieść kwiaty w kartonie, połóż je na podkładce i przykryj puste miejsca materiałem amortyzującym, aby uniemożliwić ruch.
6. Zaklej pudełko taśmą klejącą. Możesz również dołączyć naklejkę „Uwaga, delikatne” na górze przesyłki.

Prawidłowo wysyłaj drzewa i duże rośliny na paletach

Niektóre durze rośliny i drzewa wymagają wysyłki paletowej. Oto kilka kroków, aby dobrze spakować i bezpiecznie wysłać takie rośliny:

1. Usuń drzewo z ziemi, ale zachowaj niewielką porcję, aby drzewo było wilgotne. Odetnij jak najwięcej liści.
2. Owiń korzenie wilgotnymi ręcznikami papierowymi i folią lub dużymi workami. Nie mocz zbyt mocno papieru. Możesz również wysłać roślinę w doniczce.
3. Na palecie połóż przekładkę i dopiero na niej umieść drzewo.
4. Zabezpiecz drzewo kilkoma pasami i wiązaniami  aby upewnić się, że się nie przewróci. Alternatywnie możesz zbudować pudełko wokół drzewa, używając arkuszy sklejki.
5. Upewnij się, że roślina nie może się poruszać podczas transportu i oznacz przesyłkę.

Wysyłanie paczek ponadgabarytowych

Niektóre paczki są uważane za nietypowe ze względu na ich wymiary. Innymi słowy przesyłki specjalne, to nie tylko takie, które zawierają delikatne i wymagające szczególnej troski przedmioty, ale również, takie, które nie wpasowują się w standardy nałożone przez firmy kurierskie. Takie przesyłki uznawane są za specjalne, ze względu na dwa parametry – waga i wymiary paczki. 
 

Waga

Każda paczka ważąca ponad 23 kg jest klasyfikowana przez oficjalne organy regulacyjne jako przesyłka ciężka. Nie oznacza to jednak, że paleta jest absolutnie konieczna. Paleta nie jest zwykle używana do przesyłek poniżej 70 kg, ale może się to różnić w zależności od regionu. I chociaż nie istnieje oficjalna klasyfikacja dużych towarów, wszystkie przesyłki wymagające palety zazwyczaj należą do tej kategorii. W przypadku paczek o wadze powyżej 25 kg bardzo ważne jest dobranie odpowiednich materiałów opakowaniowych i upewnienie się, że są one odpowiednie dla cięższej zawartości paczek. Bezpiecznie pakując ciężką paczkę, należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Kartony muszą być solidnej konstrukcji i najlepiej być zszywane, a nie tylko klejone. Sprawdź wytrzymałość swojego pudełka, czytając certyfikat producenta, który zwykle znajduje się na dolnej klapie kartonu, aby upewnić się, że nie przekracza maksymalnego rozmiaru i wagi brutto.
• Używaj nowych kartonów, które są nadal mocne i nie zostały naruszone przez wilgoć lub poprzednie użycie.
• Uszczelnij pudełko mocną taśmą (najlepiej wzmocnioną taśmą), mocującą trzy zakładki na górze i na dole pudełka, uszczelniając bezpiecznie krawędzie.
• Używaj tylko gęstego materiału wyściełającego, aby chronić zawartość ciężkich opakowań. Kawałki styropianu i pognieciony papier nie zapewniają skutecznej ochrony przesyłki, ponieważ uginają się i przesuwają pod dużym obciążeniem. Wycięte kawałki tektury falistej lub gotowe do montażu osłonki piankowe są bardziej efektywne i zwiększają stabilność kartonu zewnętrznego.
• Jeśli wiążesz paczki razem, każda paczka musi być zapakowana w pudełko zaprojektowane tak, aby wytrzymać łączną wagę wszystkich paczek. Pamiętaj, że możesz wiązać ze sobą tylko paczki tego samego rozmiaru.

Wielkość

Przesyłka specjalna to nie tylko taka, która przekracza pewną wagę, ale również taka, która nie spełnia standardów dotyczących wymiarów. Standardowa paczka nie powinna przekraczać wymiarów 120 x 60 x 60 cm, a dla rolki będzie to waga do 5 kg i długość 120 cm lub średnica 15 cm.  Ale nie tylko dłuższe czy szersze paczki należą do tej kategorii. Do przesyłek specjalnych zaliczamy również przesyłki, które:

• nie są ani prostopadłościan, ani rolką
• mają wystające części
• mają opakowania wykonane z materiałów innych niż tektura lub papier
• są to walizki i torby podróżne

Przedmiotami, które najczęściej nie są w stanie spełnić kryterium wymiaru są rowery, instrumenty muzyczne czy meble. 
 

Nadanie przesyłki ponadgabarytowej

Aby Twoja przesyłka specjalna, o nietypowym kształcie lub wymiarze, dotarła bez incydentów, konieczne jest dobre przygotowanie jej opakowania zarówno z zewnątrz, jak i od wewnątrz. Oto kilka wskazówek:

1. Jeśli Twój przedmiot nie mieści się w maksymalnych dopuszczalnych wymiarach (np. rower lub stolik), spróbuj go zdemontować, jeśli możesz.
2. Zapakuj wszystkie części w folię bąbelkową lub piankową.
3. Umieść je w solidnym kartonowym pudełku, aby nie wpadały na siebie.
4. W przypadku ciężkiej paczki upewnij się, że przedmioty powyżej nie zmiażdżą tych poniżej.
5. Uzupełnij puste przestrzenie wewnątrz i porządnie zaklej paczkę kilkoma warstwami taśmy klejącej.

Na koniec, pamiętaj, że nawet małe i lekkie paczki, które nie są prostopadłościenne lub mają wystające części, są uważane za towary wielkogabarytowe i zaliczają się do przesyłek specjalnych!