SPIS TREŚCI
Prawidłowe zarządzanie przesyłkami i zwrotami to wyzwanie dla wielu firm e-commerce. Jeśli spojrzymy na branże, które mają do czynienia z produktami wysokiej jakości, to wysyłka takich przedmiotów do klientów jest trudnym zadaniem. Nie tylko trzeba je w pełni chronić, ale także udowodnić, że nie manipulowano przy nich bez pozwolenia. Jak dobrze spakować paczkę kurierską? Jakich materiałów użyć? I o czym pamiętać? Podpowiadamy.
Jak właściwie zapakować przesyłkę
Aby Twój towar dotarł bezpiecznie i szybko do odbiorcy, musisz jak najefektywniej i najbezpieczniej zapakować przesyłkę. Ważną rolę odgrywa również prawidłowe wypełnienie i zamknięcie paczki. Oto 4 kroki, które musisz wykonać, aby Twój towar bezpiecznie dotarł do odbiorcy:
1. Starannie wybierz opakowanie
Przede wszystkim musisz dobrać optymalne opakowanie. Na rynku dostępnych jest kilka rodzajów opakowań, które możesz dopasować do wysyłanego produktu. Do wyboru masz koperty bezpieczne, kartony o różnej grubości czy wielofunkcyjne tuby kartonowe o szerokim wachlarzu zastosowań. Opakowanie musi być tak dobrane, aby jak najlepiej chronić wysyłany przedmiot.
Koperty kurierskie to idealne rozwiązanie do transportu cienkich, płaskich przedmiotów i dokumentów papierowych. Taka koperta jest lekka i chroni zawartość przed wilgocią. Dodatkowo są zaklejane plombą samoprzylepną, która zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa przesyłek wewnątrz koperty. Mechanizm odrywania i tłoczenia przesyłki jest bardzo prosty. Plombowane zamknięcie to gwarancja, że dokument nie zostanie otwarty przez osoby nieuprawnione i bezpiecznie dotrze do Twoich klientów.
Jeżeli wysyłasz większe przedmioty, musisz użyć mocnego kartonu. Ważne, aby był wystarczająco sztywny, aby nie rozerwał się podczas transportu. Musisz znaleźć opakowanie o odpowiedniej wielkości, to znaczy dostosowane do zawartości Twojej przesyłki. Wybieraj pudełka o jeden rozmiar większe od wielkości wysyłanych przedmiotów. Jeśli w Twojej przesyłce znajdują się różne przedmioty spakowane razem, np. ubrania, książki i delikatne przedmioty, ważne jest, żeby takich produktów nie upychać i nie ściskać. Lepiej wybierz karton w większym rozmiarze, a przestrzeń wolną uzupełnić wypełniaczem.
2. Zabezpiecz przedmiot przed przemieszczaniem
Niezależnie od produktu, puste przestrzenie w opakowaniu należy wypełnić tak, aby zawartość pudełka poruszała się w jak najmniejszym stopniu podczas transportu. W tym celu możesz zaklinować go różnymi materiałami: papierem kraft, folią bąbelkową, papierem piankowym, gazetą, tkaniną, poduszkami powietrznymi lub dowolnymi innymi materiałami klinowymi, które chronią Twoją przesyłkę. Upewnij się, że dobrze wyściełasz i rozprowadzasz masy, aby przedmiot nie poruszał się zbyt mocno.
Jeśli chodzi o papierowe wypełnienie, masz wybór między różnymi jakościami, jednak papier świetnie uzupełnia pustą przestrzeń w kartonach. To bardzo prosty sposób zabezpieczenia towaru podczas transportu. A do tego skuteczny. Warto też podkreślić, że bardzo rzadko udaje się dostosować karton i pudełko do zawartości, a papier łatwo można formować i ugniatać, co zapewnia właściwe wypełnienie pudełka.
Swoje paczki możesz również wypełnić folią bąbelkową lub poduszkami powietrznymi. Mają one tę zaletę, że zużywają mało materiału, ale optymalnie chronią przewożone produkty. Otrzymujesz całkowicie bezpieczne opakowanie z niskimi kosztami transportu ze względu na jego niewielką wagę. Poduszki powietrzne czy folia bąbelkowa to bardzo lekki materiał amortyzujący, który świetnie zabezpiecza delikatne przedmioty.
3. Bezpiecznie zamknij paczkę
Właśnie dotarłeś do ostatniego etapu pakowania paczki. Wszystko, co musisz zrobić, to poprawnie ją zamknąć. Nie wahaj się używać wszelkiego rodzaju taśm samoprzylepnych, o ile są one szerokie i mocne. Tym bardziej że taśmy są prostym, niedrogim i niezawodnym sposobem zamykania kartonów wysyłkowych. Są używane na co dzień w handlu i przemyśle oraz w prywatnych gospodarstwach domowych.
PP, PCV czy papier? Istnieje duży wybór taśm klejących, a to, która z nich jest odpowiednia dla Twojego celu, zależy od rodzaju wysyłki, wysyłanych towarów i użytych powierzchni (np. jakości pudełka). Taśma PVC jest szczególnie wytrzymała, elastyczna i odporna na rozdarcia i szczególnie nadaje się do ciężkich pudeł kartonowych. Dzięki klejowi z naturalnego kauczuku można ją rozprowadzić cicho i równomiernie. Ponieważ jest łatwa w druku, często stosuje się ją do indywidualnie zadrukowanych taśm samoprzylepnych.
Jeżeli natomiast mówimy o taśmie PP, zapewnia ona wysoką odporność na rozdarcia i jest idealna do lekkich i średnich pudełek kartonowych. W zależności od użytego kleju można ją odwijać tak cicho, jak taśmę PVC. Taśma papierowa natomiast przekonuje jako trwały materiał nośny i można ją rozciągać w zależności od sposobu jej przetwarzania. Nadaje się do lekkich i średnich kartonów i jest łatwa do pisania i drukowania.
4. Dołącz etykietę adresową
Dzięki naszym wskazówkom Twoje paczki są teraz odpowiednio zapakowane. Teraz musisz tylko poprawnie nakleić etykietę adresową. Pamiętaj, że adres odbiorcy powinien znajdować się w prawym dolnym rogu jednej z największych stron paczki. Swój adres natomiast umieszczasz na tej samej stronie w lewym górnym rogu. Wtedy nie będziesz mieć problemu, jeśli paczka nie zostanie dostarczona.
5. Dodatkowe dokumenty umieść w specjalnej kieszeni na dokumenty.
Jeżeli potrzebujesz dołączyć do swojej paczki instrukcję obsługi, fakturę, rachunek czy inne dodatkowe dokumenty, które powinny znajdować się na zewnątrz przesyłki, użyj do tego specjalnej kieszeni na dokumenty. Często są one samoprzylepne. Z przodu znajduje się przezroczysta folia naklejana na przesyłkę, a z tyłu nacięty pionowo papier silikonowy zabezpieczający klej przed wyschnięciem. Proste w użyciu, a wygodne i bezpieczne.
Jak właściwie zaklejać paczki?
Przy niewielkich wagach i niewielkich obciążeniach transportowych wystarczy przymocować pasek taśmy klejącej na górze i na dole opakowania. Jest to klasyka wśród rodzajów zamknięć. W przypadku cięższych towarów sensowne może być jednak zabezpieczenie paczki dwoma skrzyżowanymi. Jeśli chcesz mieć zupełną pewność, że paczka jest dobrze oklejona, oprócz jednego paska na górze i na dole opakowania, naklej również paski wzdłuż wszystkich czterech krawędzi.
Nie wahaj się wzmocnić obszarów, które tego potrzebują (kruche narożniki czy inne otwory). Jest to bardzo ważne, aby zapobiec otwarciu paczki podczas transportu. Pamiętaj jednak, aby upewnić się, że wybrałeś materiał odporny na rozdarcie i z wysoką przyczepnością. Co więcej, unikaj używania sznurka, ponieważ może on zostać złapany przez systemy przenośników w centrach dystrybucji. Może to spowodować uszkodzenie Twojej paczki i maszyn sortujących.
Jeżeli musisz pakować duże ilości przesyłek, najlepiej skorzystać jest z dyspensera do taśmy klejącej. Jest to urządzenie, które zostało zaprojektowane po to, aby ułatwić i przyspieszyć pracę z taśmami klejącymi. Dozownik taśmy usprawni Twoją pracę i sprawi, że Twoja paczka będzie dobrze zaklejona i zabezpieczona. Na rynku dostępne są różne rodzaje dyspenserów, obsługujących różne grubości taśmy klejącej, więc zacznij od wybrania modelu dozownika i taśmy klejącej, które pasują do siebie.
Korzystanie z dozownika jest bardzo proste. Umieść taśmę klejącą w szpulce i odwinąć trochę taśmy. Następnie przeciągnij kawałek taśmy pod rolką dociskową, odsuwając plastikową płytkę na bok. Po dotarciu taśmy do uchwytu płytkę można zwolnić. Taśma samoprzylepna jest załadowana i dyspenser jest gotowy do użycia. Następnie dociśnij wolną krawędź taśmy do powierzchni i przeciągnij taśmę wzdłuż linii mocowania. Poczujesz, jak urządzenie wykonuje za Ciebie całą pracę, a taśma do pakowania jest gładka, piękna i co najważniejsze szybko przykleja się do powierzchni.
Dzięki użyciu dozownika nie potrzebujesz również innych narzędzi takich jak nożyk czy nożyczki. Aby przeciąć taśmę, należy ją tylko lekko docisnąć pod kątem, a nóż dyspensera zgrabnie przetnie taśmę. Jest to bardzo łatwe i bezpieczne. Gdy tylko zaczniesz korzystać z dyspensera, wszystkie pytania znikną same. Pozostanie tylko jedno pytanie: „Jak radziłeś sobie wcześniej bez dozownika taśmy klejącej?” Podczas ręcznej pracy z taśmami samoprzylepnymi, bardzo trudno jest osiągnąć taką dokładność jak przy użyciu dozownika. Dlatego dyspenser do taśm klejących jest niezastąpiony wszędzie tam, gdzie odbywa się regularne pakowanie, na poczcie, w firmach kurierskich, w firmach transportowych czy w sklepach.
Opakowania przystosowane do wysyłki
Na rynku dostępnych jest wiele opakowań przeznaczonych do wysyłki towarów. Najpopularniejsze są kartony, gdyż ich wytrzymała konstrukcja i łatwość użycia sprawiają, że są powszechnie wykorzystywane przez sklepy internetowe i stacjonarne, hurtownie, operatorów logistycznych i firmy kurierskie. W sprzedaży znajdziesz bardzo wiele rodzajów kartonów dostosowanych do wysyłania różnych rodzajów produktów.
Klasyczne kartony klapkowe są powszechnie stosowane w handlu. W przypadku elektroniki dostępne są specjalne kartony do wysyłki laptopów. Dużą popularnością cieszą się również owijaki kartonowe, dzięki którym z łatwością zapakujesz książki, segregatory czy płyty. Wysyłając książki, dokumenty i inne materiały drukowane, musisz zwrócić uwagę na dwa punkty. Aby zabezpieczyć papiery przed ewentualną wilgocią, należy je starannie owinąć w torbę i zapieczętować. Drugim problemem może być uszkodzenie narożników podczas transportu. Owijaki na książki skutecznie rozwiązują ten problem.
Jako że coraz większą popularnością cieszą się przesyłki do paczkomatów, na rynku dostępne są specjalne opakowania kartonowe rozmiarowo dopasowane do tego typu przesyłek. Kartony do paczkomatów bardzo ułatwiają proces pakowania i wysyłki towarów. Jeśli w pudełku znajduje się kilka kruchych przedmiotów, każdy z nich należy owinąć materiałem opakowaniowym i umieścić tak, aby nie stykały się ze sobą. Płyny transportowane powinny transportowane wyłącznie w szczelnych pojemnikach z ciasno dopasowanymi lub zakręcanymi nakrętkami. Nie jest również złym pomysłem spakowanie tych pojemników w osobne plastikowe torby i zaklejanie każdego z nich taśmą. Po umieszczeniu w pudełku nie powinieneś umieszczać ich zbyt blisko siebie. Pozostaw kilkucentymetrową przerwę. Tym samym, po prawidłowym przygotowaniu towaru do wysyłki, możesz mieć pewność, że firma kurierska dostarczy go do miejsca przeznaczenia w całości i w dobrym stanie.
Oczywiście nie wszystkie produkty wymagają kartonowego opakowania. Do wysyłki małych przedmiotów świetnie nadają się koperty. Możesz skorzystać ze specjalnych kopert kurierskich, wykonanych z papieru lub folii. Dla dodatkowej ochrony Twojego towaru możesz użyć kopert bąbelkowych czy kopert piankowych. Oba rodzaje wzmocnione są od środka, dzięki czemu lepiej chroni towar przed uszkodzeniami.
Podsumowanie – najważniejsze wskazówki dla początkujących
Jeśli dopiero uczysz się prawidłowego pakowania i wysyłania paczek do swoich klientów, poniżej krótko podsumowaliśmy najważniejsze zasady dotyczące pakowania:
- Wybierz odpowiednie opakowanie zewnętrzne do transportu. Oprócz dobrze znanego pudła z tektury falistej może to być również plastikowa torba wysyłkowa czy koperta kurierska. Jeśli karton jest bardziej odpowiedni, należy zwrócić uwagę na odpowiednią jakość tektury i wybrać ją w zależności od produktu.
- Dobrze wypełnij opakowanie, aby towar bezpiecznie dotarł do odbiorcy. Szczególnie ważne jest, aby w opakowaniu nie było pustych przestrzeni i było ono wypełnione materiałem wypełniającym. Wrażliwe towary najlepiej zabezpieczyć dodatkowym materiałem amortyzującym, takim jak folia bąbelkowa.
- Zabezpiecz swoje opakowanie taśmą samoprzylepną. Twoje opakowanie wysyłkowe musi być bezpiecznie zamknięte taśmą samoprzylepną na czas transportu. W zależności od sposobu mocowania taśmy klejącej zapewnisz sobie zwiększoną stabilność i zabezpieczenie krawędzi w przypadku ciężkich paczek.
- Zwróć uwagę na delikatne towary. Jeśli wysyłasz szczególnie wrażliwe towary, warto o tym poinformować dostawcę usług przewozowych za pomocą taśm ostrzegawczych lub etykiet sygnałowych na zewnątrz opakowania. W ten sposób zwiększasz ochronę transportu.
- Chroń dokumenty w kieszeniach na dokumenty. Jeśli do przesyłki dołączasz fakturę, dowód dostawy lub podobny dokument używaj specjalnej kieszeni na dokumenty przymocowana do zewnętrznej strony paczki.
Ile kosztuje wysyłka paczek
Po raz pierwszy korzystając z usług firmy kurierskiej możesz nie znać kosztów. Kwota, jaką zapłacisz za swoją przesyłkę, uzależniona jest od kilku czynników. Liczy się nie tylko miejsce dostawy, ale również waga i wymiary przesyłki. Według wagi przesyłki pocztowe dzielą się na standardowe, ciężkie, ponadgabarytowe i niestandardowe. Im większa waga, tym wyższy koszt wysyłki. Uwzględniany jest również czas dostawy. Jeśli potrzebujesz pilnie dostarczyć przesyłkę, cena za usługi kurierskie będzie wyższa. Do ceny, która jest liczona na podstawie wagi, wymiarów paczki i miejsca dostawy możliwe, że będziesz musiał jeszcze doliczyć dodatkowe czynniki. Jest to na przykład ubezpieczenie, sposób dostawy (zwykły czy ekspresowy) oraz dodatkowe usługi. W przypadku wartościowych przesyłek pocztowych, w tym przesyłek za pobraniem, konieczne jest wskazanie zadeklarowanej wartości.
Waga paczki standardowej to 10 kg. Twoja paczka nie może przekroczyć 30kg. Natomiast jej wymiar to suma trzech parametrów: długości, szerokości, wysokości. W przesyłce standardowej najdłuższy bok nie może przekroczyć 120 cm, a żadna z pozostałych krawędzi 60 cm, przy czym suma boków nie może być większa niż 300 cm. Biorąc te wszystkie parametry pod uwagę powinieneś rozumieć, dlaczego ważne jest właściwe zapakowanie paczki dla kuriera. Jeżeli wybierzesz zbyt duże pudełko lub nieodpowiedni wypełniacz może to wpłynąć na ceną Twojej przesyłki. Nie tylko towar powinien dotrzeć bezpiecznie do odbiorcy, ale dobrze nie ponosił zbyt wysokich kosztów dostawy.
