Zadbaj o dokumenty – bindowanie i alternatywny 

Dokumenty nie są trwałe. Papier jest materiałem łatwo zniszczalnym. Wystarczy wilgoć, rozlanie kawy czy położenie kartek w niewłaściwym miejscu i już są one narażone na nieodwracalne uszkodzenia mechaniczne. Faktury, certyfikaty i inne dokumenty wymagają odpowiedniego przechowywania, ale i zabezpieczenia, aby móc do nich wracać przez lata i w razie potrzeby dostarczyć je do danego urzędu. Jedną z możliwości, jaką mają przedsiębiorcy, aby cieszyć się czytelnością danego dokumentu przez lata, jest robienie zdjęć i przechowywanie ich w chmurze. Czy to wygodny sposób? Nie dla każdego, dlatego warto posiadać w swoim biurze bindownice i laminarki, które pomogą w zachowaniu dokumentów w dobrym stanie. 

Czym jest bindowanie? 

Słowo dość rzadko używane, ale coraz bardziej zyskujące na popularności. Jest to proces, który pomoże zorganizować biurową przestrzeń i sprawi, że luźno porozkładane po szafkach kartki będą bezpieczniejsze razem ze sobą połączone. Bindowanie to specjalna technika introligatorska. Polega ona na sklejeniu ze sobą papieru wzdłuż jednego brzegu. Jeśli posiada się bindownicę grzebieniową, to trochę inaczej wygląda cały proces łączenia – jest on wspierany sprężystym, plastikowym grzebieniem. Ogromną zaletą wybrania drugiej możliwości jest fakt, że wcześniej sklejone kartki można ponownie rozdzielić, aby dodać brakującą stronę czy po prostu mieć wszystkie dokumenty w jednym miejscu. Również w momencie zauważenia pomyłki, o wiele łatwiej będzie naprawić błąd. Bindować można w prawie wszystkich punktach xero, ale jeśli przedsiębiorca robi to dość regularnie, to o wiele bardziej opłacalne będzie zainwestowanie w swój sprzęt, którego cena nie jest wygórowana. 

Jak przebiega proces sprawnego bindowania? Wszystko zaczyna się od otwarcia zaczepów na zakupionej i dopasowanej bindownicy. Równocześnie trzeba zrobić odpowiednie rozwarcie grzebienia – będzie on stanowił grzbiet. Następnie kartki przedziurawiane są wzdłuż jednej krawędzi, a w kolejnym etapie nałożone zostaną one na rozwarte wcześniej zęby grzebienia. Na samym końcu odbywa się zwolnienie zaczepów na bindownicy. Bardzo ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie zęby znalazły się we właściwych, utworzonych wcześniej otworach. Jeśli tak nie będzie, to cały proces wymagał będzie powtórzenia. Bindowanie nie jest trudną czy skomplikowaną metodą. Może być ono wykonywane przez pracownika nieposiadającego doświadczenia w tej dziedzinie. Poradzi sobie on z pewnością bardzo dobrze, a uzyskany efekt będzie zadowalający. W internecie dostępnych jest wiele ciekawych poradników, jak prawidłowo skleić ze sobą kartki papieru przy pomocy wybranego narzędzia.  

Warto znać inne możliwości, jeśli o grzbiety chodzi, bo nie tylko grzebień dostępny jest na rynku. Poleca się skorzystać również ze wkręcanej spirali plastikowej lub metalowego, zamykanego grzebienia – niestety można go zacisnąć, ale nie uda się ponownie go otworzyć i zamknąć. Bindownice najczęściej spotkać można w poligrafii, to właśnie tam zgładzają się zainteresowani sklejeniem kilku kartek ze sobą. W biurach również znaleźć można bindownice, ale częściej tę wyposażoną w elastyczny, plastikowy grzebień. Wiele zależy też od rodzaju oprawy, bo może być ona drutowa lub spiralowa. Zaletą opraw drutowych i spiralnych jest to, że możliwe jest rozłożenie kartek na płasko oraz obrót o 360 stopni. Rozłożenie kartek na płasko jest możliwe również w przypadku opraw grzebieniowych, ale obrót o 360 stopni już nie.

W Neopak dostępna jest Bindownica grzebieniowa oferowana w ekonomicznej cenie. Jest to dobre rozwiązanie dla osób, które dość często korzystają z takiej możliwości i uważają, że częste wybieranie się do najbliższego punktu xero jest stratą czasu. Produkt ten dziurkuje do 8 kartek i robi 21 prostokątnych otworów lub 4 zaokrąglone. Bindownica ta jest wielofunkcyjna i ma możliwość regulacji uchylenia grzbietów oraz głębokości ich dziurkowania. Wyposażona została w specjalny magazynek do opróżniania ścinek – co sprawia, że po wszystkich etapach podłoga nie wymaga dodatkowego sprzątania, bo ścinki nie rozsypały się po całej powierzchni. Bindownica ma wbudowane, antypoślizgowe nóżki stabilizujące ją podczas dziurkowania – jest to niezwykle istotne, ponieważ źle zrobione dziurki będą wymagały czasochłonnych poprawek. 
 

Jakie są inne metody zabezpieczania dokumentów podobne do bindowania? 

Bindowanie nie jest znanym procesem. Często pomija się go, ponieważ dość rzadko jest on wymieniany, jako skuteczny sposób zabezpieczania dokumentów i przechowywania ich w jednym miejscu. Natomiast znane są alternatywy, które nie wymagają zakupu specjalnego urządzenia, okładek czy odpowiednio wymierzonych grzbietów. Jeśli jest potrzeba łączenia dokumentów, ale na potrzeby domowe to wymienione niżej alternatywy sprawdzą się świetnie. Są o wiele mniej kosztowne i bardziej ekonomiczne patrząc z perspektywy czasu.

Segregatory – to znany sposób przechowywania dokumentów. W porównaniu do bindowania nie mają one, aż tak ograniczonej grubości pliku kartek; oczywiście nie wszystkie produkty tego typu pomieszczą setki wydruków czy faktur, natomiast z pewnością przechowają one naprawdę spore ilości dokumentów. Główną zaletą segregatorów jest to, że sprawnie, bez żadnych komplikacji, można wyciągnąć pojedynczą kartkę i z powrotem wsadzić ją, kiedy nie będzie już potrzebna. Dokumenty przechowywane w segregatorze mogą być na dwa sposoby: w koszulkach lub bez nich, po wcześniejszym zrobieniu dziurek przy pomocy dziurkacza. Drugi sposób jest bardziej zawodny, bo kartki niszczą się i wypadają. Wadą segregatora w stosunku do zbindowanego pliku dokumentów jest to, że jest cięższy i mniej poręczny. Segregatory są dostępne w różnych rozmiarach i kolorach.

Skoroszyty – narzędziem do odpowiedniego przechowywania dokumentów podobnym do segregatorów jest skoroszyt, czyli najprościej mówiąc specjalny zeszyt. Niestety, aby móc umieścić w nim kartkę papieru należy wyciąć w niej dziurki. Można to zrobić przy pomocy dziurkacza. Tak przygotowane wydruki lub faktury zaczepia się o specjalne metalowe wąsy. Skoroszyty są często wybierane, ponieważ ich waga jest niewielka i łatwo je przenieść z punktu A do punktu B. Warto również zaznaczyć, że ten produkt jest bardziej poręczny niż segregator, który nie wejdzie do małej torebki na laptopa. Skoroszyty często dostać można w niskiej cenie. W skoroszycie można dodawać i usuwać zbędne dokumenty bez ograniczeń tj. tyle razy na, ile pozwoli jego wytrzymałość – a trzeba przyznać producentom, że jest on zadziwiająco wytrzymały i odporny na wszelkiego rodzaju uszkodzenia mechaniczne. Ponadto jest elastyczny, co sprawia, że nawet przenoszenie go w ręku nie jest trudne. 

Listwy zaciskowe – najczęściej zobaczyć je można u studentów przygotowujących się do pracy licencjackiej i magisterskiej. Oczywiście korzystają z nich również pracownicy biur, recepcji i księgowi. Są one bardzo łatwe w użyciu, wystarczy nasunąć listwę na brzeg kartek, które chce się razem ze sobą spiąć i kliknąć, aby się ona zacisnęła. Listwy zaciskowe mają różne rodzaje i modele, aby móc spiąć dowolną ilość kartek. Można również skorzystać z okładek analogicznych jak do bindowania. Produkt ten standardowo ma długość  297 milimetrów, czyli taką, która sprawdzi się najlepiej przy formacie A4. Listwę można zakupić w dowolnym kolorze, a często spotykane są również ozdobne wersje stworzone dla tych, którzy lubią dbać o wygląd wizualny. Używanie tego sposobu nie wymaga dziurkowania kartek papieru. 

Specjalne akcesoria do bindowania 

Nie od dziś wiadomo, że bindowanie jest łatwą i przydatną techniką. Pozwala ona zachować porządek w biurze, w pracy czy w domu, gdzie również spotkać można dokumenty, których nie powinno się wyrzucać, bo mogą przydać się w przyszłości. Korzystając z tej możliwości, ogranicza się ilość kartek papieru leżących bez ładu i składu we wszystkich możliwych szafkach. Warto wiedzieć, że odpowiednio przeprowadzony proces bindowania ogranicza degradację kartek papieru, dzięki czemu są one czytelne przez dłuższy czas. W sklepie internetowym Neopak dostępne są przydatne akcesoria, które ułatwią i usprawnią cały proces bindowania.

Dokumenty mogą być zapakowane w estetyczne, ładne opakowanie, które dodatkowo ochroni kartki papieru przed wszelkimi uszkodzeniami. Do tego celu używa się niezastąpionych okładek przeznaczonych do bindowania. Stworzone zostały z wysokiej jakości i gramatury materiału – wynosi ona 250g/m2, co pozwala na zapewnienie dokumentom ochrony przed ostrymi narzędziami, które mogą je rozerwać lub przedziurawić i sprawić, że kartka, a dokładnie to, co zostało tam napisane, nie będzie nadawało się do przeczytania. Okładki dostępne są w wielu kolorach, w tym: czarny, niebieski oraz biały. Tak estetycznie przygotowane, własnoręcznie robione przy pomocy bindownicy książki z dokumentami mogą zostać wręczone innemu pracownikowi, szefowi czy innej osobie. Warto mieć na uwadze, że w sklepie internetowym Neopak dostępne są okładki stworzone z PVC, czyli materiału transparentnego. 

Bindowanie nie miałoby racji bytu bez specjalnych listw stworzonych do łączenia ze sobą grzbietów wybranych dokumentów. Są one tworzone z odpornego na uszkodzenia mechaniczne poliestru. Produkuje się je w taki sposób, aby jedna strona była częścią samoprzylepną, a druga, częścią przeznaczoną do wpinania. Dzięki listwie przechowywanie dokumentów (tych zalaminowanych również) jest o wiele prostsze i bardziej skuteczne. Kartki papieru zawsze są w jednym miejscu, nie trzeba szukać ich po całym pomieszczeniu, a co ważne – listwę w każdej chwili można zdjąć.