SPIS TREŚCI
Prowadzisz działalność gospodarczą i konieczne będzie archiwizowanie różnych dokumentów przez kilka bądź nawet kilkanaście lat? Wiele instytucji takich jak na przykład Urząd Skarbowy może domagać się okazania konkretnych plików dokumentów w razie jakiejkolwiek kontroli. Dlatego też bardzo istotne będzie odpowiednia segregacja formalności oraz zapewnienie im odpowiedniego zabezpieczenia. Z pewnością nie chciałbyś, aby po przybyciu urzędnika okazało się, że pewne dokumenty są nieczytelne, gdyż na przykład zostały zalane. Wiele firm nie posiada zbyt dużo miejsca w biurach, więc z automatu decydują się na archiwizowanie w pomieszczeniach o zwiększonej wilgotności takich jak strych czy piwnica. Wówczas konieczne będzie wybranie opakowania, które nie będzie podlegać zawilgoceniu i przemakaniu. Zobacz sam jakie opakowania są dostępne w hurtowniach papierniczych oraz w jaki sposób najlepiej przechowywać dokumenty w różnych pomieszczeniach.
Zacznijmy od segregacji
Pierwszym i podstawowym elementem, na który musisz zwrócić uwagę jest odpowiednie posegregowanie wszystkich rodzajów dokumentów. Najlepiej na samym początku roku zacząć grupować formalności w koszulki, które umieścimy w segregatorach. W sklepach z artykułami do biura mamy dostępne segregatory w bardzo wielu kolorach, dzięki czemu w zależności od tego jakiej kategorii będzie dotyczyć zawartość dostosujemy dany odcień. W przypadku większych firm może okazać się, że konieczne będzie użycie kilku segregatorów tego samego typu. Wszystko więc zależy od tego jaką działalność prowadzisz, ilu pracowników zatrudniasz oraz jak dużo transakcji wykonujesz. Pamiętaj, że tak zgrupowane dokumenty z całego roku będziemy mogli bez większych trudności przełożyć po prostu do innego opakowania i składować przez dany czas.Wiele właścicieli firmy oraz osób odpowiedzialnych za sprawy formalne nie ma czasu robić na bieżąco porządków w dokumentach, a co za tym idzie na zakończenie roku muszę poświęcać bardzo dużo czasu na to, aby wszystko odpowiednio posegregować. Jest to wówczas praca bardzo mozolna oraz czasochłonna.
Jaki akcesoria do archiwizowania są dostępne w sklepach?
Najczęściej stosowanym artykułami do przechowywania różnego rodzaju dokumentów są kartony w formacie A4. Umożliwiają one magazynowanie kartek w najczęściej spotykanym rozmiarze. Do pomieszczeń o zwiększonej wilgotności lepiej sprawdzą się kufry wykonane z kartonplastu. Są one odporne na różnego rodzaju zalania, które mogą przydarzyć się w wielu pomieszczeniach gospodarczych. Dodatkowo podstawowym narzędziem, które będziemy używać są koszulki foliowe w odpowiednich rozmiarach. Do szczelnego zamykania mogą przydać się także woreczki strunowe. Zamknięte w nich dokumenty będą odpowiednio chronione także przed innymi zabrudzeniami oraz najzwyklejszy kurzem. Poza tym z pewnością przyda się odpowiednich rozmiarów regał, na którym postawimy zapakowane dokumenty. Jeżeli zaś chodzi o opisanie zawartości to przydatne będą markery oraz etykiety samoprzylepne. Dzięki tym narzędziom bardzo wyraźnie zaznaczymy co znajduje się w danym opakowaniu.
Na co zwrócić uwagę podczas wyboru kartonów?
Po pierwsze na co przede wszystkim warto zwrócić uwagę jest to czy mamy do czynienia z kartonem wykrojnikowym czy klapowym. Pierwsze rozwiązanie będzie znacznie lepsze, gdyż do złożenia nie potrzebujemy używać taśmy ani żadnych innych narzędzi. Jak dobrze wiemy szczególnie w tanich taśmach pakowych klej jest średniej jakości i po pewnym czasie może już nie trzymać tak dobrze. W momencie, gdy podniesiemy sklejone opakowanie może okazać się, że warstwa klejąca już nie trzyma brzegów pudełka i podczas przenoszenia karton rozłoży się, a dokumenty, które są w środku wypadną. Karton klapowy nie będzie więc polecanym rozwiązaniem do archiwizowania. Podczas wyboru kartonu wykrojnikowego warto sprawdzić jak dużą ma gramaturę. Im będzie to większa wartość tym opakowanie będzie przystosowane nawet do dużych obciążeń. Jak dobrze wiemy dokumenty mogą ważyć całkiem sporo więc jest to cecha dosyć istotna. W hurtowniach z artykułami papierniczymi możemy dostać kartony archiwizacyjne z zamknięciem lub bez. Brak możliwości przykrycia sprawia, że kurz oraz inne zabrudzenia będą mogły bez większych trudności dostawać się do wnętrza. Sprawdzą się one jednak całkiem nieźle jeżeli przechowywać będziemy inne akcesoria firmowe, które są szczelnie zamknięte. Pamiętaj również, że zamknięcie pozwala przechowywać opakowania jedno na drugim. Jak więc widzisz podczas wyboru opakowania na dokumenty musisz zwrócić uwagę na bardzo wiele elementów i ich właściwy dobór sprawi, że będziesz w pełni zadowolony.
Mocniejsza alternatywa dla kartonów
Opakowania wykonane nawet mocniej tektury nie zawsze będą dobrym rozwiązaniem do pomieszczeń o szczególnym charakterze. Wówczas nieporównywalnie lepiej sprawdzą się kufry archiwizacyjne kartonplast. Są one dostępne w kilku rozmiarach oraz dwóch kolorach białym i srebrnym. Posiadają również specjalne rączki, dzięki czemu przenoszenie stanie się dużo łatwiejsze. Nie będziesz musiał się także martwić, że podczas dużego ciężaru ulegną one uszkodzeniu. Dodatkowo tworzywo jakim jest kartonplast możemy bez większych trudności wyczyścić za pomocą zwykłej ścierki. Dzięki temu będziesz mógł cieszyć się eleganckim wyglądem oraz funkcjonalnością naprawdę przez długie lata. Co prawda opakowanie to jest sporo droższe w zakupie, aczkolwiek po przeliczeniu tej kwoty na kilka lat nie będzie to już tak duży wydatek. Sam jednak musisz rozważyć co bardziej będzie ci się opłacało oraz czy masz aktualnie wystarczająco dużo pieniędzy, aby zainwestować w takie rozwiązanie. Jeżeli masz dużą firmę i będziesz potrzebować sporą liczbę takich pudełek podczas jednorazowego zakupu większej ilości możesz liczyć na dodatkowy rabat procentowy.
Rozwiązanie dla niewielkich firm
Prowadząc niewielką działalność gospodarczą z pewnością nie będziesz posiadał zbyt wielu dokumentów. Bez sensu wówczas będzie kupować duże kartonowe opakowania, które będą kłopotliwe do przechowywania w małych pomieszczeniach. W takiej sytuacji znacznie lepiej sprawdzą się pudła archiwizacyjne. Nie będą może one aż tak wytrzymałe, ale za to ich cena jest bardzo atrakcyjna. Także w tym przypadku bez większych trudności przy użycia pisaka zaznaczysz co znajduje się wewnątrz. Opakowanie tego typu stanowi nieco lepszą alternatywę dla tradycyjnego segregatora, który narażony jest na różnego rodzaju zabrudzenia. W przypadku kartonowego opakowania oraz odpowiedniego zabezpieczenia zawartości nie będziesz musiał się martwić o to czy dokumenty nie ulegną przypadkowemu zniszczeniu.
Narzędzia do przechowywania dokumentów w biurze
Każdy z nas z pewnością niejednokrotnie spotkał się z różnego rodzaju segregatorami w naszym domowym biurze oraz w wielu firmach. Są one dostępne w bardzo wielu kolorach oraz różnych rozmiarach. Jeżeli więc w swojej firmie przechowujesz dokumenty na przykład w rozmiarze A5 to bez większych problemów znajdziesz dla nich opakowanie. Dziurkacz lub koszulki foliowe umożliwiają bezproblemowe spakowanie pojedynczych kartek bądź większych plików. Dodatkowo praktycznie każdy segregator posiada specjalną przegródkę, w której umieszczamy kartonik z opisem co mamy w środku. Nie będziemy musieli więc poświęcać dużo czasu w razie poszukiwania czegoś konkretnego. W hurtownia z artykułami papierniczymi oraz w zwykłych sklepach ogólnospożywczy możemy spotkać również specjalne przegródki wykonane z tworzyw sztucznych. Umożliwiają one segregacje na bieżąco wszystkich formalności z podziałem na kategorię. W sytuacjach, kiedy wiesz, że będziesz potrzebował konkretnych dokumentów w najbliższym czasie warto umieścić je właśnie w takim pojemniku. Są one dosyć tanie w zakupie, a mogą być bardzo przydatne tak samo w domu jak i w biurze.
Jakie artykuły będą przydatne na co dzień w biurze?
W wielu biurach szczególnie większych firm na co dzień używa się bardzo wielu akcesoriów, aby praca przebiegała sprawnie oraz dokumenty były odpowiednio zabezpieczone. Podstawowymi narzędziami będą długopisy oraz markery. Każdy pracownik powinien mieć po kilka sztuk każdego z tych artykułów. Dodatkowo często używane są spinacz oraz dziurkacz. Są one dostępne w wielu hurtowniach oraz nawet zwykłych marketach ogólnospożywczych. Szczególnie jeżeli prowadzisz swoją działalność w mniejszej miejscowości w razie nagłej awarii konieczny okaże się zakup właśnie w jakimś sklepie osiedlowym.. Dodatkowo przy każdym stanowisku biurowym powinna znaleźć się taśma klejąca wąska oraz szeroka. Poza tym przydatne będą spinacze biurowe oraz duża liczba koszulek foliowych w najpopularniejszych wymiarach. Pozwolą one odpowiednio zabezpieczyć oraz posegregować dokumenty, które aktualnie przygotowujemy. Również w przypadku obsługiwania kontrahentów wydanie formalności opakowane w koszulkę będzie prezentować się znacznie lepiej. Jeżeli zaś chcesz budować rozpoznawalną markę oraz masz już spore przychody możesz zainwestować w firmowe teczki. Każdy z nas lubi dostawać jakieś gratisy, a dodatkowo będzie to forma promocji twojej działalności.
Bieżące przechowywanie dokumentów nie musi być takie trudne!
Nie wszystkie dokumenty od razu mogą zostać schowane do odpowiedniego segregatora. Jeżeli wiemy, że coś będziemy potrzebowali w najbliższym czasie bez sensu będzie schować je do segregatora, a potem czasochłonne poszukiwanie spośród wszystkich posiadanych formalności. Dlatego warto zakupić do swojej firmy najprostsze teczki, które będziemy mogli również opisać, a dodatkowo pozwolą one przechowywać podręczne pisma urzędowe. Odpowiedniej jakości teczki możemy także wykorzystać do archiwizowania starszych dokumentów w przystosowanych do tego kartonach. Będzie to bardzo dobrze rozwiązanie dla niewielkich działalności, podczas prowadzenia której nie jesteśmy w stanie zapełnić całego segregatora. Przyniesie to również korzyści dla twojego budżetu, ponieważ wybór takich opakowań wypada znacznie korzystniej cenowo.
Jak można zaoszczędzić na zakupach do firmy?
Znalezienie odpowiedniego kompromisu podczas wyboru artykułów do twojej firmy jest dosyć istotnym elementem patrząc na finanse. Wiele hurtowni oferuje produkty z nieznanego pochodzenia o bardzo słabej jakości. Są one wtedy znacznie tańsze, ale może okazać się że taka oszczędność nie wyjdzie nam na dobre. Dlatego też podczas dokonywania wyboru konieczne będzie porównanie parametrów technicznych wszystkich artykułów oraz sprawdzenie ceny w wielu miejscach. Wiele hurtowni takich jak na przykład neopak.pl oferuje dodatkowy rabat procentowy, jeżeli decydujesz się na zakup większej ilości sztuk konkretnych artykułów. Jest to więc bardzo dobra opcja na zaoszczędzenie sporej kwoty pieniędzy w rozrachunku rocznym bez utraty jakości. Pamiętaj, że nieergonomiczne akcesoria będą męczyć pracowników, którzy wówczas będą wykonywać swoje obowiązki z mniejszym zaangażowaniem. Zwracając zaś uwagę na różne opakowania do przesyłania zamówień, gorsza jakość może odbić się na wielu niekorzystnych opiniach w internecie. Dlatego też podczas dokonywania wyboru zastanów się kilkukrotnie przed próbą zaoszczędzenia za wszelką cenę. Niezadowolony czy wręcz rozczarowany klient zniechęci wielu potencjalnych kupujących.
Ekonomia w połączeniu z ekologią
W obecnych czasach coraz więcej osób szczególnie w młodym wieku nie chce, aby przesyłać paragony bądź faktury w formie papierowej. Wszystkie te papiery trzeba w końcu gdzieś przechowywać i co jakiś czas konieczne okaże się posegregowanie. Znacznie wygodniejszą opcją jest posiadanie tego rodzaju formalności na poczcie e-mail. W razie jakichkolwiek reklamacji dużo łatwiej klient odnajdzie dany dokument i nawet po wielu latach będzie on czytelny. Każdy z nas przecież niejednokrotnie widział paragon, który po kilku latach bądź przechowywaniu w wysokich temperaturach wyblakł bądź zmienił kolor na znacznie ciemniejszy. Jest to spowodowane faktem iż do większości kas fiskalnych używa się papieru termicznego, który niestety nie jest odporny na upływ czasu. Dodatkowo wysyłanie formalności w formie elektronicznej będzie korzystniejszy dla natury oraz dla twojego budżetu. Nie będziesz musiał w końcu kupować aż tak dużej ilości papieru do drukarki bądź rolek kasowych. Dlatego jeżeli to możliwe warto na etapie składania zamówienia przez klienta dać możliwość wyboru czy dana osoba chce otrzymać fakturę papierową czy też nie.
Na co zwrócić uwagę podczas wyboru kartonów do pakowania zamówień?
Na co dzień pudełka wykonane z tektury stosowane są najczęściej do przesyłania zamówień. Wybór odpowiedniego opakowania oraz zabezpieczenia wnętrza sprawi, że klient otrzyma swoje zamówienie w całości. W hurtownia z artykułami do zabezpieczania zamówień dostępne mamy kartony w wielu rozmiarach, koperty z różnych materiałów oraz foliopaki. Odpowiedni wybór zależny jest od tego jakie przedmioty sprzedajesz. Jeżeli są one szczególnie narażone na różne uszkodzenia warto zastosować pierwsze z nich, czyli kartony w odpowiednim rozmiarze. Opakowania z dużymi pustymi przestrzeniami będą wymagały odpowiednik wypełniaczy takich jak na przykład poduszki powietrzne. Większe to jednak prawdopodobieństwa na wystąpienie różnych komplikacji w trakcie przewożenia oraz zwiększa koszty zapakowania pojedynczego zamówienia. Koperty wszelkiego rodzaju będą używane do wysyłania artykułów takich jak na przykład odzież oraz innych, które nie wymagają szczególnego traktowania.
Jak odpowiednio zabezpieczyć delikatne przedmioty?
Podczas pakowania jakiś akcesoriów reklamowych czy innych produktów, które będziemy archiwizować dosyć istotną kwestią jest odpowiednie zabezpieczenie w razie jakiś upadków bądź zachlapań. Będzie to jeszcze ważniejsze w przypadku przygotowywania produktów do wysyłki na zamówienie klienta. Podstawowymi artykułami, które ochronią większość przedmiotów będzie folia bąbelkowa oraz inne wypełniacze takie jak na przykład poduszki powietrzne. Folia odpowiednio zabezpieczy artykuły przed przypadkowym zachlapaniem oraz z amortyzuje wszelkie wstrząsy które mogą pojawić się na różnych etapach transportu. Zaś poduszki powietrzne wykonane z folii czy też papieru wypełnią wszystkie puste przestrzenie, które są niepożądane w trakcie przewożenia ładunku. W takiej sytuacji cała zawartość byłaby znacznie bardziej podatna na uszkodzenia wskutek wstrząsów wewnątrz opakowania. Dlatego też podczas wyboru kartonów warto zdecydować się na bardziej dopasowane rozwiązania bądź kilka modeli, aby zawsze któryś z nich pasował wręcz idealnie. Pozwoli to zaoszczędzić dodatkowo nieco pieniędzy na artykułach do wypełnienia oraz zmniejszy koszty przesyłki.
