Pakowanie zamówień – 10 zasad optymalizacji procesu

Jeśli dopiero rozpoczynasz prowadzenie swojej działalności w obszarze e-commerce, to niezależnie od tego, co sprzedajesz, bardzo istotne jest zaplanowanie tego, w jaki sposób będą pakowane towary. Zoptymalizowanie tego procesu na wczesnym etapie wpłynie na wydajność Twoją oraz pracowników, a także na obcięcie niepotrzebnych wydatków i zwiększenie zysków. W tym artykule wskażemy Ci kilka istotnych elementów, na które należy zwrócić uwagę aby proces pakowania przebiegał poprawnie i sprawnie.

Nawet najbardziej efektywne, szybkie i bezpieczne pakowanie zamówień może być niewystarczające dla optymalizacji procesu, jeśli pakowacze będą długo oczekiwać na dostarczenie im produktów. Kluczowe jest, aby sam magazyn utrzymany był w porządku i aby korzystać z listy magazynowej – to wewnętrzny dokument, w którym magazynier znajdzie instrukcje dotyczące zamówień oraz będzie mógł nanieść odpowiednie zmiany w ilości magazynowanych produktów. Klienci są obecnie przyzwyczajeni do szybkich terminów dostaw, także każdy dodatkowy dzień oczekiwania na zamówienie będzie powodował irytację i zniecierpliwienie (co odbije się na postrzeganiu Twojej firmy). 

Koszty opakowań, czyli ponoszone przez Ciebie koszty, dzięki którym możesz w odpowiedni sposób zabezpieczyć wysyłane do klientów przedmioty. Istnieje kilka sposobów, które sprawią, że znacznie je obniżysz.
 

Przeanalizuj dokładnie jakie przedmioty sprzedajesz i podziel je na takie o zbliżonym kształcie, rozmiarze i ciężarze. Jeśli są to rzeczy wyjątkowo wrażliwe, na przykład kosmetyki lub ceramika, sprawdź jak powinny zostać odpowiednio zabezpieczone i dopiero do zabezpieczonych produktów dopasuj rozmiary opakowania. Najlepiej ograniczyć się do kilku ustandaryzowanych według Twoich potrzeb wymiarów. Dzięki temu logistyka pakowania będzie łatwiejsza, a koszty związane z zamawianiem opakowań niższe. Nie należy dopuszczać do tego, aby ponosić koszty za transportowanie powietrza w paczkach. Możesz również zaopatrzyć się w jedno pudełko, ale takie, które można składać na różne sposoby tak, aby dopasować jego rozmiar do wysyłanego przedmiotu. Liczba dostępnych wymiarów przesyłek powinna być ograniczona do minimum. Pamiętaj też, że tańsze jest zakupienie profesjonalnych wypełniaczy do opakowań niż np. opakowanie zamówione na potrzeby dwóch produktów. Aby skorzystać z takiej możliwości najlepiej znaleźć odpowiedniego dostawcę opakowań, który interesuje się nowinkami i będzie mógł Ci podpowiedzieć jakie rozwiązania będą najkorzystniejsze.
 

To może się wydawać oczywiste, ale w rzeczywistości może sprawiać trochę kłopotów. Zależy to między innymi od tego, jak duża jest przestrzeń na przechowywanie opakowań oraz tego, jak sprawdza się we współpracy dostawca opakowań. Niezbędne jest to, aby opakowania docierały do Ciebie płynnie i Twoje zamówienia były realizowane na czas. Dzięki temu nie dojdzie do przestojów w oczekiwaniu na opakowania, a Ty szybko będziesz mogła/mógł wysyłać klientom zamówienia. Niedobrze jest dopuszczać także do sytuacji, w której ilość składowanych opakowań przeszkadza w bieżącej pracy lub zmusza Cię do wynajmowania dodatkowej przestrzeni. Oczywiście wynajem dodatkowej przestrzeni może być korzystny, jeśli kalkulacja wykaże zdecydowanie większe zyski.
 

Niezależnie od tego, jakie produkty oferujesz klientom, gorąco proponujemy Ci zaprojektowanie własnych opakowań. Koszty poniesione przy personalizacji pudełka, wypełnienia lub folii są niewielkie. Ty zyskujesz dzięki temu rozpoznawalność, a klient wyjątkowe wrażenia unboxingu przesyłki. Potraktuj to jako inwestycję marketingową. Zadowolony z każdego detalu klient chętniej poleci Twoją markę znajomym lub podzieli się zdjęciami w Internecie. Wizualna identyfikacja firmy to coś, o co warto zadbać na każdym szczeblu, ponieważ ładnie wyglądająca przesyłka może zainteresować nawet przypadkową osobę, która będzie mijać na ulicy kuriera. 

Wspomnieliśmy już o tym w paru słowach wyżej, jednak dobry dostawca opakowań, to nie tylko taki, który dotrzymuje terminów. Jeśli pojawią się w jego ofercie lepsze projekty opakowań, jego klienci powinni zostać o tym poinformowani. Mimo, że proces pakowania zamówień projektuje się na dłuższy okres działalności, czasem warto dokonać zmian, jeśli będą korzystne cenowo, będą bardziej ekologiczne lub zwiększą efektywność pakowania. Jednocześnie jako osoba, która ma setki zadań, masz prawo oczekiwać, że dowiesz się o nich od swojego dostawcy opakowań (np. telefonicznie lub w formie maila). 
 

Na wygodę pakowania Twoją lub Twoich pracowników wpływa kilka czynników. Zwiększenie komfortu pracy można osiągnąć poprzez nieduże zmiany. Kwestie te możesz przeanalizować indywidualnie, ponieważ wiele zależy od typu towarów, które wysyłasz.

Odpowiednie, czyli jakie? Przede wszystkim zaprojektowane w ergonomiczny sposób, który będzie jak najmniej męczący dla pracownika i wpłynie pozytywnie na jego efektywność (np. nie będzie wymagał częstego kucania i wstawania czy też szukania potrzebnych akcesoriów). Miejsce pracy, które jest ustandaryzowane i posiada wszystkie narzędzia potrzebne do pracy wpływa na szybsze pakowanie towarów. Ponadto zmniejszona zostaje liczba pomyłek i wypadków. Pakowanie najczęściej jest wykonywane w pozycji stojącej, dlatego warto jest wyposażyć swój magazyn w maty antyzmęczeniowe. Najczęściej na swojej powierzchni mają one wypukłości, które poprawiają krążenie krwi oraz są bardziej miękkie od zwykłej podłogi. Stół na którym pakowane są produkty, powinien mieć regulowaną wysokość blatu tak, aby każdy z pracowników mógł ją dopasować do własnej wygody. Dodatkowo wszystkie niezbędne akcesoria powinny się znajdować na uchwytach w łatwo dostępnych miejscach (mowa tutaj na przykład o dyspenserach do taśm, nożykach i nożach). 
 

Osoba decyzyjna, która samodzielnie lub z pomocą innej firmy stworzyła projekt opakowania idealnego, powinna zadbać o utrzymanie standardów. Jej zadaniem jest poinformowanie w jasny sposób zespołu o tym, jak będziecie pakować zamówienia. Idealnym rozwiązaniem byłoby gdyby osoba pakująca zamówienia miała dostęp do wydrukowanej lub widocznej na monitorze instrukcji dotyczącej poszczególnych produktów (jeśli jest ich niewiele w ofercie) lub typów produktów z podziałem na kategorie. W takiej instrukcji powinny się znajdować sugerowane rodzaje i rozmiary opakowania, zalecane sposoby zabezpieczenia produktów różnego typu i zalecane do danego przedmiotu wypełnienie paczki.
 

O wiele szybciej pracuje się podczas pakowania kartonów z dnem automatycznym, a nie kartonów klapowych, które wymagają złożenia i zaklejenia taśmą. Łatwiej i szybciej pakuje się też kartony zamykane na wieko. Jeśli to sklejanie jest problemem, który zauważasz, rozważ wykorzystanie taśm do bandowania. Najbardziej optymalnym rozwiązaniem byłoby całkowite zlikwidowanie pracy z klejami lub taśmami klejącymi na rzecz kartonów o nowoczesnej konstrukcji. 
 

To rozwiązanie dla osób prowadzących hurtownię lub marek, które dostarczają swoje produkty do większych sklepów. Przy większych zamówieniach powstają nowe wyzwania związane z pakowaniem produktów, dlatego jeśli Twoja firma rozwinie się na tyle, że pojawią się zamówienia na duże ilości produktów, warto dokonać paru inwestycji logistycznych. Sprzęt, który warto w takim wypadku zakupić to owijarka – maszyna, dzięki której w szybki sposób można owinąć folią stretch pojedyncze paczki lub całą ich paletę. Potrzebne również będą urządzenia pionizujące, które utrzymają równomierne rozłożenie ciężaru na palecie. W przypadku pakowania wielu ciężkich pudeł na paletę, oprócz skorzystania z folii stretch dla zwiększenia stabilności towaru i bezpieczeństwa w trakcie transportu, warto je bandować – czyli przy pomocy bandownicy i zapinek owinąć całość wyjątkowo mocną taśmą z tworzywa sztucznego. 

W procesie optymalizacji zamówień bardzo ważne jest, aby stale monitorować jakie procesy przebiegają sprawnie, a jakie powodują opóźnienia lub koszty. Jeśli kilkukrotnie zdarzyło się, że klient otrzymał produkty w uszkodzonej przesyłce lub same produkty zostały uszkodzone, zastanów się w którym momencie i dlaczego doszło do takiego uszkodzenia. Być może to wina firmy kurierskiej, z którą współpracujesz, ale może też się okazać, że pewnego rodzaju produkty powinny zostać lepiej zabezpieczone lub lepiej pakować je w inny sposób niż do tej pory. To szczególnie istotny aspekt, ponieważ wpływa nie tylko na suche koszty (przyjęcie zwrotu towaru, zmiana stanu magazynu, kontrola jakości zwracanych przedmiotów i ponowne pakowanie) ale również na rozczarowanie i niezadowolenie klienta. Dostarczenie klientowi zniszczonych przedmiotów może przekreślić Twoją markę w jego oczach i zwiększa się wówcza prawdopodobieństwo, że skorzysta z usług konkurencji. Być może zamiast wypełniania paczki folią bąbelkową, lepiej jest skorzystać z poduszek powietrznych? Albo pianek wykonanych ze skrobi? Nawet najlepszy i najdroższy typ opakowań może się nie sprawdzić w niektórych przypadkach, dlatego dobrze mieć na uwadze to jak pakowanie zamówień wychodzi “w praniu” i dostosować ten proces do własnych potrzeb. Rozmawiaj także z osobami, które zajmują się przygotowaniem paczek, zaufaj ich doświadczeniu i intuicji. Dzięki temu, że się tym zajmują codziennie, z pewnością mają swoje spostrzeżenia lub sugestie dotyczące tego co mogłoby zwiększyć komfort i efektywność ich pracy. 
 

Jak widzisz metod na zoptymalizowanie procesu pakowania zamówień jest mnóstwo. Warto zająć się tym samodzielnie już na początku prowadzenia swojej działalności, aby nie uczyć się na swoich kosztownych błędach. Jeśli jednak zaplanowanie pakowania będzie Ci sprawiało trudności, możesz skorzystać z profesjonalnych zewnętrznych firm, które zrobią to za Ciebie. Wierzymy jednak, że jeśli zwrócisz uwagę na kwestie, o których napisaliśmy w artykule poradzisz sobie i stworzysz indywidualny plan skrojony pod własne potrzeby samodzielnie. Korzyści z optymalnego pakowania zamówień są oczywiste – zwiększają dochody Twojej firmy oraz budują pozytywny wizerunek w oczach klientów.