Koperty listowe – rozmiary i zamknięcia

Wybór odpowiedniej koperty do wysłania listu, czy nadania niewielkiego przedmiotu, nie zawsze jest oczywisty. Istnieje bowiem kilkanaście podstawowych rodzajów kopert listowych, przeznaczonych do różnych celów wysyłkowych. Można spotkać koperty o tradycyjnych wymiarach, a także takie, które cechują się nieregularnym kształtem. Główny podział kopert segreguje je pod względem rozmiarów. Można również spotkać się z podziałem na konkretne zamknięcia, np. samoklejące lub niezawierające substancji klejącej.

Poniżej dokonuję klasyfikacji najczęściej spotykanych typów kopert. Wymieniam ich rozmiary, rodzaje i cechy. Wskazuję, na co warto zwrócić uwagę podczas wybierania kopert do wysłania listu.
 

Różnorodność, która panuje wśród klasyfikacji rodzajów kopert, tylko z pozoru może być niezrozumiała. W rzeczywistości każda rozmiarówka ma pewne znaczenie użytkowe i może służyć do wysyłania innego rodzaju arkusza. Przykładowo, płaskie koperty C4 mogą pomieścić w sobie nawet kilkanaście kartek popularnego formatu A4, z kolei koperty DL mogą być dobrym rozwiązaniem, jeśli chcemy wysłać niewielkie wywołane zdjęcie fotograficzne. Rozmiary kopert są zatem ściśle związane z wielkością kartek papieru i innych przedmiotów, które najczęściej wkłada się do środka.

Chodzi przede wszystkim o to, aby dany przedmiot nie miał zbyt dużego luzu w środku i ściśle pasował do rozmiaru koperty. Pozwala na na uniknięcie np. przypadkowych zagnieceń, które mogłyby być zdecydowanie niekorzystnym zjawiskiem. Szczególnie, gdy wysyłamy pocztą ważne pismo, wydrukowaną umowę lub inny, istotny dokument. To także oszczędność miejsca podczas transportu listów i niższy koszt całkowity, związany z wysyłką i przewożeniem koperty. Listy powinny być przesyłane w możliwie najbardziej dopasowanych kopertach. Ułatwiamy tym sposobem nie tylko swoje życie, ale także odbiorcy i listonosza, który będzie dostarczać przesyłkę.
 

Norma ISO 269 określa poszczególne formaty kopert, które są standardowo wykorzystywane w krajach europejskich. Formaty dostosowane są jednocześnie do rozmiarów arkuszy do druku, co jest zgodne z normą ISO 216. Formaty określane są literą i cyfrą następującą po sobie, albo dwoma literami, jak jest to w przypadku koperty oznaczonej jako DL. Obecnie stosuje się jedenaście rozmiarów kopert do wysyłania listów, a każda z nich ma nieco inną szerokość i długość.

Warto pamiętać, że nazwa formatu jest stosowana przede wszystkim w krajach europejskich i tylko w tym obszarze można mówić o pełnym ustandaryzowaniu wymiarów. Tak samo oznaczona koperta, np. jako A4, ma zupełnie inny rozmiar, niż polska kartka papieru w formacie A4. To ważne, jeśli wysyłamy list np. poza granicę Europy. Wówczas warto zapoznać się z klasyfikacją rozmiarów kopert używanych w innym państwie. Pełne zestawienie 11 typów kopert pod względem ich rozmiaru prezentuje się następująco:
 

Posiada 110 milimetrów wysokości i 220 milimetrów długości. Może pomieścić arkusz o wielkości 1/3 formatu A4. Oznacza to, że do środka koperty włożymy dwukrotnie złożoną kartkę A4. To jeden z najbardziej popularnych i najczęściej wykorzystywanych formatów koperty do przesyłania listów.
 

To format, którego wymiary stanowią 81 milimetrów wysokości i 162 milimetrów długości. Może pomieścić dwukrotnie zginaną kartkę wielkości arkusza A5 (standardowa kartka z zeszytu). Nadaje się do przesyłania niewielkich zdjęć, rzadziej pism czy rachunków. To najmniejsza koperta, która jest zgodna z międzynarodową normą ISO.
 

Format, który jest ściśle dopasowany do wymiarów arkusza A6. Tego typu wymiar spotykany jest np. w przypadku kartek urodzinowych czy ozdobnych laurek weselnych. Koperta C6 charakteryzuje się pełnymi wymiarami: 114 milimetrów wysokości i 162 długości. Jest zatem nieco wyższa, przy zachowaniu tej samej długości, niż koperta C7/C6.
 

Podobnie jak w przypadku formatu DL, do takiej koperty zmieści się dwukrotnie zagięta kartka A4. Wszystko oczywiście zależy od przyjętej techniki zginania – nie należy bowiem zginać na równe części, ale nieproporcjonalnie – tak, aby kartka zmieściła się w kopercie. Ta oznaczona symbolem C6/C5 ma wymiary równe 114 milimetrów na 229 milimetrów.
 

Jest to pierwszy format, który ściśle pasuje do rozmiaru kartki papieru. Można ją zatem włożyć bezpośrednio, bez wcześniejszego zginania. Koperta C5 pasuje do formatu A5. Można do niej włożyć także raz zagiętą, na dwie równe części, kartkę A4. Koperta C5 ma wymiary 162 milimetrów wysokości i 229 milimetrów długości.
 

Podobnie jak poprzedniczka, jest dobrze dostosowana do rozmiaru arkusza A4, w związku z czym można w niej przesyłać wydrukowane dokumenty bez ich zaginania. Przydaje się wtedy, gdy zależy nam na tym, aby zawartość pozostała możliwie w nienaruszonym stanie. Często stosuje się specjalne koperty C4 usztywniane, które zabezpieczają dokumenty w sposób jeszcze skuteczniejszy. koperta C4 ma wymiary 229 milimetrów na 324 milimetry.
 

To bardzo duża koperta, która ma niemal pół metra długości. Służy do przesyłania dużych wydruków w formacie A3. Nada się do wysyłki plakatów czy innych, płaskich wydruków. jej wymiary to 458 milimetrów wysokości oraz 324 milimetry długości. Koperta C3 jest ostatnią, która posiada znacznik C, odpowiadający formatowi A, znanemu z rozmiarów arkuszy.
 

Spokojnie pomieści format A6 wraz z ok. jedno centymetrowym zapasem miejsca. Warto wybrać kopertę oznaczoną tym symbolem, jeśli nie chcemy, aby kartka papieru zbyt ściśle przylegała do ścianek. Taki rozmiar przyda się wtedy, gdy wysyłamy kilkanaście kartek, przez co ich powierzchnia będzie nieco wybrzuszona. Wybierając kopertę B6 zyskujemy trochę więcej miejsca wewnątrz. Jej wymiary to 125 milimetrów wysokości na 176 milimetrów długości.
 

To rozmiar, który spokojnie wystarczy do zmieszczenia formatu A5. Koperta jest w stanie pomieścić w sobie kopertę o formacie C5. Jej całkowite wymiary to 176 milimetrów wysokości na 250 milimetrów szerokości.
 

Przeznaczona do wysyłania w niej kopert o formacie C4. Może się do niej zmieścić kartka A4 z kilku centymetrowym zapasem. Jeśli wysyłamy duży plik dokumentów A4 – to zdecydowanie warto wybrać ten rodzaj koperty. B4 ma wymiary wynoszące 250 na 353 milimetrów.
 

Zmieści się w niej poprzedniczka, czyli koperta B4. Idealna do tego, aby wysyłać w niej wiele różnych kartek o zmiennych wymiarach. Jeśli więc mamy do nadania zdjęcia fotograficzne albo pamiątkowe pocztówki, które chcemy wysłać zbiorczo – koperta E4 będzie do tego celu nadawać się wyśmienicie. Jej wymiary to 280 milimetrów na 400 milimetrów.
 

Rozmiary kopert to jedno. Jak widać, jest ich całkiem sporo – służą do różnych celów i przydają się w różnorodnych okolicznościach. Jeśli chcemy wybrać najlepsze koperty listowe do wykorzystania biurowego, warto zastanowić się także nad sposobem ich zamykania. To także nie do końca oczywista sprawa – istnieje bowiem całkiem sporo rodzajów klejeń i zamknięć, dzięki którym zabezpieczymy to, co znajduje się w środku koperty. Dokonując wyboru należy zwrócić uwagę na sposób ich użytkowania. Niektóre z nich, np. z warstwą klejącą, mają określony termin ważności. Po tym czasie warstwa spajająca może niedostatecznie łączyć dwie strony koperty.

Innym rozgraniczeniem jest wygoda i przeznaczenie – należy wybrać takie, które są łatwe w użytkowaniu i bezproblemowe w zamykaniu. Jeśli chcemy zredukować koszty, to najczęstszym wyborem będzie koperta z tradycyjnym klejem na mokro. Może ona jednak czasami się fałdować i rozmaczać pod wpływem zbyt dużej warstwy spoiwa – coś za coś. Alternatywą są droższe koperty z naniesioną już warstwą kleju, którą odbezpiecza się za pomocą przylepionej tasiemki. Poniżej wyróżniam rodzaje domknięć wraz z ich krótkim opisem.
 

To koperta ze stripem, czyli specjalnymi warstwami klejącymi. Zabezpieczenie ściąga się z obu warstw, czyli klapy i kontr klapy. Po połączeniu się dwóch stron mieszanka zaczyna działać, klejąc obie strony. Dzięki temu nie trzeba nanosić żadnej dodatkowej warstwy kleju, czy też kleić koperty na mokro. Ich zdatność do wykorzystania wynosi około rok od momentu produkcji. Po upływie tego terminu kopertę może być ciężko ze sobą sklejać.

Po oderwaniu zabezpieczenia klej jest już gotowy do użycia. Wystarczy przyłożyć klapę z klejem do tej, która nie posiada warstwy klejącej. Jest to najczęściej spotykany rodzaj kopert z naniesionym już spoiwem. Są bardzo łatwe w użytku i mogą być wykorzystywane znacznie dłużej, niż koperty SK. Ich okres przydatności wynosi zazwyczaj kilka lat. Jeśli folia dobrze przykrywa warstwę kleju, to spokojnie możemy z koperty skorzystać nawet po upływie 5 lat.
 

To najzwyklejszy, klasyczny format koperty listowej, która nie posiada dołączonego zamykania. Jako wysyłający sami będziemy musieli posmarować brzeg klapy klejem i przycisnąć ją do drugiej strony. Są polecane przede wszystkim ze względu na ekonomiczność i prostotę wykonania. Mniej kosztują, ale za to wymagają nieco precyzyjnej pracy przy nanoszeniu kleju.

 

Oprócz wyżej wymienionych zamknięć można wyróżnić jeszcze koperty niestandardowe, np. trójkątne czy te, które posiadają zamykanie na bokach. W wielu branżach wykorzystuje się także koperty metaliczne, koperty z transparentnym okienkiem, kartonowe czy kolorowe. Wewnątrz koperty może znajdować się warstwa bąbelkowa, która zabezpiecza w pewnym stopniu to, co znajduje się w środku. Wybór odpowiedniego zestawu kopert, które przydadzą się w kontekście naszej prowadzonej działalności, nie jest prosty. Należy bowiem uwzględnić wiele czynników, np. czas przechowywania kopert.