Archiwizacja dokumentów. Jakich używać akcesoriów do pakowania?

Biuro to miejsce, gdzie znajduje się cała masa makulatury – są to ulotki, broszury z zeszłorocznych targów i oferty dla klientów. Z pewnością pod biurkiem znajdziesz również bardziej istotne dokumenty, takie jak faktury, umowy czy ważne wydruki – nie możesz ot tak ich wyrzucić, czy upchnąć razem z ulotkami, bo zgubienie tak ważnych dokumentów może przynieść wiele problemów, a który przedsiębiorca ma na to czas? Właśnie dlatego powinieneś wiedzieć, w jaki sposób przebiega archiwizacja dokumentów i jakie akcesoria będą przydatne. 

Jakie firmowe dokumenty należy przechowywać?

Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania firmowych dokumentów przez 5 lat. Brzmi jak wyzwanie, szczególnie jeśli w Twojej firmie wystawia się wiele faktur i innych dokumentów wymaganych przez urzędy. I to właśnie rodzi się pytanie – jakie dokładnie dokumenty niezbędne są dla urzędników? 

• Faktury oraz wszystkie inne dokumenty sprzedażowe m.in.: faktury pro formy, zaliczkowe i końcowe,  
• noty księgowe, 
• wszelkie amortyzacje wykonane w danym miesiącu, 
• rejestr sprzedaży VAT, 
• rejestr zakupów VAT, 
• wszystkie dokumenty związane z zatrudnianiem pracowników, takie jak: umowy, rachunki i listy płac, 
• KPiR. 

Inne dokumenty zależą od branży, po której porusza się dana firma, dlatego warto dopytać księgową.

Przechowywanie dokumentów – przydatne akcesoria  

Czy możesz sobie wyobrazić, w jakim stanie byłyby dokumenty przechowywane w byle jakim miejscu? Co byłoby z fakturami, które porozrzucane zostały po całym biurze? Czy przetrwałyby one 5 lat? Jest to wątpliwe. Dokumenty, takie jak faktury sprzedażowe, umowy i rejestry niezbędne dla urzędów powinny mieć swoje miejsce, zostać ładnie poukładane i zapakowane do odpowiednich pudeł. Tylko od czego tu zacząć, w jaki sposób przechowywać wszystkie dokumenty? 
 

Segregatory do przechowywania dokumentów 

Zacznij od inwestycji w jakościowe segregatory na dokumenty. Bez nich całe pakowanie i układanie dokumentów będzie wyzwaniem, a przecież tego nie chcemy. Segregatory na dokumenty to niezbędniki, które zabezpieczają dokumenty przed środowiskiem zewnętrznym – dają Ci gwarancję, że wylana kawa nie będzie stanowiła problemu. Zakup segregatora na dokumenty powinien zostać przez Ciebie odpowiednio przemyślany, ponieważ w sklepie znajdziesz segregatory różnego typu – mniej lub bardziej pojemne, jak i grubsze oraz chudsze, dlatego, zanim sfinalizujesz zakupy, przemyśl kilka kwestii: 

• miejsce, w którym będą stały segregatory – mogą one być poukładane na półkach, wyniesione do archiwum lub pochowane w pudełkach przeznaczonych do archiwizacji dokumentów. 

• Ilości dokumentów do przechowywania – im więcej faktur oraz umów, tym większy powinien być segregator. 

Segregatory na dokumenty produkowane są w rozmiarze A4 i możesz dokupować do nich wiele akcesoriów, w tym przekładek i etykiet. To wygodne rozwiązanie dla osób, które lubią mieć wyjątkowy porządek w swoim biurze, dzięki czemu nie martwią się podczas kontroli, że nie odnajdą danego dokumentu.

Skoroszyty – najlepsza alternatywa segregatorów? 

Skoroszyty to o wiele lżejsze i mniejsze rozwiązanie niż segregatory. Ważą one niewiele, są wygodne i można wcisnąć je w wolne przestrzenie. Zmieszczą się również do szuflady, co jest doceniane przez wielu przedsiębiorców. Skoroszyty polecane są w firmach, w których nie ma konieczności przechowywania dużej ilości dokumentów lub są takie wydruki, które muszą być zawsze pod ręką i nie byłoby zbyt wygodnie przenosić ich w cięzkim segregatorze. 
 

Pudła archiwizacyjne 

Starannie opisane segregatory, do których użyte zostały wygodne akcesoria, ułóż w pudłach archiwizacyjnych –  sprawi to, że oszczędzisz miejsce w swoim biurze. Pudła archiwizacyjne na dokumenty różnią się od klasycznych kartonów. Są przede wszystkim bardziej wytrzymałe, ponieważ producenci wiedzą, jak dużo potrafią ważyć kartki papieru. Faktury, dokumenty sprzedażowe i inne wydruki będą bezpieczne w takim pudle, ponieważ tektura jest na tyle gruba, że nie straszna jej wilgoć czy inne czynniki, które mogą przyczynić się do powstawania zniszczeń. 
 

Co wybrać zamiast pudeł archiwizacyjnych? 

Pudła archiwizacyjne polecane są osobom, które mają wolne miejsce na ich stawanie, na przykład w piwnicy, komórce lokatorskiej czy pomieszczeniu na hali produkcyjnej. Jednak warto wiedzieć, że kartony do przechowywania dokumentów nie są jedyną możliwością. Jeśli chcesz mieć dokumenty pod ręką lub potrzebujesz akcesoriów, które umożliwią Ci łatwe poruszanie się z większą ilością teczek, to jest dla Ciebie idealne rozwiązanie – tzw. wózki do akt. Można by powiedzieć, że są to szafki na kółkach, które umożliwiają przewożenie dużej ilości dokumentów zapakowanych w teczki lub skoroszyty. 

Kiedy warto sięgnąć po wózki do akt? Szczególnie wtedy, kiedy dokumenty nie mają swojego miejsca i wymagają ciągłego przenoszenia lub przewożenia. Wózki do akt sprawdzą się na produkcji, gdzie każdego dnia należy wypełniać wydruki dotyczące standardów. Wózki wyposażone są w wygodne uchwyty i skrętne koła z hamulcami.