Jak zaadresować kopertę?

Nadawca listu, czy przesyłki to nikt inny jak osoba, która tę przesyłkę nadaje – innymi słowy wysyła. Natomiast adresat listu to osoba do której przesyłka jest adresowana – czyli nikt inny, jak odbiorca listu, czy paczki. Nadawcą i odbiorcą może być zarówno osoba fizyczna, jak i firma – mówiąc prościej – możemy być nadawcą tradycyjnego listu do babci, która będzie w tym przypadku adresatką przesyłki, a równocześnie możemy wysłać list z dokumentami do Urzędu Skarbowego, który w tym przypadku będzie odbiorcą naszej korespondencji formalnej. Podobna sytuacja będzie mogła mieć miejsce w drugą stronę – możemy otrzymać list od adoratora, który w ten sposób chce podkreślić swój romantyzm, ale możemy również dostać przesyłkę z Urzędu Miasta z informacją o podatku od nieruchomości i wtedy również będziemy jego adresatem. Zastanawiasz się, gdzie powinien się znajdować nadawca na kopercie? A może chcesz wiedzieć, czy można zrobić dopisek na kopercie? W takim razie, koniecznie czytaj dalej. 

Wiesz już kim są adresaci i nadawcy listu. Teraz pewnie zastanawiasz się, jak zaadresować kopertę, aby bez przeszkód dotarła do właściwej osoby? Tak naprawdę można spotkać się z dwoma sposobami adresowania listów, przy czym jeden jest bardziej aktualny i powszechnie stosowany, a drugi można zaobserwować u nadawców nieco starszych, przyzwyczajonych do wcześniejszych standardów adresowania przesyłek. 

Najważniejsze kwestie podczas adresowania listów:

Pierwszy sposób zakłada, że dane adresata umieszczamy w prawym dolnym rogu koperty, natomiast dane nadawcy wpisuje się w lewym górnym rogu. Sposób drugi również wymaga wpisania danych odbiorcy w prawym, dolnym rogu koperty, natomiast dane nadawcy zapisane zostają na odwrocie koperty – dokładniej na jej klapie.

Adresowanie kopert nie jest trudne, ale co zrobić w sytuacji, gdy chcemy wysłać list do kilku osób, np. zaproszenie na ślub albo kartkę z życzeniami świątecznymi. W takiej sytuacji imiona małżonków należy wpisać zaczynając od imienia kobiety – na przykład Anna i Tomasz Kowalscy. Jak widać na podanym przykładzie nazwisko powinno być wpisane w liczbie mnogiej. Nie trzeba natomiast wpisywać calych imion, można zastosować jedynie inicjały. Obowiązuje wtedy jednak ta sama zasada – najpierw inicjał imienia kobiety, poźniej mężczyzny – używając powyższego przykładu, wyglądałoby to następująco:  A. T. Kowalscy. 

Podobnie do adresowania kopert dla dwóch osób wygląda proces adresowania listów do rodzin. Prawidłowa kolejność wpisywania osób będzie powiązana z hierarchią ważności w rodzinie. Najpierw rodzice (podobnie, jak wyżej zaczynając od imienia kobiety, dopiero po nim imię mężczyzny), imiona dzieci dorosłych oraz imiona dzieci niepełnoletnich (również uwzględniając kolejność imion. W przypadku rodzin wielodzietnych ograniczamy się do imion rodziców, wspominając o dzieciach w tekście zaproszenia, czy też życzeń. 

Adresowanie koperty o rozmiarze C4 używając formatu używanego do kopert, nie różni się niczym od adresowania zwykłej koperty. Również tutaj wpisujemy dane nadawcy w górnym, lewym rogu koperty, a dane odbiorcy w dolnym, prawym rogu. 

Adresowanie listu poleconego nie różni się od adresowania innych listów, jednak wymaga wypisania dodatkowego druku dostępnego bez dodatkowych opłat na Poczcie Polskiej. Na druczku ponownie należy wpisać dane adresata i nadawcy, a pracownik poczty po wprowadzeniu danych do systemu naklei na niego jeszcze numer przesyłki dzięki któremu można sprawdzić status dostarczenia przesyłki. 

PAMIĘTAJ: Na kopercie musisz napisać adres zwrotny!

Czasem chcemy na kopercie umieścić dodatkową informację – na przykład dopisek, że sprawa jest pilna, albo że koperta ma trafić do pokoju nr 5. Gdzie najlepiej umieścić taki dopisek? Najłatwiej każdą dodatkową informację umieścić pod adresem odbiorcy. Dzięki temu nadal zachowamy uporządkowany schemat i ułatwimy również odczytanie takiej dodatkowej informacji.

Każda paczka, czy list powinien mieć informacje o danych nadawcy. Jest ku temu jeden dość istotny powód – w przypadku, gdy z jakiegoś powodu paczka nie zostanie dostarczona do adresata, będzie można ją odesłać na adres nadawcy. W innym przypadku przewoźnik nie byłby w stanie zwrócić przesyłki. 

Powodów niedostarczenia listu może być kilka. Przede wszystkim, jeśli wybraliśmy opcję doręczenia do rąk własnych – powodem zwrotu będzie zwyczajnie nieobecność adresata. W zależności od wybranej firmy przewozowej (kurierskiej, czy też Poczty Polskiej), kurier podejmuje kilka prób dostarczenia albo zostawia awizo w skrzynce. Oczywiście taka sama sytuacja będzie mieć miejsce, gdy adresat odmówi odebrania przesyłki – wtedy ona również trafi z powrotem do nadawcy. Kolejnym powodem mogą być błędne dane na kopercie – jeśli adres nie istnieje żaden z przewoźników nie jest w stanie takiej paczki dostarczyć. 

Standardowo znaczek na kopercie powinien zostać przyklejony w prawym, górnym rogu koperty. Może się zdarzyć, że wysłanie listu za granicę będzie wymagał naklejenia większej ilości znaczków, które zajmą nieco większą powierzchnię. 

Jeśli chodzi o zaadresowanie koperty do sądu proces wygląda bardzo podobnie. Swoje dane powinniśmy wpisać w lewym, górnym rogu koperty, następnie w prawym, dolnym rogu umieścimy kolejno: 

Należy również zadbać o to, by poufne dane – jakimi z pewnością jest korespondencja wysyłana do sądu – zostały odpowiednio zabezpieczone. I nie mamy tutaj na myśli jedynie zabezpieczenia przez zabrudzeniem, czy zniszczeniem. Powinniśmy mieć również na względzie ochronę przed niepożądanymi oczami. W tym celu polecamy skorzystać z kopert bezpiecznych a nawet pokusić się o wykorzystanie takich opakowań jak koperty utajnione. 

Wysyłając dokumenty do sądu najlepiej zdecydować się na wysłanie ich listem poleconym, najlepiej z potwierdzeniem odbioru. Będziemy mieć wtedy pewność, że list zostanie doręczony do odbiorcy, a informacja o odbiorze zostanie nam przekazana czy to SMS-em, czy też poprzez wrzucenie do skrzynki pocztowej, charakterystycznej żółtej karteczki z podpisem odbiorcy. 

W przypadku pism urzędowych niezmiernie ważny jest termin nadania listu – często jest on z góy określony i nie można go przekroczyć. Nic nie stoi na przeszkodzie, by wysłać korespondencję do sądu kurierem, ale w przypadku wysyłki listu za pośrednictwem Poczty Polskiej data nadania jest równoznaczna z datą doręczenia, co w wieliu przypadkach może mieć naprawdę ogromne znaczenie. Tym samym wybór usług Poczty Polskiej w tym przypadku zdaje się w zupełności uzasadniony. 

Adresowanie listu do urzędu będzie wyglądało podobnie, jak wysyłka pism do sądu. Rozmieszczenie danych odbiorcy i nadawcy jest standardowe, jak we wszystkich innych przypadkach i powinno zawierać kolejno: 

Wysyłka dokumentów zawierających wrażliwe dane powinna być odpowiednio zabezpieczona przed osobami trzecimi. W tym celu można zastosować koperty ochronne wykonane ze wzmocnionego papieru i folii aluminiowej. Dzięki temu nie będzie możliwości podejrzenia informacji zamieszczonych na dokumentach.

Na rynku dostępnych jest wiele rodzajów kopert, które możemy podzielić nie tylko ze względu na różniące je rozmiary, ale i różne rodzaje materiałów użytych do ich wytworzenia. Poza tym możemy również dokonać podziału kopert uwzględniając ich zastosowanie. 

W Neopak dostępne są koperty we wszystkich dostępnych na rynku rozmiarach – zarówno standardowych, jak i niestandardowych. Kupimy koperty kopertowe w rozmiarze B4, B5, B6, ale i C3, C4, czy C5. Dostępne są koperty mogące pomieścić zdjęcia RTG, ale i płyty CD. Możemy za ich pomocą wysłać lekkie listy, ale również ciężkie materiały papiernicze, jak na przykład albumy, czy książki. 

Są dostępne w bieli i brązie, ale dla osób, które chciałyby podkreślić wyjątkowość swojej przesyłki oferujemy również koperty w niemalże każdym kolorze tęczy, uwzględniając w tym kolory metaliczne. 

Wiesz już, jak zaadresować kopertę w prawidłowy sposób. Jeśli ten artykuł okazał się przydatny, odwiedź nasz blog po więcej ciekawych treści.